1.2.2. La structure de la base de données

 
 La base est structurée à partir d’un ensemble de fichiers (ou tables) ayant des relations entre eux :
 

Notices

Le fichier Notices est central dans la structure de BCDI : il s'agit du fichier qui possède le plus grand nombre de relations avec les autres fichiers.
Une notice peut être une Notice générale (notice décrivant le document hôte) ou une Notice de partie (notice décrivant une partie composante d'un document), celle-ci étant alors reliée obligatoirement à une Notice générale.
 
Lors de la saisie d'un document, quel qu'il soit (livre, numéro de périodique, site internet...), le catalogage crée obligatoirement une Notice générale. Tout document enregistré dans la base documentaire est décrit par une Notice générale composée de 2 onglets :
  • un onglet Description bibliographique qui comporte les références bibliographiques du document (titre, auteur, éditeur, date de parution...)
  • un onglet Analyse documentaire qui comporte des champs décrivant le contenu du document (nature, résumé, descripteurs...).
 
Une Notice de partie décrit une partie d'un document : un chapitre d'un livre, un film dans un DVD en réunissant plusieurs, un article, un dossier thématique dans une revue... Une Notice générale peut être liée à une ou plusieurs Notice(s) de partie.
 

 Auteurs / Editeurs / Collections /

Les fichiers dits d'autorité sont les fichiers Auteurs, Editeurs et Collections.
Pour chaque auteur, éditeur, collection, une seule fiche doit être enregistrée dans la base documentaire.
Lors des saisies suivantes, si l'auteur, l'éditeur ou la collection sont déjà enregistrés, il suffit de lier la fiche Notice à la fiche existante de l'auteur, l'éditeur ou la collection en capturant dans l'index la forme correspondante.
 

Thésaurus

BCDI est livré avec le thésaurus Motbis ou Thésagri (en fonction de votre version), langage documentaire contrôlé, constitué par un ensemble de termes (descripteurs et de non-descripteurs) et de relations qui précisent leur environnement sémantique.
Les descripteurs permettent d'indexer le contenu des documents.
 

Exemplaires

Saisir une notice permet de décrire un document dans le catalogue, saisir un exemplaire permet de déclarer sa présence dans le fonds documentaire.
La fiche Exemplaires permet d'indiquer les informations concernant le document physique : son numéro d'enregistrement (pour le prêt) sa cote (emplacement dans le fonds), sa disponibilité, son état.
 

Prêts

Le fichier Prêts contient toutes les fiches enregistrées lors de la circulation des exemplaires (prêts, retours, prolongations).
Il permet de mettre en relation une fiche Exemplaires avec une fiche Emprunteurs.
 

Emprunteurs

Le fichier Emprunteurs permet l'enregistrement des emprunteurs dans la base documentaire, opération nécessaire à la mise en place du prêt informatisé.
Il comporte les informations nécessaires à la gestion du prêt comme le nom, le numéro d'enregistrement, l'adresse, le statut...
 

Réservations

Le fichier Réservations met en lien une Notice générale et une Fiche emprunteurs.
Dans BCDI, ce n'est pas un exemplaire particulier qui est réservé mais un titre du catalogue (notice) quel que soit l'exemplaire.
 

Abonnements

Le fichier Abonnements permet de gérer la prise d'abonnement à un titre de périodique (Collections), pour lequel on doit recevoir un nombre défini de numéros (Exemplaires) dans une période donnée.
La gestion des abonnements dans BCDI possède un système d'alerte et permet de gérer le renouvellement.
 

Fournisseurs

Le fichier Fournisseurs permet l'enregistrement des fournisseurs, auprès desquels sont achetées les différentes ressources documentaires.
Il est en lien avec le fichier Abonnements (périodiques) et le fichier Achats (autres documents).
 

Achats

Le fichier Achats contient les fiches Achats enregistrées lors de la gestion des commandes dans BCDI.
Il existe une fiche Achats par document commandé.
 

Ressources

Le fichier Ressources est lié à de nombreux fichiers : Notices (élément associé), Auteurs, Editeurs, Collections, Emprunteurs...
Il permet d'enregistrer une ressource en ligne (site internet) ou hors ligne (fichier numérique sur un serveur informatique interne), qui vient enrichir la notice d’un document (préface d'un livre), la fiche d’un éditeur (site web de l'éditeur)...