2.5. Le récolement
Le récolement d'un fonds documentaire correspond à la vérification périodique de l'intégrité des collections d'un centre de documentation ou bibliothèque.
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Rappel
Souvent confondus, le récolement n’est pas l’inventaire et inversement.
Faire un récolement, c’est vérifier que le fonds physique correspond à ce qui est enregistré informatiquement dans la base documentaire.
L'inventaire correspond à l'enregistrement dans un registre de tous les documents achetés, dans l'ordre chronologique de leur acquisition. La création du numéro d’exemplaire peut tenir lieu d’inscription à l’inventaire, tant que celui-ci reste unique, qu’il n’est pas utilisé une nouvelle fois.
Le registre d'inventaire peut être édité dans BCDI à partir du menu Indicateurs d'activité > Valeur patrimoniale > Registre d'inventaire.
Inventaire : Énumération descriptive dans un registre des documents d'un fonds, dans l'ordre chronologique de leur acquisition.
Récolement : Vérification périodique, à l'aide des inventaires ou des fichiers topographiques, de l'intégrité des collections d'un organisme […]
Définitions issues de : Vocabulaire de la documentation/ INTD-ER ; ouvrage coordonné par Arlette Boulogne. - Paris : ADBS éd., 2004. – 334 p. ; 24 cm. – (Sciences et techniques de l’information). ISBN 2-84365-071-2 ]
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Le récolement doit être fait régulièrement. Si un récolement complet ne peut pas être réalisé chaque année, du fait de l'importance du fonds documentaire, vous pouvez segmenter celui-ci.
Vous pouvez ainsi faire le récolement sur quelques cotes ou certains supports lors d'une année, puis changer l'année suivante.
Un roulement sur trois années est tout à fait envisageable.
Le menu Récolement de BCDI
Il vous permet :
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de vérifier que les exemplaires enregistrés dans votre base correspondent à ce que vous avez sur vos étagères ;
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de pointer les documents perdus ;
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de ranger les documents qui ne sont pas à leur place.
Pour y accéder, allez dans le menu Gestion du fonds > Récolement.
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BCDI vous propose alors trois choix :
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