3.4.3.1. Les types de prêt des exemplaires
Pour la 1ère étape, il est nécessaire de définir des Types de prêt puis de les associer aux fiches exemplaires existantes.
Ceux-ci sont généralement définis selon le support ou le nature des documents : ex. périodiques, DVD, bandes dessinées…
Vous devez donc, au préalable déterminer les valeurs que vous souhaitez utiliser.
Par exemple, vous souhaitez proposer un nombre de prêts et des durées de prêt différents pour :
-
les bandes dessinées (y compris les mangas),
-
les livres documentaires et les romans (y compris audios),
-
-
Cliquez sur Gestion du prêt > Paramètres de prêt > Profils de prêt, l'assistant de gestion des profils de prêt s'ouvre sur l'onglet Types de prêt :
Cet onglet permet de gérer des Types de prêt (Créer, Modifier, Supprimer) et de les associer automatiquement à des exemplaires.
Le nombre d’Exemplaires sans Type de prêt apparaît dans la liste.
Les fiches Exemplaires de la base ne comportant pas encore de Types de prêt, tous les exemplaires apparaissent ici pour le moment.
Création des Types de prêt
Cliquez sur le bouton Créer en bas à gauche de l'écran.
Une fenêtre s'ouvre :
Saisissez l’intitulé du premier Type de prêt que vous avez déterminé : dans notre exemple, vous commencez par les bandes dessinées.
Vous saisissez la mention BD puis cliquez sur Enregistrer.
Le Type de prêt apparaît dans la liste avec la colonne Nombre d'exemplaires vide pour le moment.
|
|
|
Le conseil utile !
Pour le champ Type de prêt, il est préférable de choisir des valeurs différentes de celles présentes dans d'autres champs (comme Support, Natures...), afin d'éviter les risques de confusion.
Dans notre exemple, le terme BD a été préféré à Bande dessinée, valeur présente en Natures.
|
A ce stade, seule la valeur est créée, elle n'apparaît dans aucune fiche Exemplaires.
Il est possible de modifier la valeur saisie, en cas d'erreur ou si vous souhaitez choisir une autre appellation.
Pour cela, une fois la ligne BD sélectionnée, cliquez sur le bouton Modifier en bas de l'écran :
La fenêtre Créer, modifier un type de prêt s'ouvre à nouveau.
Vous modifiez la valeur puis cliquez sur Enregistrer.
Il reste à associer ce Type de prêt aux exemplaires correspondants.
Remarque : Vous pouvez aussi saisir l'ensemble des Types de prêt que vous avez définis, et dans un second temps associer chacun d'eux aux exemplaires correspondants.
Association des exemplaires aux Types de prêt
Sélection des exemplaires
Vous cliquez sur le bouton Associer des exemplaires :
Un écran de Recherche gestionnaire en Exemplaires s'ouvre.
Rédigez une équation de recherche pour le type de document concerné.
Dans notre exemple, il est possible d'utiliser le champ Natures de Notices (onglet Analyse documentaire).
Si certaines bandes dessinées ou mangas sont uniquement en consultation sur place, il faut compléter l'équation de la manière suivante :
(Natures = ~Bande dessinée~ ou Natures = ~Manga~) sauf Statut = ~Hors-Prêt~.
Sélectionnez le filtre Fonds documentaire afin d’exclure de la recherche les exemplaires Mis au pilon ou Perdu.
Lancez votre recherche en cliquant sur le bouton
.
BCDI affiche une fenêtre donnant le nombre de notices trouvées.
Cliquez sur le bouton Retourner 
.
Un message vous demande si vous souhaitez procéder à l'association : répondez Oui.
Le changement par lot est automatiquement lancé. Vérifiez les premières fiches en répondant Oui puis cliquez sur Oui pour tout.
Une fois le changement terminé, le nombre d'exemplaires dont le champ Type de prêt est renseigné avec cette valeur s'affiche.
Il faut répéter cette opération pour l'ensemble des Types de prêt définis.
Désormais, les fiches Exemplaires comportent un Type de prêt.
Par exemple, pour les bandes dessinées :
|
|
|
Attention !
Lors de l'importation de Notices avec création d'exemplaires ou de l'enregistrement de nouveaux exemplaires il faut penser à compléter le champ Type de prêt :
-
soit en capturant la valeur dans l'index du champ lors de la saisie d'une fiche, -
soit en effectuant un changement par lot après l'importation de fiches Notices avec exemplaires.
|
Vérification et modification des Types de prêt
Il peut rester un certain nombre d'exemplaires qui n'ont pas été pris en compte lors des équations de recherche successives.
Par exemple, il peut s'agir des exemplaires dont le Statut est Hors-Prêt, il est alors normal que ceux-ci ne comporte pas de Type de prêt.
Pour savoir quels sont les exemplaires concernés, après avoir sélectionné la ligne Exemplaires sans type de prêt, cliquez sur le bouton Voir les exemplaires en bas de l'écran.
L'écran de Recherche gestionnaire en Exemplaires s'ouvre avec l'équation déjà saisie :
En sélectionnant l'option Fiche en ligne dans Format de sortie, vous pouvez voir rapidement quels sont les exemplaires qui n'ont pas de Type de prêt.
Dans notre exemple, les disques compact n'ont pour l'instant aucun Type de prêt.
Vous souhaitez les prêter dans les mêmes conditions que les DVD-vidéo.
Pour les ajouter, sélectionnez la ligne DVD, puis cliquez sur Associer des exemplaires
Rédigez l'équation : Support = ~Disque compact~
Lancez votre recherche en cliquant sur le bouton.
BCDI affiche une fenêtre donnant le nombre de notices trouvées.
Cliquez sur le bouton Retourner .
Ces exemplaires sont ajoutés dans la colonne Nombre d'exemplaires.
Vous souhaitez alors modifier la valeur DVD en Multimédia par exemple, afin que celle-ci corresponde à l'ensemble des exemplaires sélectionnés.
Sélectionnez la ligne DVD puis cliquez sur Modifier en bas de l'écran.
Procédez à la modification comme vu précédemment.
La modification sera reportée automatiquement dans les fiches Exemplaires correspondantes.
Dissociation des exemplaires des Types de prêt
Suite à une équation de recherche imprécise ou à une modification de vos conditions de prêt, vous avez besoin de dissocier des exemplaires de certains Types de prêt.
Cette opération consiste à enlever la mention de Type de prêt présente dans certaines fiches Exemplaires.
Dans notre exemple, le Type de prêt Livres a été indiqué pour les livres documentaires et les romans.
Ces deux types de documents sont donc empruntables selon les mêmes conditions et vous souhaitez les différencier.
Vous allez dissocier les exemplaires de fiction du Type de prêt Livres (en dehors des bandes dessinées).
Une fois la ligne sélectionnée, cliquez sur le bouton Dissocier des exemplaires en bas de l'écran :
L'écran de Recherche gestionnaire en Exemplaires s'ouvre avec l'équation déjà saisie :
Pour rechercher les livres qui sont des fictions (roman, nouvelle, théâtre, poésie), vous pouvez utiliser le champ Cote E. d'Exemplaires.
Complétez l'équation de cette manière : Type de prêt = ~Livres~ et (Cote E. =R- ou Cote E. =N- ou Cote E. =T- ou Cote E. =P- ou Cote E. =C- )
|
|
|
Attention !
Une équation de recherche n'est pas "universelle". Une même équation ne donne pas forcément le résultat escompté dans toutes les bases documentaires.
En effet, le résultat d'une équation dépend du contenu de la base documentaire et de la manière dont ont été saisies les fiches. Pour cette raison, il faut toujours vérifier les résultats et adapter, si nécessaire, l'équation à votre base.
|
Lancez votre recherche en cliquant sur le bouton.
BCDI affiche une fenêtre donnant le nombre de notices trouvées.
Cliquez sur le bouton Retourner .
Ces exemplaires sont enlevés de la colonne Nombre d'exemplaires.
Vous pouvez modifier l'intitulé du Type de prêt ainsi : Livres doc.
Il reste à créer un Type de prêt spécifique pour les fictions et d'associer les exemplaires à celui-ci à l'aide de l'équation :
Cote E. =R- ou Cote E. =N- ou Cote E. =T- ou Cote E. =P- ou Cote E. =C-
Vous obtenez dans notre exemple :
Supprimer un Type de prêt
Lors de modification des conditions de prêt dans votre CDI, vous pouvez être amené à supprimer un Type de prêt.
Par exemple, vous ne prêtez plus désormais les périodiques.
Sélectionnez, dans notre exemple, la ligne Revues.
Un message de confirmation vous indique :
En répondant Oui, le Type de prêt ne figurera plus dans le tableau et sera supprimé des fiches Exemplaires dans lesquelles il se trouve, ainsi que dans les Profils de prêt.
|
|
|
Le conseil utile !
Vous pouvez modifier les fiches Exemplaires de périodiques pour passer le champ Statut à la valeur Hors-Prêt. Pour cela, utilisez la fonction changement par lot.
|
La création des Profils de prêt pour les emprunteurs est présentée dans la partie suivante.
