2.6.1.1. Le fonctionnement en mode simple

 
 
2' 50 pour comprendre la mise en cohérence des Nomenclatures
https://vimeo.com/213083660
 
La mise en cohérence des nomenclatures permet de mettre en cohérence les valeurs (index) des champs gérés avec des listes de formes conseillées (nomenclatures) et, ainsi, de corriger les valeurs erronées, tronquées, les doublons de forme …
 
Pour y accéder, allez dans le menu Gestion du fonds > Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclatures
 
 
 
Rappel
Une même notion doit toujours être décrite par une valeur unique.
 
Le menu de mise en cohérence des nomenclatures permet de modifier rapidement un ensemble de fiches concernant les champs :
  • Natures,
  • Types nature,
  • Genres,
  • Langue,
  • Fonctions,
  • Publics,
  • Disciplines,
  • Niveaux.
 
 
 

Présentation générale de la fenêtre de mise en cohérence

Lorsque vous sélectionnez le menu Gestion du fonds > Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclatures, la fenêtre Gestion des nomenclatures s'ouvre :
 
 

Sélection du champ à mettre en cohérence

Dans la liste déroulante Mettre en cohérence les champs gérés avec la nomenclature, choisissez le champ sur lequel va porter la mise en cohérence.
 
Par exemple, vous allez harmoniser les valeurs du champ Natures concernant les bandes dessinées :
 
 
 
Attention !
Il est fortement déconseillé de modifier la nomenclature du champ Situation dont les valeurs sont utilisées dans la gestion des acquisitions dans BCDI (état de la commande).
 
 

Sélection des valeurs à modifier

Dans la première colonne Sélectionnez les valeurs à changer, la liste des valeurs existantes dans la base est affichée :
  • Sélectionnez la ou les forme(s) que vous souhaitez modifier ;
  • Cliquez sur le bouton pour ajouter la forme sélectionnée à la liste des Valeurs à changer ;
  • Renouvelez l'opération si plusieurs formes sont concernées.
 
Pour notre exemple, sélectionnez les valeurs existantes Bande dessinées, puis BD et comics :
 
 
 
Rappel
Pour retirer une forme, sélectionnez-la dans la liste Valeurs à changer puis cliquez sur le bouton .
 
 

Sélection de la valeur de remplacement

Dans la seconde colonne Sélectionnez les valeurs de remplacement, vous avez 3 possibilités pour choisir la (ou les) valeur(s) à remplacer :
  • La Liste des existants dans la base, qui correspond à l'index des valeurs présentes dans la base ;
  • La Liste personnalisée, qui correspond à la liste des valeurs conseillées, livrées dans BCDI, si vous n'avez pas personnalisé cette liste (Pour en savoir plus sur la personnalisation des nomenclatures, reportez-vous à la partie 2.6.1. La mise en cohérence des Nomenclatures) ;
  • L'option Créer une nouvelle valeur, qui permet de créer une valeur qui n'existait pas encore dans la base.
     
    A ces 3 possibilités s'ajoute celle d'Effacer les valeurs sélectionnées :
    En cochant cette case, les valeurs ajoutées dans Valeurs à changer seront effacées des fiches où elles apparaissent.
 
Cliquez ensuite sur le bouton pour valider le choix de la valeur de remplacement.
Toutes les fiches dont le champ sélectionné est renseigné par l’une des valeurs de la liste Valeurs à changer vont être modifiées.
 
Dans notre exemple, la valeur Bande dessinée est sélectionnée :
 
Les options de remplacement
Il existe 2 options de remplacement, cochées par défaut :
  • L’option Supprimer les doublons dans le champ évite qu'une forme correcte soit répétée plusieurs fois dans un champ multivalué.
    A cocher, sauf pour le champ Fonctions où la même valeur peut être répétée pour chaque auteur !
  • L’option Confirmer chaque changement permet de contrôler une à une la modification des fiches.
     
    •  

    Lancement de la mise en cohérence

    Cliquez sur le bouton Lancer. Un message récapitule vos choix :
    Si vous cliquez sur :
    • Oui : l’opération commence et les fiches concernées seront modifiées ;
    • Non : l’opération est annulée et aucune fiche n’est modifiée.
     
    Si vous n’avez pas décoché la case Confirmer chaque changement, une première fiche s’ouvre et BCDI vous demande de confirmer la modification :
    Si vous cliquez sur :
    • Oui : la fiche est modifiée et le défilement des fiches reprend, une par une ;
    • Non : la fiche n’est pas modifiée et le défilement des fiches reprend, une par une ;
    • Abandonner : la fiche n’est pas modifiée et l’opération est interrompue. Les modifications déjà effectuées ne sont pas annulées ;
    • Oui pour tout : la fiche est modifiée puis toutes les suivantes (plus aucune confirmation n’est demandée).
     
     
     
    Le conseil utile !
    Il est conseillé de laisser l'option de confirmation cochée afin de vérifier les premières fiches et ainsi s'assurer que les modifications sont bien celles souhaitées.
    Une fois les vérifications effectuées, cliquez sur Oui pour tout .
     
     
     
    Rappel
    BCDI va enchaîner automatiquement les modifications :
    • si vous avez décoché l’option Confirmer chaque changement,
    • si vous avez répondu Oui pour tout.
    Il est possible d'interrompre un changement lancé en cliquant sur le bouton droit de la souris. Une fenêtre s'ouvre vous demandant si vous voulez interrompre le remplacement.
    Les modifications déjà effectuées ne seront toutefois pas annulées.
     
     
     
    Attention !
    Vous avez lancé la modification d'une valeur et l'opération s'est déroulée sans problème.
    Or, dans Gestion du fonds > Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclatures, vous vous rendez compte que la valeur qui était à modifier est toujours présente !
     
    Pourquoi ?
    Dans votre base, une des fiches contenant la valeur à modifier est un doublon (2 fiches comportent le même ISBN ou Code barre ou N° Normalisé).
    Comme BCDI ne fait pas de modification sur les fiches doublons, la valeur est conservée.
    Pour retrouver votre doublon, allez dans Recherche > Recherche gestionnaire > Notices et rédigez l’équation de recherche : Natures = Valeur à modifier afin de chercher et voir la fiche.
     
     

    Le bouton Nouvelles formes

    Cette fonction permet de mettre en évidence les formes nouvellement crées (intentionnellement ou accidentellement) :
    • soit lors du catalogage,
    • soit lors d’importation de données.
     
     Cliquez sur le bouton Nouvelles formes ; une fenêtre Sélection de la période s’ouvre :
     
    Choisissez le début et la fin de la période, ainsi que le champ sur lequel vous voulez établir le filtre.
    Cliquez sur Ok.
    La colonne de gauche n’affichera alors que les formes créées pendant la période choisie pour ce champ.
    La fenêtre centrale contient toujours toutes les formes existantes.
     
     
     
    Rappel
    Au-dessus de la liste de gauche, lorsque vous placez le curseur de votre souris sur une des nouvelles formes, le nombre de notices contenant cette forme est indiqué.