2.1.2.2. L'analyse documentaire

 
 
2' 30 pour comprendre l'analyse documentaire
https://vimeo.com/210557342
 
 
L'onglet Analyse documentaire s'affiche avec les champs Titre et Types nature déjà complétés en fonction des étapes précédentes.
Remarque : le champ Genres est visible ici car c'est l'option Fiction qui a été choisie sur l'écran du Choix des caractéristiques du document. Cependant, si vous avez fait une erreur pour ce choix, vous pouvez toujours le modifier à partir de cette fenêtre sans avoir à revenir aux écrans précédents.
 
 

Le champ Proposition de cote pour les exemplaires :

La cote permet de localiser un document dans le fonds. Il s’agit ici d’une proposition de cote, car la cote est en réalité l’adresse des exemplaires. Pour des raisons de commodité, ce champ a également été placé en Notice générale : ainsi si vous créez plusieurs exemplaires, celle-ci sera reportée automatiquement dans la fiche de chacun des exemplaires.
Pour constituer la cote, on utilise généralement une classification. Les plus employées sont la CDD (Classification décimale Dewey) et la CDU (Classification décimale universelle).
 
Un assistant à la cotation Dewey est accessible à partir du bouton Indice Dewey :
 Vous pouvez alors :
  • Naviguer dans la classification Dewey ;
  • Effectuer une recherche sur les intitulés des indices ;
  • Sélectionner directement un indice particulier.
Ainsi, BCDI va constituer la cote : elle est composée de l’indice choisi, suivi des trois premières lettres du premier auteur saisi.
 
 
 
Rappel
L’assistant à la cotation Dewey est aussi accessible en consultation directe à partir du menu Gestion du fonds > Indice Dewey
 
Tous les exemplaires d’un document n'étant pas obligatoirement cotés de la même manière, Il reste possible de modifier cette cote dans la fiche Exemplaires.
De même, si vous modifiez par la suite la cote d'une notice déjà exemplarisée, ce pop-up apparaîtra:
Pensez donc à modifier ensuite, si besoin, le champ Cote de/des exemplaire(s) concernés.
 
Pour les fictions, le choix peut être fait de ne pas utiliser une classification décimale et de les coter en fonction de leur nature : R pour roman, C pour conte, T pour théâtre, P pour poésie...
Ce préfixe sera suivi des trois premières lettres du nom de l'auteur : le classement sera donc alphabétique.
Ce choix permet d'ailleurs un repérage spécifique dans e-sidoc.
 
Pour notre exemple, c'est ce choix qui a été fait, ce qui donne :
 

Le champ Types Nature :

Le contenu du champ est en fonction du choix opéré en début de catalogage dans la fenêtre Choix des caractéristiques du document.
Si la valeur choisie initialement n'est pas la bonne, cliquez sur le chevron situé en fin de champ afin d'afficher la liste conseillée pour le champ Types Natures. L'utilisation de celle-ci est à privilégier. Modifiez alors la valeur du champ. Vous pouvez si besoin est, renouveler l'opération afin de choisir une valeur supplémentaire.
 
Cela donne pour notre exemple :
 

Le champ Natures

Il est conditionné par le choix opéré en début de catalogage dans la fenêtre Choix des caractéristiques du document sur le Types nature : documentaire ou fiction.
  • Cliquez sur le chevron situé en fin de champ afin d'afficher la liste conseillée (ou nomenclature) pour le champ Natures. L'utilisation de celle-ci est à privilégier.
Liste déroulante correspondant au choix Types nature Fiction
 
  • Sélectionnez d'un clic la nature correspondante au document.
  • Vous pouvez si besoin est, renouveler l'opération afin de choisir une valeur supplémentaire pour ce champ.
     
    Cela donne pour notre exemple :
     

    Le champ Genres :

Le champ Genres n’est visible que si la valeur Fiction est présente dans le champ Type natures.
  • Cliquez sur le chevron situé en fin de champ afin d'afficher la liste conseillée (ou nomenclature) pour le champ Genres. L'utilisation de celle-ci est à privilégier.
  • Sélectionnez d'un clic le genre correspondant au document.
  • Vous pouvez si besoin est, renouveler l'opération afin de choisir une valeur supplémentaire pour ce champ.
     
    Cela donne pour notre exemple :
     

    Le champ Résumé

Le résumé sert à sélectionner dans le fonds documentaire des documents pertinents à l’issue d’une recherche.
Pour les documentaires, un bon résumé est impérativement un résumé indicatif. Lisible, concis et précis et de type sommaire rédigé, il doit se contenter de signaler le ou les thèmes principaux traités dans le document.
Pour les fictions, le résumé doit susciter l'envie de lire (style accroche).
 
Cela donne pour notre exemple :
 

Les champs Mots Clés et Descripteurs

Descripteurs :
Le descripteur est issu d'un thésaurus.
Un thésaurus permet l'indexation des documents à l'aide d'un langage documentaire contrôlé :
 
Un thésaurus est une liste organisée de termes normalisés, validés, qu’ils soient descripteurs ou non-descripteurs (c’est-à-dire rejetés), reliés par des relations sémantiques (équivalence, hiérarchie, association, synonymie…) exprimées grâce à des signes conventionnels.
Ces termes représentent les concepts d’un domaine de la connaissance et constituent un langage contrôlé pour l’indexation de documents et la recherche de ressources documentaires, selon des principes de construction élaborés depuis les années 1970 dans une norme internationale de l’ISO (dernière édition en 2011). [...]
source : le dictionnaire de l'Enssib
 
D’une manière générale, 5 descripteurs sont suffisants. Le descripteur doit être au même degré de description que le document.
Alors que le résumé vise à limiter le silence, le thésaurus limite le bruit.
L’indexation découle de l’analyse documentaire et s’attache à définir le concept principal du document. La nature et les concepts secondaires trouvent leur place dans (et seulement dans) le résumé.
Le thésaurus utilisé ici est Motbis.
Pour en savoir plus sur les règles d'indexation, le fonctionnement d'un thésaurus et sur Motbis en particulier :https://www.reseau-canope.fr/motbis/
 
 
 
Attention !
Le thésaurus Motbis est mis à jour chaque année. Assurez-vous que vous utilisez la dernière version dans votre BCDI. Pour en savoir plus sur la mise à jour du thésaurus, reportez-vous à la partie 1.1.2. La mise à jour.
 
Mots Clés :
N’utilisez des mots-clés qu'en dernier recours, lorsqu’il n’existe pas de concept correspondant dans le thésaurus.
 
 
 
Le conseil utile !
Référez-vous à votre base afin d’homogénéiser votre indexation par rapport aux documents qui ont déjà été saisis sur le même sujet.
 

Le champ Disciplines

Il permet de préciser la ou les disciplines concernées par le document.
  • Cliquez sur le chevron situé en fin de champ afin d'afficher la liste conseillée (ou nomenclature) pour le champ Disciplines. L'utilisation de celle-ci est à privilégier.
  • Sélectionnez d'un clic la discipline correspondante au document.
  • Vous pouvez si besoin est, renouveler l'opération afin de choisir une valeur supplémentaire pour ce champ.
     
Ce champ restera vide pour notre exemple.
 
 
 
Rappel
 La nomenclature Disciplines correspond aux domaines disciplinaires et transversaux, actions éducatives et dispositifs pédagogiques dans le cadre desquels la ressource peut être utilisée.
L’utilisation de cette nomenclature est particulièrement adaptée au catalogage des manuels scolaires et des documents pédagogiques qui s’adressent à des enseignants d’une discipline en particulier.
 

Le champ Niveaux

Il permet de préciser le niveau du document.
  • Cliquez sur le chevron situé en fin de champ afin d'afficher la liste conseillée (ou nomenclature) pour le champ Niveaux. L'utilisation de celle-ci est à privilégier.
  • Sélectionnez d'un clic le niveau correspondante au document.
  • Vous pouvez si besoin est, renouveler l'opération afin de choisir une valeur supplémentaire pour ce champ.
     
    Cela donne pour notre exemple :
     
 
 
Attention !
Il s’agit du niveau d’enseignement ou de formation auquel s’utilise le document décrit par la notice et non du niveau de lecture.
Le champ Niveaux fonctionne conjointement avec le champ Publics.
Ce champ s'utilise généralement pour des documents s’adressant explicitement à un niveau donné (manuels scolaires par exemple).
 

Le champ Publics :

Il permet de préciser le public à qui s'adresse le document.
  • Cliquez sur le chevron situé en fin de champ afin d'afficher la liste conseillée (ou nomenclature) pour le champ Publics. L'utilisation de celle-ci est à privilégier.
  • Sélectionnez d'un clic le public à qui s'adresse le document.
  • Vous pouvez si besoin est, renouveler l'opération afin de choisir une valeur supplémentaire pour ce champ.
     
    Cela donne pour notre exemple :
     

    Le champ Centres d'intérêt

    Ce champ était initialement prévu pour les notices du kiosque ONISEP.
    Il peut être utilisé à d'autres fins en fonction de vos pratiques de catalogage dans votre fonds documentaire.
     
Ce champ restera vide pour notre exemple.
 

Le champ Elément associé

Deux champs Eléments associés sont à votre disposition :
Ces champs permettent d'ajouter des ressources en ligne à la fiche Notices.
Le fichier Ressources peut être utilisé pour enrichir une notice à l’aide d’un élément "périphérique" : par exemple, une biographie d’auteur, le site de l’éditeur, un document d'exploitation pédagogique en ligne, etc.
 
Pour ajouter une ressource, il faut cliquer sur le bouton au bout du champ.
Une fiche Ressources vide s'affiche :
 
Complétez la fiche de la manière suivante :
  • indiquez dans le champ Ressource un intitulé significatif : celui-ci s'affichera sous forme de lien cliquable dans e-sidoc
  • copiez puis collez l'adresse internet de la ressource dans le champ Adresse. En cliquant sur le bouton Voir, vous pouvez ouvrir la page pour vérifier la validité du lien.
     
    Dans notre exemple, aucune ressource associée n'a été saisie.
     

    Le champ Divers

    Ce champ peut être utilisé de manière libre selon vos besoins.
     
     

    Le champ Date péremption

    Ce champ sert à mentionner une durée de validité du document. Il n'est actuellement plus utilisé dans les notices de dépouillement Mémofiches.
     
     

    Le champ Forum

    Ce champ n'est actuellement plus utilisé. Il a été remplacé par la possibilité, pour les usagers, de donner des avis dans le portail e-sidoc.
     
    Pour enregistrer la notice, cliquez sur le bouton .
    Lorsque la notice est enregistrée, le bouton apparaît ainsi .
    •  
     
     
    Rappel
    La couleur du bandeau en bas du masque de catalogage rappelle visuellement le statut de la notice, indiqué en haut de la fenêtre :
    • vert pour une notice existante (Fiche existante),
    • bleu pour une nouvelle notice en cours de saisie (Fiche nouvelle),
    • rouge pour une notice existante en cours de de modification (Fiche modifiée).
     
     
     
    Rappel
    Une fois l'enregistrement effectué, il est toujours possible de revenir sur cette notice pour la modifier ou la dupliquer ou la supprimer.
    • : ce bouton permet de supprimer une notice créée.
      Attention, cela n'efface pas automatiquement le ou les exemplaires associé(s) à la notice.
    • : ce bouton permet de dupliquer la notice. Cela peut s'avérer utile lorsque par exemple vous avez à cataloguer une nouvelle édition d'un livre que vous aviez déjà dans votre base. Vous n'avez, dans ce cas, qu'à apporter les modifications nécessaires à la notice que vous venez de dupliquer.