4.5.2. Connaissance du fonds documentaire

 

Edition d'une liste de DVD-vidéo documentaires disponibles au CDI pour les enseignants

Vous avez un fonds de DVD-vidéo assez important et vous souhaitez éditer une liste des titres de DVD de type documentaire à destination des enseignants.
Ces DVD doivent être encore présents dans le fonds physique.
 
2 questions se posent ici :
  • le fichier de Recherche,
  • le choix du champ pour cibler les documentaires.
 
Choix du fichier : Notices ou Exemplaires ?
2 fichiers sont possibles pour ce type de recherche.
 
  • Recherche gestionnaire > Notices
En passant par une Recherche Notices, il est possible d'éditer facilement une liste comportant les références bibliographiques et le résumé grâce au format de sortie Fiches Liste, Fiches Biblio ou Fiches Isbd par exemple.
Il faut penser à exclure les notices ne comportant plus d'exemplaires disponibles, comme les DVD perdus.
 
Proposition d'équations :
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et Types nature = ~Documentaire~ et Statut = ~En-service~
ou
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et Natures = ~Documentaire~ et Statut = ~En-service~
 
 
 
Rappel
Il n'est pas possible d'utiliser une équation de ce type :
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et Types nature = ~Documentaire~ sauf Statut = ~Perdu~
En effet, BCDI va exclure les notices pour lesquelles au moins un exemplaire est perdu.
Si une notice comporte 2 exemplaires, l'un avec le Statut En service et l'autre avec le Statut Perdu (suite au rachat de ce DVD par exemple), cette notice sera exclue alors que le DVD est bien disponible dans le CDI.
 
  • Recherche gestionnaire > Exemplaires
En passant par une Recherche Exemplaires, il est possible d'utiliser un filtre de recherche.
 
Proposition d'équations :
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et Types nature = ~Documentaire~
Filtre = fonds documentaire
ou
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et Natures = ~Documentaire~
Filtre = fonds documentaire
 
Ce filtre exclut tous les exemplaires dont le Statut est Perdu ou Mis au pilon.
 
 
 
Attention !
Avec une Recherche gestionnaire > Exemplaires, si un DVD est présent en 2 exemplaires disponibles, le titre apparaîtra deux fois.
 
Le format d'édition de la liste se pose alors.
Vous pouvez :
  • soit utiliser un format personnalisé, édité grâce à l'éditeur de rapport,
  • soit utiliser un format de sortie prédéfini proposé en Exemplaires (par exemple Récolement supports cotés, permettant d'éditer une liste de références bibliographiques sous forme d'un tableau).
 
 
 
Rappel
L'Edition des Rapports n'est pas encore développée dans l'état actuel de cette documentation et fera l'objet d'une mise à jour ultérieure.
Pour en savoir plus sur les formats de sortie proposés dans BCDI, reportez-vous à la partir 4.4.4. Les autres formats de sortie.
 
 
Choix du champ pour cibler les documentaires.
2 options sont possibles : le champ Natures et/ou le champ Types nature.
 
  • Le champ Types nature
En optant pour le champ Types nature, il peut être intéressant d'exclure la valeur Fiction pour les cas où ce champ comporte les deux valeurs dans une notice (par exemple un film accompagné de vidéos documentaires en supplément).
 
Proposition d'équations :
Recherche gestionnaire > Notices
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et Types nature = ~Documentaire~ sauf Types nature = ~Fiction~ et Statut = ~En-service~
 
Recherche gestionnaire > Exemplaires
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et Types nature = ~Documentaire~ sauf Types nature = ~Fiction~
Filtre = fonds documentaire
 
  • Le champ Natures
En optant pour le champ Natures, la valeur Documentaire n'est en réalité pas suffisante. Pour utiliser le champ Natures, il faut penser à sélectionner l'ensemble des valeurs correspondant au domaine documentaire, comme par exemple : Document pédagogique, Enquête, reportage, Témoignage… ou tout autre forme que vous avez créée dans votre base.
De plus, certaines notices peuvent comporter plusieurs valeurs : par exemple Théâtre et Document pédagogique pour un DVD comportant une pièce de théâtre filmée et son exploitation pédagogique en classe.
Il peut alors être intéressant d'exclure les notices se rapportant à des œuvres fictionnelles.
Plutôt d'exclure l'ensemble des valeurs de Natures se rapportant à la fiction, il peut être plus pertinent d'utiliser le champ Types nature pour exclure la valeur Fiction.
 
Proposition d'équations :
Recherche gestionnaire > Notices
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et (Natures = ~Documentaire~ ou Natures = ~Document pédagogique~ ou Natures = ~Enquête, reportage~ ou Natures = ~Témoignage~) sauf Types nature = ~Fiction~ et Statut = ~En-service~
 
Recherche gestionnaire > Exemplaires
Support = ~DVD-vidéo~ et Publics = ~Enseignant~ et (Natures = ~Documentaire~ ou Natures = ~Document pédagogique~ ou Natures = ~Enquête, reportage~ ou Natures = ~Témoignage~) sauf Types nature = ~Fiction~
Filtre = fonds documentaire
 
 
 
Rappel
Plus les valeurs des champs comme Natures et Types nature sont correctes et harmonisées, plus les équations sont simplifiées.
Par exemple, si en Types nature plusieurs valeurs sont enregistrées dans la base pour les documents de type fictionnel (Fic, Fiction, Fictions, Fictionnel), il faudra veiller en rédigeant les équations, soit à sélectionner l'ensemble des valeurs existantes reliées avec l'opérateur ou, soit utiliser la troncature : fic-).
 
 

Editer une liste des romans de l'Ecole des loisirs avant d'effectuer de nouvelles acquisitions

Vous souhaitez savoir quels sont les titres de romans ou nouvelles présents au CDI avant de faire des achats chez l'éditeur l'Ecole des loisirs.
 
Proposition d'équation :
Recherche gestionnaire > Notices
(Natures = ~Roman~ ou Natures = ~Nouvelle~) et Editeurs = ~Ecole des loisirs~ et Statut = ~En-service~
 
Si vous n'avez pas harmonisé les formes de Natures dans votre base, il peut exister des valeurs de type Roman policier, Roman historique… ou des valeurs comme Nouvelle, Nouvelle fantastique ou Nouvelles.
Vous devez alors penser à utiliser la troncature : Roman-, Nouvelle-
 
 
 
Rappel
La même question que dans l'exemple précédent se pose concernant le choix du fichier de recherche, Notices ou Exemplaires (voir plus haut).
 
 
 
Attention !
Il faut penser à vérifier si plusieurs formes ont été saisies pour un même éditeur. Si plusieurs valeurs existent dans votre base, il faudra toutes les sélectionner de cette manière : (Editeurs = ~Ecole des loisirs~ ou Editeurs = ~L'école des loisirs~), jusqu'au moment où vous aurez corrigé cette forme.
 
 

Editer une liste de livres parus récemment en Histoire disponibles au CDI

Vous souhaitez communiquer aux enseignants d'Histoire-Géographie de votre établissement, une liste de livres récents en Histoire présents dans le fonds du CDI.
 
Proposition d'équation :
Recherche gestionnaire > Notices
Support = ~Livre~ et Cote = 9- sauf Cote= 91- et Date de Parution > 2016 et Statut = ~En-service~
 
L'exclusion des livres dont la cote commence par 91 permet de ne pas trouver les livres se rapportant à la géographie.
Il n'est pas question ici de documents acquis récemment mais de parutions récentes. Il faut donc choisir le champ Date parution de Notices et non pas un des champs date d'Exemplaires.
 
 

Editer une liste de fictions acquises récemment

Avec cet exemple, il s'agit de lister non pas des fictions parues récemment mais acquises récemment.
 
Proposition d'équation :
Recherche gestionnaire > Notices
Types nature = ~Fiction~ et Date saisie E. > 01/01/2019
 
Le champ Date saisie E. d'Exemplaires n'est pas le champ le plus fiable en matière d'acquisitions. Un exemplaire peut avoir été saisi suite à une correction de la base par exemple.
La date la plus fiable reste la Date achat de la fiche Exemplaires, à condition que celle-ci ait été saisie au moment de l'exemplarisation.
 
 

Faire un récolement en fonction d'une cote et/ou d'un emplacement

A partir du menu Gestion du fonds > Récolement > des support cotés, une équation est déjà enregistrée en Recherche Exemplaires :
Titre Ng = rempli et Cote E. = rempli sauf (Statut= ~Perdu~ ou Statut= ~Mis au pilon~ ou Exemplaires.Temp. E. = ~oui ~)
Cette équation permet d'éditer le fichier de récolement pour l'ensemble du fonds documentaire coté.
 
Il est tout à fait possible de la modifier pour cibler une cote et/ou un emplacement par exemple :
Titre Ng = rempli et Cote E. = 0- sauf (Statut= ~Perdu~ ou Statut= ~Mis au pilon~ ou Exemplaires.Temp. E. = ~oui ~) et Emplacement = ~Documentaires~
 
Avec cette équation, vous cherchez uniquement les exemplaires dont la Cote E. commence par 0 et qui sont rangés dans l'espace des Documentaires.
 
 
 
Rappel
Une équation dépend du contenu de votre base.
Dans cet exemple, pour utiliser le champ Emplacement, il faut que celui-ci soit complété et la rédaction de l'équation dépendra du contenu de celui-ci.
 
Remarque : Dans cette équation la mention Statut= ~Perdu~ ou Statut= ~Mis au pilon~ pourrait être remplacée par l'utilisation du filtre fonds documentaire.