2.6.1. La mise en cohérence des nomenclatures

 
Une nomenclature est une liste de termes de référence servant à décrire les notions d'un domaine de savoirs particulier.
Il ne s'agit pas d'une norme : document résultant d'un consensus et édité dans le cadre d'un organisme de normalisation reconnu (ISO ou AFNOR pour le domaine de la documentation).
Une nomenclature fait toutefois autorité dans un champ professionnel donné.
Les nomenclatures dans BCDI concernent les champs : Natures, Types natures, Genres, Publics, Disciplines, Niveaux, Fonctions et Langues.
 
 
 
Rappel
Pour afficher la nomenclature d'un champ, il suffit de cliquer sur le chevron à la fin de ce champ dans le masque de catalogage :
 
 

Le fichier des nomenclatures

Les nomenclatures livrées avec BCDI sont enregistrées dans le fichier Autorite.txt du répertoire Prog.
Dès l'ouverture d'une base dans BCDI, ce fichier est automatiquement recopié à partir de Prog dans le répertoire de la base.
Chaque base possède donc son propre fichier Autorite.txt.
De plus, les fichiers Autorite.txt de chacune des bases sont également recopiés dans le répertoire Prog sous la forme AutoriteNomDeLaBase.txt.
 
Par exemple : AutoritePrincipale.txt pour la base Principale (répertoire Data).
 Dans le répertoire Prog sont donc conservés :
  • le fichier livré par défaut,
  • les fichiers de chacune des bases.
 
Ce fonctionnement permet de personnaliser, pour chacune des bases, les nomenclatures livrées par défaut.
Par personnalisation, nous entendons la possibilité de supprimer des termes de la liste et d'en ajouter.
Dans le masque de saisie, la liste qui s'affiche, pour chacun des champs gérés avec nomenclature, est la liste personnalisée : vous avez ainsi la possibilité de personnaliser cet affichage.
 
 

La personnalisation des nomenclatures

Il est possible de personnaliser les nomenclatures à partir du menu Gestion du fonds > Nomenclatures.
 
 
2' 50 pour comprendre le menu Nomenclature
https://vimeo.com/213083979
 
A l'ouverture du menu, dans Sélection des valeurs des nomenclatures, sélectionnez dans la liste déroulante, la nomenclature que vous souhaitez personnaliser :
 
 
 
Attention !
Il est fortement déconseillé de personnaliser la nomenclature du champ Situation dont les valeurs sont utilisées dans la gestion des acquisitions dans BCDI (état de la commande).
 
Si vous choisissez le champ Natures, vous devez également sélectionner le masque de saisie (Documentaire – par défaut - ou Fiction) dans la liste déroulante Sélection du masque de saisie :
 
Le tableau qui s’affiche vous présente les valeurs relatives au champ sélectionné :
 
3 listes sont affichées :
  • Liste conseillée : liste fournie avec le logiciel BCDI par Canopé Solutions Documentaires ;
  • Liste personnalisée : liste propre à chaque base BCDI et à adapter en fonction de vos besoins ;
  • Liste des existants dans la base : index des valeurs attribuées dans la base à au moins une fiche.
Lorsqu'une valeur n'est pas recommandée par Canopé Solutions Documentaires, elle apparaît en rouge dans le tableau (colonnes centrale et de droite)
 
 
 
Attention !
La liste livrée avec BCDI (fichier Autorite.txt) peut être réactualisée lors d'une mise à jour du logiciel.
Avant de commencer à personnaliser vos nomenclatures, il est conseillé de mettre à jour les nomenclatures par défaut à l'aide du bouton .
La Liste personnalisée est alors mise à jour à partir de la dernière version livrée.
 
Supprimer des valeurs
Vous souhaitez supprimer de valeurs de la liste que vous n'utilisez jamais en saisie : dans notre exemple, les valeurs Oeuvre d'art et Oeuvre philosophique ne sont jamais utilisées
Vous sélectionnez d'un clic la valeur à supprimer puis vous cliquez sur le bouton .
Le terme disparaît de votre Liste personnalisée :
Renouvelez l'opération pour le terme suivant.
Après enregistrement , ces valeurs ne seront plus proposées dans le masque de catalogage lors de l'affichage de la nomenclature :
 
 
 
Rappel
Ce menu permet de conditionner l'affichage des nomenclatures en saisie. Il ne corrige absolument pas les incohérences ou les erreurs présentes dans l'index des existants de la base !
Pour corriger les valeurs existantes, il faut utiliser le menu Gestion du fonds > Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclatures.
 
Ajouter une valeur
Vous utilisez en saisie une valeur qui n'existe pas dans la Liste conseillée et vous souhaitez l'ajouter : par exemple Adaptation en Natures pour les fictions.
Sélectionnez la valeur souhaitée, puis cliquez sur pour l'ajouter à la Liste personnalisée :
 
Après enregistrement de vos modifications, cette valeur vous sera proposée en Natures lors d'une saisie de fiction.
 
 
 
Rappel
Si vous avez personnalisé vos nomenclatures, vous pouvez être amené à ajouter des termes depuis la Liste conseillée, si celle-ci a été réactualisée lors d'une mise à jour de BCDI.
Dans ce cas, il ne faut pas réinitialiser les nomenclatures, car cela réinitialise la Liste personnalisée et efface donc toutes vos modifications !
 
Modifier le commentaire
Chaque valeur peut être accompagnée d'un commentaire.
Pour cela :
  • cliquez sur le terme souhaité,
  • saisissez votre commentaire,
  • cliquez sur le bouton Modifier le commentaire,
  • n'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter ce menu.
Remarque : les commentaires ajoutés ou modifiés à l'aide de cette fonction ne sont visibles que depuis cet écran.
 
 
 
Rappel
Les nomenclatures livrées avec BCDI sont accompagnées de Conseils d'utilisation.
Vous pouvez les consulter à partir de ce menu, ainsi que depuis le menu Gestion du fonds > Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclatures à l'aide du bouton .
Ce bouton ouvre la page spécifique de la nomenclature sélectionnée.
Les voici en lien : Natures, Types natures, Genres, Publics, Disciplines, Niveaux, Fonctions et Langues.