6.1.4. La valeur patrimoniale
Dans la rubrique Valeur patrimoniale, les indicateurs proposés permettent de calculer la valeur financière du fonds documentaire.
Coût des abonnements par
Ces indicateurs sont lancés à partir d'une recherche en Abonnements, vous ne pouvez donc les utiliser que si vous gérez vos abonnements dans BCDI.
Vous avez le choix pour les abonnements entre une présentation par :
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collections de périodiques,
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crédits (ligne budgétaire),
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Exemple de présentation par collections :
L'ensemble des fiches Abonnements conservées dans votre base documentaire s'affiche ici.
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Attention !
Pour obtenir le coût total de vos abonnements, il faut que celui-ci soit complété en fichier Abonnements.
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Le conseil utile !
Pour obtenir la valeur réelle des abonnements présents physiquement dans votre fonds, vous pouvez conserver les fiches Abonnements correspondant aux numéros de périodiques conservés dans le fonds.
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Rappel
Les résultats obtenus sous forme de rapport peuvent être imprimés ou exportés sous différents formats en utilisant les boutons situés en bas à gauche de la fenêtre.
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Le registre d'inventaire
Le Registre d'inventaire n'est pas un indicateur à proprement parler. Il est en rapport toutefois avec la valeur patrimoniale du fonds documentaire.
L'enregistrement à l'inventaire n'est obligatoire, d'un point de vue légal, que pour les fonds patrimoniaux. Toutefois, cet usage est très courant et même recommandé. En effet l'attribution d'un numéro d'inventaire (qui peut être un code-barres) permet de justifier la dépense publique et atteste de la propriété du centre de documentation auprès des assurances ou des usagers en cas de litige.
Dans BCDI, le registre affiche, sous forme d'un tableau, tous les documents acquis par le centre de documentation dans l'ordre chronologique des acquisitions.
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Rappel
Il se peut que toutes les pages et les options d'exploitation ne s’affichent pas.
Vous pouvez voir s’afficher quelque chose qui s’apparente à ceci :
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Les boutons d'exploitation sont grisés, -
Le nombre de page s'arrête à 11, -
Une ligne de plusieurs astérisques apparaît en bas de la fenêtre.
Pour afficher et activer tous les résultats et les options, cliquez sur le bouton Voir toutes les page  : L'arborescence apparaît ainsi sur la gauche.
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Détail du contenu des colonnes du Registre d'inventaire :
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Saisi le : champ
Date saisie E. de la fiche
Exemplaires ;
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Description biblio. : champ d'Exemplaires (
Rappel notice) dans lequel la saisie n’est pas possible et qui sert à conserver les références bibliographiques des notices supprimées (hors périodiques). Il est affiché en bas des fiches
Exemplaires (grisé et italique). Le modèle d'affichage est le suivant : Titre NG. Auteurs. Editeur, Date de parution. (Collection, N° Collection).
Pour les documents ayant été mis au pilon avec une version de BCDI antérieure à 2012, cette colonne reste vide (les références bibliographiques n'étant alors pas conservées en Exemplaires).
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Support : champ
Support de la fiche
Exemplaires ;
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Cote : champ
Cote E. de la fiche
Exemplaires ;
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Coût : champ
Coût E. de la fiche
Exemplaires ;
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N° enregistrement : si le champ
Code exemplaire est complété dans la base, celui-ci est affiché ici. Sinon, le
N° Exemplaire est affiché.
De plus, si dans votre base le N° Inventaire est complété, il est indiqué sous la forme suivante :
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Statut : champ Statut de la fiche
Exemplaires. Les documents Mis au pilon ou Perdu apparaissent dans la tableau (ceci équivaut aux documents barrés dans les registres d'inventaire papier, utilisés avant l'informatisation des fonds documentaires).
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Le conseil utile !
Un numéro d'inventaire est l'identifiant unique du document, il ne doit pas être employé deux fois. Dans le cas d'un fonds informatisé, le numéro attribué au prêt (Code exemplaire ou N° Exemplaire dans BCDI) tient lieu de numéro d'inventaire. Il peut donc s'agir d'un code-barres, usage très répandu en centre de documentation et bibliothèque. Comme un numéro déjà employé ne resservira jamais plus, même en cas de disparition ou de la mise au pilon du document, il ne faut donc pas supprimer les fiches Exemplaires dans BCDI.
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Rappel
Le format de sortie Registre d'inventaire est accessible depuis l'écran de Recherche gestionnaire > Exemplaires.
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Rappel
Les résultats obtenus sous forme de rapport peuvent être imprimés ou exportés sous différents formats en utilisant les boutons situés en bas à gauche de la fenêtre.
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Valeurs des abonnements périodiques
Cet indicateur est lancé à partir d'une recherche en Abonnements, vous ne pouvez donc l' utiliser que si vous gérez vos abonnements dans BCDI.
Contrairement aux indicateurs concernant le coût des abonnements, il est possible pour celui-ci d'indiquer une date :
Cette date correspond à la Date d'échéance de l'abonnement.
Si vous ne saisissez pas d'année, l'indicateur affichera l'ensemble des abonnements.
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Rappel
Les résultats obtenus sous forme de rapport peuvent être imprimés ou exportés sous différents formats en utilisant les boutons situés en bas à gauche de la fenêtre.
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Valeur du fonds par supports
Cet indicateur est lancé à partir d'une recherche en Exemplaires et permet d'obtenir la valeur financière du fonds documentaire répartie par Support (en dehors des périodiques).
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Attention !
Pour obtenir un résultat fiable, le champ Coût E. en Exemplaires doit être complété sur l'ensemble des fiches.
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Rappel
Les résultats obtenus sous forme de feuilles de calcul par les indicateurs de BCDI peuvent être exportés sur un tableur (Excel, Calc…) afin d’en obtenir une représentation graphique en s’appuyant sur les fonctionnalités du tableur utilisé.
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