2.6.2.1. Le fonctionnement en mode simple

 
 
3' 15 pour comprendre la mise en cohérence des Auteurs, Editeurs, Collections
https://vimeo.com/213083507
 
 
Ce menu de mise en cohérence permet de modifier rapidement un ensemble de fiches concernant les champs Auteurs, Editeurs, Collections.
 

Présentation générale de la fenêtre de mise en cohérence

Pour chaque valeur du champ sélectionné, la colonne Nombre de notices indique le nombre de notices contenant cette forme.
 
 

Sélection du champ à mettre en cohérence

Dans la liste déroulante Champ à mettre en cohérence, choisissez entre Auteur, Editeur ou Collection :
Dès la sélection du champ à mettre en cohérence, la liste des valeurs existantes dans la base est affichée.
 
 
 
Le conseil utile !
Le bouton Copier l’index permet de copier l’ensemble des valeurs existantes pour le champ sélectionné, afin de l’exploiter dans un traitement de texte ou un tableur et de mieux identifier les valeurs incorrectes.
 
 

Sélection des valeurs à modifier

La liste des valeurs existantes permet de sélectionner la ou les forme(s) que vous souhaitez modifier.
Pour rechercher une valeur, saisissez le début du nom de l'auteur et l'index se positionne automatiquement.
 
Cochez les valeurs erronées dans la liste afin qu'elles s'ajoutent dans la Liste des fiches à modifier.
 
 
 
Rappel
A l'inverse, pour retirer une forme de la Liste des (X) fiches à modifier, décochez la case.
 
Pour exemple, vous allez corriger l'index Auteurs où plusieurs valeurs existent pour l'auteur Grégoire ALLIX :
  • Choisissez le champ Auteur dans la liste déroulante Champ à mettre en cohérence,
  • Sélectionnez les valeurs à modifier dans la liste des valeurs à changer :
     pour cet exemple : Alix, Grégoire ; Allix, G. ; Allix, Grégoire.
 
 
 
Rappel
Toutes les fiches dont le champ sélectionné est renseigné par l’une des valeurs de la liste des valeurs à changer vont être modifiées.
 
 
 
Le conseil utile !
Dans le cas des collections de périodiques, le rapport Répertoire des périodiques est accessible depuis le menu Diffusion, édition > Catalogues > Répertoire des périodiques et permet de repérer les formes incorrectes du champ Collection  :
 
 

Sélection de la valeur de remplacement

Dans la partie Sélectionnez la valeur de remplacement, le label de la case de saisie prend le nom du champ sélectionné :
 
 Dans la case de saisie, vous pouvez :
  • capturer une valeur existante depuis l’index des existants du champ sélectionné (en double-cliquant ou en pressant la touche F2 pour ouvrir l'index) ;
  • cliquer sur le bouton Voir, saisir :
  • pour créer une nouvelle fiche si aucune forme existante ne convient ;
  • pour faire défiler les fiches existantes du fichier en question (Auteurs, Editeurs ou Collections).
 
Options de remplacement
Il existe 2 options de remplacement, cochées par défaut :
  • L’option Confirmer chaque changement permet de contrôler une à une la modification des fiches.
  • L’option Supprimer les doublons dans le champ évite que, dans un champ multivalué, une forme correcte soit répétée plusieurs fois.
 
Par exemple :
Avant la mise en cohérence, le champ Auteurs d’une notice est :
Une correction de la forme erronée sans l'option Supprimer les doublons dans le champ modifie le champ Auteurs en :
Une correction de la forme erronée avec l’option Supprimer les doublons dans le champ modifie le champ Auteurs en :
 
 

Lancement de la mise en cohérence

Cliquez sur le bouton Lancer. Un message récapitule vos choix :
Si vous cliquez sur :
  • Oui : l’opération continue ;
  • Non : l’opération est annulée et aucune fiche n’est modifiée.
 
Un nouveau message vous indique le nombre de fiches Notices qui vont être modifiées :
Si vous cliquez sur :
  • Oui : l’opération commence et les fiches concernées seront modifiées ;
  • Non : l’opération est annulée et aucune fiche n’est modifiée.
 
Si vous n’avez pas décoché la case Confirmer chaque changement, une première fiche s’ouvre et BCDI vous demande de confirmer la modification :
Si vous cliquez sur :
  • Oui : la fiche est modifiée et le défilement des fiches reprend, une par une ;
  • Non : la fiche n’est pas modifiée et le défilement des fiches reprend, une par une ;
  • Abandonner : la fiche n’est pas modifiée et l’opération est interrompue. Les modifications déjà effectuées ne sont pas annulées ;
  • Oui pour tout : la fiche est modifiée puis toutes les suivantes (plus aucune confirmation n’est demandée).
 
 
 
Le conseil utile !
Il est conseillé de laisser l'option de confirmation cochée afin de vérifier les premières fiches et ainsi s'assurer que les modifications sont bien celles souhaitées. Une fois les vérifications effectuées, cliquez sur Oui pour tout .
 
 
 
Rappel
Il est possible d'interrompre un changement lancé en cliquant sur le bouton droit de la souris. Une fenêtre s'ouvre vous demandant si vous voulez interrompre le remplacement.
Les modifications déjà effectuées ne seront toutefois pas annulées.
 
A l'issue des changements, BCDI vous propose de supprimer les fiches orphelines.
Pour en savoir plus sur les fiches orphelines, reportez-vous à la partie 2.6.3 Supprimer les fiches orphelines.
 
 
 
Attention !
Vous avez lancé la modification d'une valeur et l'opération s'est déroulée sans problème.
Or, dans Gestion du fonds > Harmonisation de la base > Nomenclatures > Mettre en cohérence > Auteurs, éditeurs, collections, vous vous rendez compte que la valeur à modifier est toujours présente !
 
Pourquoi ?
Dans votre base, une des fiches contenant la valeur à modifier est un doublon (2 fiches comportent le même ISBN ou Code barre ou N° Normalisé).
Comme BCDI ne fait pas de modification sur les fiches doublons, la valeur est conservée.
Pour retrouver votre doublon, allez dans Recherche > Recherche gestionnaire > Notices et rédigez l’équation de recherche : Auteurs = Valeur à modifier afin de chercher et voir la fiche.
 
 

Le bouton Nouvelles formes

Ce bouton permet de mettre en évidence les formes nouvellement crées (intentionnellement ou accidentellement) :
  • soit lors du catalogage,
  • soit lors d’importations de données.
 
Cliquez sur le bouton Nouvelles formes.
Une fenêtre Sélection de la période s’ouvre :
 
Choisissez le début et la fin de la période ;
Choisissez le champ Date sur lequel vous voulez établir le filtre ;
Cliquez sur Ok.
 
Seules les formes créées pendant la période choisie seront affichées