6. Les indicateurs d'activités

 
 
2' 45 pour comprendre les Indicateurs d'activités dans BCDI
https://vimeo.com/210561082
 

Le bilan d'activités

 
Projet documentaire, projet CDI, bilan d’activité, rapport d’activité, tableau de bord, indicateurs, statistiques ?
  • Les statistiques sont des types d’indicateurs dont l’analyse permet d’alimenter un bilan ou rapport d’activité.
  • Un bilan d’activité apporte des éléments pour construire un projet documentaire et permettre de l’évaluer.
  • Un projet documentaire est constitué du projet CDI et du projet pédagogique dans le domaine de compétence concerné.
 
Un bilan, pour quoi faire ?
La production d’un document de ce type a plusieurs finalités.
 
  • Un outil d’évaluation
Dans ce cas présent, le bilan est d’abord destiné à l’inspecteur pédagogique.
Lors d’une inspection, il est demandé au professeur documentaliste de présenter les derniers bilans d’activités.
Il ne s’agit pas d’un outil d’évaluation du professeur documentaliste.
Il s’agit d’une évaluation des moyens humains, matériels et financiers du CDI, ainsi qu’une cartographie des usages et usagers, en relation avec les missions du professeur documentaliste.
Par contre, ce bilan annuel peut être un outil d’auto-évaluation.
 
  • Un outil de communication
Le bilan peut être présenté au chef d’établissement en fin d’année.
Il est très souvent présenté en conseil d’administration.
Il constitue un "passage de témoin". Ce document est une aide précieuse pour un professeur documentaliste qui arrive dans un CDI sur un poste.
 
  • Un préalable à la politique documentaire
La politique documentaire s’appuie sur le projet documentaire, lui-même dressé à l’issue du bilan d’activité.
 
 

Faire son bilan avec BCDI

BCDI propose un menu Indicateurs d'activité :
Organisation du menu
Le menu Indicateurs d’activité est scindé en deux onglets :
  • les indicateurs centrés gestion du fonds ;
  • les indicateurs centrés activité des publics.
Les indicateurs proposés dans ces onglets sont des macro-procédures et sont présentés sous forme d'un rapport ou d'une feuille de calcul.
La liste complète des indicateurs intégrés au logiciel est présentée dans la partie 6.3. Liste des indicateurs.
 
 
L'icône devant chaque indicateur indique le format d'édition de celui-ci : rapport ou feuille de calcul :
 
 
Attention !
Si vous cliquez directement sur les icones Exemple de résultat, situé à la gauche de chaque requête, l’écran de Prévisualisation correspondant s'ouvre mais depuis la Base Apercu (et non la base dans laquelle vous vous trouvez). Le bandeau supérieur de votre BCDI se modifie en conséquence :
Si vous sélectionnez une des requêtes () puis cliquez sur le bouton Lancer la requête, l’écran de Prévisualisation correspondant s'ouvre mais depuis la base dans laquelle vous vous trouvez. Le bandeau supérieur de votre BCDI en atteste :
 
 
 
Rappel
Ces formats d'édition prédéfinis, livrés dans BCDI, sont appelés des macro-procédures.
Pour en savoir plus sur des macro-procédures, reportez-vous à la partie 4.7. L'enregistrement d'une macro-procédure.
 
 
Contenu
Ce menu permet de construire des indicateurs d’activités du CDI.
Ces indicateurs, au nombre de 60 (83 en incluant les indicateurs sur les fonds temporaires), sont autant d’éléments d’analyse pour alimenter et/ou faire évoluer la politique documentaire.
 
Ces indicateurs "clés en main" ont été élaborés notamment, à partir :
  • de la norme NF ISO 11620 sur les Indicateurs de performance des bibliothèques,
  • des demandes et des pratiques des professeurs documentalistes.
 
 
 
Pour plus d'informations
Référence :
Information et documentation.- Indicateurs de performance des bibliothèques. – La défense : AFNOR, 2008.- Norme NF ISO 11620, octobre 2008. Indice de classement : Z 48-005
ISBN : 555-2-12-000189-4F
 
 
Ce menu permet d’établir des statistiques sur les activités de gestion du fonds (Acquisitions, Désherbage, Etat du fonds, Valeur patrimoniale) et des publics (Documents empruntés, Emprunteurs, Prêts, Réservations)
Exemple : la répartition des exemplaires par support et par périodes de parution, le taux d’emprunteurs par statut …
 
 
 
Attention !
Les statistiques proposées ne peuvent fonctionner que si les champs sélectionnés dans celles-ci sont renseignés dans votre base.
 
Mode de fonctionnement
Pour un certain nombre d’indicateurs il est possible de préciser la période sur laquelle doivent porter les statistiques.
 
Exemple de la Répartition des prêts par collections de périodiques par niveau en Prêts (rapport) :
 
Exemple de la Répartition par cotes dans Acquisitions
(feuille de calcul) :
 
 
Par défaut sont affichées la date du jour moins 1 an en Début de période et la date du jour en Fin de période.
 
En fonction du format de sortie proposé (feuille de calcul ou rapport), les résultats obtenus peuvent être utilisés de manière différente.
 
  • Les résultats obtenus sous forme de feuilles de calcul par les indicateurs de BCDI peuvent être exportés sur un tableur (Excel, Calc…) afin d’en obtenir une représentation graphique en s’appuyant sur les fonctionnalités du tableur utilisé.  
Pour cela, choisissez si vous souhaitez un résultat en nombre d'occurrences ou en pourcentage.
Puis cliquez sur le bouton. Une fenêtre d'Edition de l'état statistique s'ouvre :
 
Cliquez sur Tableur. La fenêtre Enregistrer sous s'ouvre :
Par défaut, le répertoire d'enregistrement proposé est Temp de BcdiCli et le format du fichier est .xls.
Vous pouvez modifier l'emplacement si vous le souhaitez.
Pensez à donner un nom significatif à votre fichier pour le retrouver plus facilement.
 
  • Les résultats obtenus sous forme de rapports peuvent être imprimés et exportés dans différents formats en utilisant les boutons situés en bas à gauche de la fenêtre :
 
 Si vous souhaitez conserver ce rapport, cliquez sur et sélectionnez le format PDF :
 
La fenêtre Exporter en PDF s'ouvre :
               
 
Si vous cliquez sur OK, une fois les options d'export validées, la fenêtre Enregistrer sous s'ouvre :
Par défaut, le répertoire d'enregistrement proposé est Temp de BcdiCli.
Vous pouvez modifier l'emplacement si vous le souhaitez.
Pensez à donner un nom significatif à votre fichier pour le retrouver plus facilement.
 
 
 
Attention !
L'enregistrement d'un rapport avec le bouton est déconseillé car un rapport enregistré de cette manière ne peut être lu que dans BCDI.
 
 
Certains indicateurs d’activité (par exemple, la répartition par classe des emprunteurs ayant emprunté) proposent une représentation graphique inclue :
 
 
 
Le conseil utile !
Il n'est pas forcément utile de faire des statistiques sur l’ensemble des activités. Le choix des indicateurs est à faire en fonction de leur pertinence vis-à-vis des projets menés dans l’établissement en général et au CDI en particulier, et en fonction de ce que l’on souhaite évaluer.
 
 
 
Rappel
Si certains indicateurs souhaités ne sont pas proposés dans le menu Indicateurs d’activité, il est possible de réaliser des indicateurs personnalisés à l’aide de l’assistant d’édition de feuilles de calcul (menu Outils > Edition des feuilles de calcul). La partie Edition des feuilles de calcul n'est pas encore développée dans l'état actuel de cette documentation et fera l'objet d'une mise à jour ultérieure.