Le logiciel BCDI
 
×
Menu
Index
Rechercher
 
   
   
   
 
© Réseau Canopé, 2024

4.5.1. Pour l'harmonisation de la base documentaire

 

Des cotes manquantes

Un certain nombre d'exemplaires du fonds documentaire coté ne comportent pas de mention de Cote dans la base documentaire.
Vous souhaitez compléter ces fiches afin de faire correspondre le contenu de votre base avec le fonds physique.
Dans votre CDI, seuls les périodiques ne sont pas cotés.
 
Proposition d'équation :
En Recherche gestionnaire > Exemplaires
Cote E. = vide sauf Support = ~Périodique~
Filtre : fonds documentaire
 
Si vous possédez une réserve et que vous souhaitez concentrer votre recherche sur les documents en accès libre, il faut :
 
 
 
Rappel
Une équation dépend du contenu de votre base. Dans cet exemple, pour utiliser le champ Emplacement, il faut que celui-ci soit complété et la rédaction de l'équation dépendra du contenu de celui-ci.
Si pour les documents du CDI, vous avez différentes valeurs correspondant aux différents espaces (par exemple : Documentaires, Fictions, Multimédia…), il vaudra mieux exclure l'Emplacement Réserve ou Archives par exemple (selon l’intitulé que vous avez choisi).
 
 

Des N° d'exemplaires manquants

Vous vous êtes aperçu qu'un certain nombre de livres de votre fonds n'ont pas d'exemplaire dans la base alors qu'ils devraient en avoir.
 
Proposition d'équation :
En Recherche gestionnaire > Notices
Support = ~Livre~ et Liste Exemplaires = vide sauf Type Doc. = ~Ressource en ligne~
 
Remarque :
Il est préférable d'utiliser Liste Exemplaires = vide plutôt que Nb. Exe. = vide pour retrouver la liste des notices n'ayant pas d'exemplaires (Nb. Exe. = vide peut parfois donner des résultats faux, suite à une suppression d'exemplaires).
Pour en savoir plus sur l'utilisation des critères de recherche de type Liste, reportez-vous à la partie 4.2.4. Les boutons Liste.
 
 
 
Attention !
Si vous n'exemplarisez pas un type de document, vous devez penser à les exclure.
Par exemple les documents en commande (dont les notices ont déjà été saisies ou importées) ou encore les périodiques.
Proposition d'équation pour l'exclusion des périodiques : Support = ~Livre~ et Liste Exemplaires = vide sauf (Type Doc. = ~Ressource en ligne~ ou Support = ~Périodique~)
 
En effet dans certains CDI, les collections de périodiques n'étant pas proposées au prêt, les numéros reçus ne sont pas exemplarisés. Il est cependant conseillé d'exemplariser tous les documents du fonds documentaire, y compris ceux qui ne sont pas empruntables. Pour ces derniers, vous indiquez dans le champ Statut la valeur Hors-Prêt. Pour en savoir plus sur l'enregistrement des périodiques, reportez-vous à la partie 2.2.1. Le bulletinage.
 
 

Des N° Collection vides pour un ensemble de numéros de périodiques

Dans votre base, le champ N° Collection est vide pour un lot de numéros de périodiques de la collection L’Actu (Paris. 1997), du numéro 5739 (26/10/2018) au numéro 5760 (20/11/2018).
 
 
 
Rappel
Ceci a des conséquences pour vos usagers, car dans les résultats de recherche du portail e-sidoc, les notices de dépouillement du réservoir Mémofiches ne sont liées au numéro de périodique bulletiné que lorsque le N° Collection est renseigné.
Ceci a également des conséquences côté gestionnaire, car des difficultés peuvent survenir lors de certaines étapes de la gestion des périodiques (recherche gestionnaire, désherbage des périodiques, édition du répertoire des périodiques).
 
Proposition d'équation :
En Recherche gestionnaire > Notices
Titre Ng > ~L'Actu 5738~ et Titre Ng < ~L'Actu 5761~
 
 
 
Rappel
Les symboles < et > signifient strictement inférieur et strictement supérieur. Pour obtenir à partir de L'Actu 5739, il faut chercher après le numéro 5738.
Ces 2 symboles utilisés conjointement permettent d'obtenir un intervalle.
Ils sont également fréquemment utilisés avec les champs date.
 
 

Des fiches Emprunteurs incomplètes

Vous vous rendez compte que vos statistiques ne donnent pas les résultats attendus concernant les emprunteurs (taux d'emprunteurs, répartition des emprunteurs) car vos fiches Emprunteurs ne sont pas complétées correctement. Par exemple, certains emprunteurs élèves n'ont pas de classe mentionnée.
 
Proposition d'équation :
Recherche gestionnaire > Emprunteurs
Statut M. = ~Elève~ et Classe = vide
Filtre : usagers et responsables de série
 
 
 
Attention !
Une fois repérées, les fiches concernées pourront être complétées.
Toutefois, les modifications dans les fiches Emprunteurs ne seront pas reportées dans les fiches Prêts déjà enregistrées pour ces emprunteurs.
Il est donc conseillé de veiller au bon enregistrement des fiches Emprunteurs dès le début de l'année scolaire.