2.4.1. Désherber les supports cotés

 
 
5' 40 pour comprendre le désherbage des supports cotés
https://vimeo.com/210558390
 
 

Sélectionner les exemplaires à mettre au pilon

Allez dans le menu Gestion du fonds > Désherbage > Des supports cotés.
Une fenêtre intitulée Sélection des exemplaires de supports cotés à désherber s’ouvre :
 
Il s’agit, dans un premier temps, d’afficher les exemplaires que l’on veut désherber.
Pour retrouver les exemplaires à mettre au pilon, vous disposez de 4 procédures :
  • à l'aide des numéros ou codes exemplaires ;
  • par une équation de recherche ;
  • à partir d'un fichier (Fichier mis au pilon) ;
  • à l’aide du bouton Feuilleter.
 
A l'aide des numéros ou codes exemplaires
Saisissez ou scannez les numéros ou codes exemplaires, dans le pavé blanc situé sous Exemplaires : codes ou numéros :
Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher les exemplaires correspondants :
 
Par une équation de recherche
Vous avez la possibilité de chercher :
  • Dans les fiches Notices, les champs Titre Ng., Support, Type document, Code barre, Isbn, N° normalisé, Editeur, Collection, Date parution, N° collection, Issn, Langue ;
  • Dans les fiches Exemplaires, les champs Exemplaire, Code Ex., Numéro Ex., Cote, Emplacement, Situation, Statut, Support, Etat, Type prêt, Date achat, Date saisie, Coût, Divers, Dernier retour de prêt.
Il est possible de composer une équation avec plusieurs pôles de recherche à l'aide des opérateurs booléens et, ou, sauf.
Pour en savoir plus sur la rédaction des équations de recherche, reportez-vous à la partie 4. La recherche gestionnaire.
 
Saisissez votre équation de recherche (par exemple, les exemplaires situés à un emplacement spécifique) :
 
Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher les exemplaires correspondants à l’équation de recherche :
 
Par fichier (Fichier mis au pilon)
Vous pouvez, en cliquant sur le bouton , appeler un fichier au format .txt contenant une liste de numéros d'exemplaires ou de codes exemplaires.
 
Pour en savoir plus sur la création de fichiers au format .txt, reportez-vous à la partie 7.3. L'éditeur de texte.
 
A l’aide du bouton Feuilleter
En cliquant sur le bouton , une fiche Exemplaires vierge s’ouvre.
Vous pouvez alors rappeler une fiche existante :
  • Sélectionnez une valeur à partir d'un index des existants (Exemplaires par exemple) par un double-clic dans le champ ou en appuyant sur la touche F2 :
  • Sélectionnez l'intitulé souhaité dans l'index par un double-clic,
  • Cliquez sur le bouton Fiche suivante ,
  • Répondez Oui à la question :
     
    Remarque : en répondant Oui à cette question, vous abandonnez l'affichage de la notice vide, vous affichez donc la notice correspondante au titre sélectionné.
La notice correspondante s'affiche.
  • Cliquez alors sur le bouton et la fiche en cours s’ajoute à la liste de désherbage.
  • Recommencez cette opération aussi souvent que nécessaire.
 
 
 
Rappel
Seuls les exemplaires cochés seront mis au pilon :
Le bouton Tout sélectionner vous permet, comme son nom l’indique, de cocher toute la liste.
 
 

Préparer la mise au pilon des exemplaires

Cliquez sur le bouton .
La fenêtre Mise au pilon des exemplaires à désherber s’ouvre :
 
Pour chaque exemplaire, vous pouvez mentionner dans la colonne Motif la raison pour laquelle vous souhaitez le désherber.
L’index Motif reprend les critères de la méthode IOUPI, à savoir :
  • Incorrect, fausse information …
  • Ordinaire, superficiel, médiocre …
  • Usé, détérioré …
  • Périmé.
  • Inadéquat, ne correspond pas au fonds …
  • Autre.
 
Si vous souhaitez conserver les informations relatives à l’emplacement des exemplaires qui vont être mis au pilon, il faut décocher la case Vider le champ Emplacement des exemplaires mis au pilon :
 
 

Exploiter la liste des exemplaires mis au pilon

Editer la liste des exemplaires mis au pilon
La liste peut être éditée et imprimée avant de lancer la mise au pilon dans la base, pour la présenter lors du prochain Conseil d’Administration par exemple.
 
Cliquez sur le bouton Rapport : le rapport Sortie d’inventaire vous fournit la liste des exemplaires cotés à mettre au pilon.
 
Dans ce cas, le contenu du champ Motif n’apparaît pas étant donné qu’il n’a pas encore été enregistré dans la base (un rapport n’affiche que ce qui est présent dans la base).
Les six colonnes indiquent respectivement :
  • les références bibliographiques du document, à savoir :
  • le titre,
  • l’auteur,
  • l’éditeur,
  • la date de parution,
  • la collection,
  • le numéro de collection,
  • l’ISBN.
  • le support ;
  • la cote de l’exemplaire ;
  • le numéro d’enregistrement, à savoir le N° exemplaire ou le Code exemplaire (si celui-ci est renseigné), accompagné du N° Inventaire (s’il est renseigné),
  • l’emplacement ;
  • le motif de désherbage de l’exemplaire.
 
Si vous souhaitez que le champ Motif soit renseigné dans le rapport, il faut l’afficher et l’enregistrer une fois la mise au pilon effectuée.
 
 
 
Rappel
Le format de sortie Désherbage supports cotés est accessible depuis l'écran Recherche gestionnaire > Exemplaires.
Pour en savoir plus sur les formats de sortie des Exemplaires, reportez-vous à la partie 4.4.4.2. Pour les Exemplaires.
 
 
L'export du rapport
Il est possible d'imprimer et d'exporter ce rapport sous différents formats en utilisant les boutons situés en bas à gauche de la fenêtre :
 
Si vous souhaitez conserver ce rapport, cliquez sur et sélectionnez le format PDF :
La fenêtre Exporter en PDF s'ouvre :
               
 
Si vous cliquez sur OK, une fois les options d'export validées, La fenêtre Enregistrer sous s'ouvre :
Par défaut, le répertoire d'enregistrement proposé est Temp de BcdiCli.
Vous pouvez modifier l'emplacement si vous le souhaitez.
Pensez à donner un nom significatif à votre fichier pour le retrouver plus facilement.
 
 
 
Le conseil utile !
Il peut être utile de conserver une trace du désherbage effectué et des motifs l’ayant motivé : ce document constitue une ressource intéressante pour la politique d’acquisition du CDI.
Par exemple : pistes pour le rachat de certains livres dans des éditions plus récentes et réactualisées
 
 

Mettre au pilon

Cliquez sur le bouton Mettre au pilon.
Une fenêtre contextuelle vous propose de supprimer les notices exclusivement rattachées aux exemplaires mis au pilon :
Cliquez sur Oui pour lancer la mise au pilon.
 
 
 
Attention !
Si vous cliquez sur Non, le champ Catalogue des notices concernées sera basculé à Non.
Elles n’apparaîtront plus au catalogue mais resteront visibles en mode gestionnaire.
Le traitement des exemplaires sera le même (en dehors des références bibliographiques qui n'ont pas besoin d'être conservées dans la fiche Exemplaires puisqu'elles existent encore dans la fiche Notices).
 
Fermez ensuite la fenêtre Mise au pilon des exemplaires à désherber.
Vous pouvez voir que dans la fenêtre Sélection des exemplaires de supports cotés à désherber, les exemplaires sélectionnés apparaissent maintenant grisés et en italique :
 
Les modifications d'une fiche Exemplaires mis au pilon sont :
  • Le champ Statut des fiches Exemplaires est passé à Mis au pilon.
  • Le champ Situation passe à Indisponible.
  • Les Notices sont supprimées.
  • les références bibliographiques concernant l’exemplaire sont conservées.
    Elles apparaissent en grisé et en italique en bas de la fiche Exemplaires et sont utilisées dans l’affichage du Registre d’inventaire.
  • le champ Catalogue Ex. passe à Non.
  • le Motif est renseigné.
  • le champ Sortie du fonds est rempli à la date du jour
    Il s’agit d’un champ de la fiche Exemplaires, qui facilite l’édition des documents désherbés sur une année.
    Ce champ est rempli également lorsque l’on sélectionne le champ Statut en Perdu.