4.4.4.3. Pour les Emprunteurs
Certains formats sont spécifiques aux Emprunteurs :
Le format Lettre de rappel
Ce format vous permet, après avoir rédigé l'équation adéquate, de créer des lettres de rappel.
Le seul support possible ici est Ecran. Les autres supports vous seront proposés ensuite une fois le choix des options effectué.
Pour connaître le procédé à suivre pour créer des lettres de rappel, reportez-vous à la partie 3.2.4. La gestion des retards.
Le format MémoEmprunteurs
Ce format permet d'exporter les fiches trouvées dans un fichier au format .xml afin de pouvoir les importer dans une autre base : si vous souhaitez par exemple à partir de votre base, créer une autre base pour les manuels scolaires en reprenant vos données emprunteurs.
Si vous choisissez ce format, vous ne pouvez utiliser que le support Disque afin d'enregistrer le fichier. Ce fichier aura l'extension .xml et il vous sera proposé de l'enregistrer dans le répertoire Temp de BcdiCli.
L'export peut se faire directement via le menu Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Exporter.
Pour en savoir plus sur la gestion des emprunteurs, reportez-vous à la partie 3.1. La gestion des emprunteurs.
Le format Factures des documents perdus
Ce format permet d'afficher la facture pour les emprunteurs n'ayant pas rendu le(s) document(s) emprunté(s) à une date donnée.
Cette facture reprend l'ensemble des documents en retard pour chaque emprunteur et affiche la somme totale due par ce dernier.
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Attention !
Pour que ce format puisse être utilisé, il faut que le champ Coût soit rempli en Exemplaires.
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Si vous choisissez ce format, tous les supports sont possibles : écran, imprimante, disque et presse-papier. Cependant les deux derniers ne sont pas les plus appropriés (voir ci dessous).
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Attention !
Si vous souhaitez enregistrer les factures pour une impression future, n'utilisez pas la sortie sur Disque ou le Presse papier : cette opération doit se faire à l'intérieur du rapport Facture documents perdus en l'exportant au format PDF de préférence.
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Pour ce format, lorsque vous cliquez sur le bouton pour visualiser les résultats, cette fenêtre s'ouvre :
Vous pouvez à partir de cette fenêtre:
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restreindre vos factures aux seuls manuels ou choisir de prendre tous les documents ;
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Ajoutez un commentaire qui figurera dans un encadré sous chaque facture.Une fois vos choix effectués la facture se présentera ainsi:
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Rappel
Il se peut que toutes les pages et les options d'exploitation ne s’affichent pas.
Vous pouvez voir s’afficher quelque chose qui s’apparente à ceci :
Pour afficher et activer tous les résultats et les options, cliquez sur le bouton Voir toutes les page
 : L'arborescence apparaît ainsi sur la gauche.
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Le format Liste des adresses mél
Ce format permet d'enregistrer dans un fichier les adresses mails de vos emprunteurs afin de pouvoir ensuite, via un copier-coller, les utiliser dans votre logiciel de messagerie.
Si vous choisissez ce format, vous ne pouvez utiliser que le support Disque afin d'enregistrer le fichier. Ce fichier aura l'extension .txt et il vous sera proposé de l'enregistrer dans le répertoire Temp de BcdiCli. Le contenu du fichier se présentera ainsi:
Vous n'avez plus qu'à effectuer votre copier-coller.
Il se peut que, dans votre logiciel de messagerie, le format adéquat d'un envoi multiple ne s'affiche pas automatiquement mais la mise en forme pour l'envoi s'effectue sans problème au moment où votre message part.