2.2.1.1. Un nouveau périodique : Voir, saisir

 
 
2' 30 pour comprendre le bulletinage d'un nouveau périodique
https://vimeo.com/210558522
 
 
 
 
Rappel
Toute saisie d'un document commence par l'enregistrement d'une notice générale :
Tous les documents enregistrés dans la base possèdent obligatoirement une notice générale, même les numéros de périodique.
 
En allant dans le menu Gestion du fonds > Gestion des périodiques > Bulletinage > Voir, saisir, vous accédez à un écran permettant de saisir le tout premier périodique reçu d’un nouvel abonnement.
 
Les premiers champs sont renseignés par défaut :
  • Type de notice= Notice générale
  • Support = Périodique
  • Type de document = Texte imprimé
  • Langue(s) = Fre/
 
Vous allez créer la fiche d’ensemble du document (Notice générale) avec son (ses) fiche(s) Exemplaires afin de pouvoir le prêter.
 
 
 
Rappel
Cette fiche servira par la suite de modèle pour la création des autres périodiques de la même collection.
 
 
Nous allons prendre comme exemple le numéro de périodique Beaux Arts magazine 419 de mai 2019 :
 
 
 
Attention !
Pour ne pas créer de doublons de notice dans BCDI lors de l'insertion des Mémofiches et pour un affichage correct de ces notices dans le portail e-sidoc, vous devez vous reporter à la liste des périodiques dépouillés dans les Mémofiches, afin de saisir correctement le Titre du périodique, le N° de Collection ainsi que la Collection.
Pensez à consulter la liste de ces périodiques depuis la page des Mémofiches du site de Canopé Solutions Documentaires (en bas de la colonne de droite).
 
 

Le champ Type de document 

Par défaut, Texte imprimé est indiqué.
 
Si vous bulletinez, par exemple, un périodique édité sur cédérom ou sur Internet, modifiez cette valeur par :
  • Ressource électronique pour cédérom, 
  • Ressource en ligne pour Internet.
Vous serez alors basculé dans le masque de saisie correspondant.
 
 

Le champ Titre (nom et numéro)

Renseignez :
  • le nom du périodique :
    Le nom correspond généralement à celui transcrit dans le champ Collection, mais pas toujours !
    Pour les Hors-séries : Titre. Hors-série
    Ex. : Sciences et avenir. Hors-série
    Pour les titres avec sections et sous-collections : Titre commun. Titre dépendant
    Ex. : Le Monde. Sélection hebdomadaire
  • le numéro de collection à la suite du nom  :
    Mettez directement le numéro de collection sans indiquer la mention numéro:
    Ex. : Dossiers de l'actualité 008
    Pour les hors-séries n’ayant pas de numéro, créez-en un à partir de l’année et du mois :
    Ex. : L’avis des bulles. Hors-série 2000-01
 
 
 
Rappel
Le numéro est à mentionner sous la forme 001, 002… ou 0001, 00001 en fonction du périodique (et non 1, 2 …) afin que vos périodiques soient classés dans le bon ordre dans l’index des titres.
 
 
 
Attention !
Vérifiez la forme de titre retenue dans les Mémofiches, ainsi que le nombre de chiffres à indiquer dans la numérotation si vous êtes abonnés à ces notices de dépouillement.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
 

Le champ Significatif 

Non apparaît par défaut dans ce champ.
Ainsi, la recherche plein texte s’effectue, dans BCDI, sur le champ Résumé et l’indexation de la Notice générale, ainsi que sur les Parties composantes (elle ne portera pas sur le titre de la revue - risque de bruit documentaire).
 
 

Le champ Collection 

 
 
Rappel
Vérifiez la forme de Collection retenue dans les Mémofiches; il s'agit du Titre clé de collection.
 
Ouvrez toujours en premier l’index Collection afin de vérifier si la forme a déjà été créée ou non.
Pour cela, appuyez sur la touche F2 ou double-cliquez dans le champ correspondant :
 
  • Si la collection existe, capturez-la par un double-clic ou en appuyant sur la touche Entrée ;
     
  • Si la collection est inexistante, cliquez sur le bouton en fin de champ. Une fiche Collections vierge apparaît :
 
  • Saisissez le nom de la collection dans le champ Collection.
    Celui-ci se reportera automatiquement dans l'onglet Enregistrement du document de la notice.
    Si la collection comporte une sous-collection ou une section, indiquez Collection. Sous-collection
  • Saisissez le numéro ISSN de la collection dans le champ ISSN.
    Celui-ci se reportera automatiquement dans l'onglet Enregistrement du document de la notice.
  • Sélectionnez Périodique dans la liste du champ Support afin de distinguer notamment les collections de livres des collections de périodiques.
  • Saisissez le nom de l'éditeur dans le champ Editeur.
    Ouvrez l’index Editeurs afin de vérifier si la forme a déjà été créée ou non :
  • Si l'éditeur existe dans l'index, capturez-le par un double-clic ou en appuyant sur la touche Entrée ;
  • Si l'éditeur est inexistant dans l'index, rendez-vous plus bas dans la partie Le Champ Editeurs.
  • Les autres champs sont facultatifs ou peuvent être complétés ultérieurement.
     
  • Cliquez sur Enregistrer puis sur Retourner afin de créer un lien entre les 2 fiches.
    Le nom de la collection que vous venez d'enregistrer ainsi que l'ISSN correspondant sont automatiquement capturés dans les champs Collection et ISSN de votre notice.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
 

Le champ N° de collection 

Saisissez le numéro de la collection tel que vous l’avez saisi au niveau du titre.
Pour les collections hors-série, ne mettez que le numéro de la collection, sans mention de numéro, ni de Hors-série.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
 

Le champ ISSN (International Standard Serial Number)

Il s’agit d’un champ alphanumérique qui identifie, sur le plan national, les diverses publications en série.
Il comprend 9 caractères, soit 2 groupes de 4 caractères séparés par un tiret.
 
3 Cas de figures sont possibles :
  • Si l’ISSN a été saisi dans la fiche Collections, dès que le champ Collection est renseigné, l’ISSN se remplit automatiquement ;
  • Si l’ISSN de la collection ou de la sous-collection figure sur la publication, mais ne s’affiche pas dans BCDI après avoir complété le champ Collection, renseignez-le dans la fiche Collections ;
  • Si l’ISSN ne figure nulle part sur la publication, ne renseignez pas ce champ.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
 

Le champ Date de parution 

Pour les dates de parution, saisissez :
  • pour un quotidien ou bimensuel : le jour/mois/année (ex : 01/05/2019) ;
  • pour un mensuel : le mois/année (ex : 05/2019) ;
  • pour un trimestriel : le premier mois du trimestre (ex : avril-mai-juin = 04/2019) ;
  • pour un annuel : l’année (2019).
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
 

Le champ Editeurs 

Ouvrez toujours en premier l’index des Editeurs, afin de vérifier si la forme a déjà été créée ou non.
Pour cela, appuyez sur la touche F2 ou double-cliquez dans le champ :
  • Si l'éditeur existe dans l'index, capturez-le par un double-clic ou en appuyant sur la touche Entrée ;
     
  • Si l'éditeur est inexistant dans l'index, cliquez sur le bouton en fin de champ. Une fiche Editeurs vide apparaît :
 
  • Saisissez le nom de l'éditeur dans le champ Editeur.
    Celui-ci se reportera automatiquement dans l'onglet Enregistrement du document de la notice.
  • Complétez le champ Autres formes , si besoin.
    Il s'agit des autres formes d’écriture de l’éditeur : développement de sigle, nom entier d’éditeur, mention d’édition…
  • Les autres champs sont facultatifs ou peuvent être complété ultérieurement.
  • Cliquez sur Enregistrer puis sur Retourner afin de créer un lien entre les 2 fiches.
    Le nom de l'éditeur que vous venez d'enregistrer est automatiquement capturé dans le champ Editeur de votre notice.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
 

Le champ Collation

Le nombre total de pages n’est indiqué que s’il y a une constante dans la publication en série.
 
 

La création d’un (des) exemplaire(s)

Une fois la saisie de l'onglet Enregistrement du document de la notice faite, cliquez sur le bouton Enregistrer.
BCDI vous demande alors le Nombre d’exemplaires à créer :
 
BCDI vous informe de la création d’un (des) exemplaire(s) :
Le nombre d'exemplaires proposé sera le même lors de l'enregistrement du prochain numéro de ce même périodique.
 
 
 
Rappel
Ce numéro fourni automatiquement par le logiciel correspond au Numéro d’exemplaire de la fiche Exemplaire.
 
 
 
Le conseil utile !
Il est conseillé d'exemplariser les collections de périodiques, même si les numéros ne sont pas empruntables. En effet, si vous ne créez pas d'exemplaires pour les périodiques, ceux-ci ne seront pas comptabilisés dans un certain nombre d'indicateurs d'activité concernant les acquisitions et l'état du fonds. Vous ne pourrez pas utiliser le menu Récolement > des périodiques, ni indiquer d'Emplacement pour ces documents, ni préciser quand certains numéros sont perdus...
 
 
Les boutons et apparaissent en haut à droite de l'écran.
 
Si nécessaire, cliquez sur le bouton afin de compléter votre fiche Exemplaires (pour compléter le champ Emplacement par exemple).
 
Pour en savoir plus sur le dépouillement des périodiques, reportez-vous à la partie 2.2.1.3. Le dépouillement : principes.