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Ouvrez l’index des existants en appuyant sur
F2 ou en double-cliquant dans le champ correspondant ;
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Tapez les premières lettres du nom de la collection : l’index se positionne au fur et à mesure dans la liste ;
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Capturez-le nom dans la liste par un double-clic.
Une fois la collection capturée, les champs Issn et Périodicité sont aussitôt remplis à partir de la fiche Collection.
Le champ Fournisseur
Appuyez sur la touche F2 ou double-cliquez dans le champ.
Si le fournisseur existe, capturez-le dans l'index par un double-clic.
Sinon, créez-le en saisissant une nouvelle fiche Fournisseur en cliquant sur le bouton 
.
Pour notre exemple, cela donne :
Le champ N° abonné
Indiquez votre numéro d’abonné chez l’éditeur ou le fournisseur concerné.
Pour notre exemple, cela donne :
Le champ Crédit
Indiquez, si besoin, la ligne de crédit sur laquelle est pris l’abonnement.
Ce champ est à remplir si vous gérez aussi les abonnements autres que ceux du CDI.
Pour notre exemple, cela donne :
Les champ N° de bon
Indiquez le numéro du bon de commande.
Pour notre exemple, cela donne :
Le champ Date de commande
Indiquez la date à laquelle a été établie la commande.
Pour notre exemple, cela donne :
Le champ Coût
Indiquez le coût de l’abonnement.
Pour notre exemple, cela donne :
Les champs Date prévue et Date d’échéance
Indiquez les dates de début et de fin d’abonnement au format MM/AAAA.
Les jours seront automatiquement complétés: 01 pour le début et 31 pour la fin d'abonnement lors de l'enregistrement de la fiche.
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Attention !
Le système d’alerte de renouvellement des abonnements de BCDI étant basé sur ces champs, ils doivent donc être obligatoirement renseignés.
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Pour notre exemple, cela donne :
Les champs Saisi le et Modifié le
Le champ Saisi le est automatiquement renseigné à la date du jour.
En cas de modification de la fiche Abonnements, le champ Modifié le sera compléter automatiquement.
Pour notre exemple, cela donne :
Le champ Nb. attendu
Indiquez le nombre de numéros attendus dans l’année.
Pour notre exemple, cela donne :
Le champ Nb. reçu
Le champ Nb. reçu est incrémenté automatiquement à chaque numéro bulletiné et exemplarisé, et dont la date de parution est comprise dans l’intervalle des dates d’abonnement.
Le champ Etat
Il est géré de manière semi-automatique par BCDI:
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Les valeurs possibles sont :
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En attente, lorsque l'abonnement n'a pas de numéro de périodique (bulletiné et exemplarisé) associé ;
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En cours, dès qu’un numéro de périodique, dont la date de parution est comprise dans l’intervalle des dates d’abonnement, est bulletiné et exemplarisé ;
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Echu quand le date d’échéance est passée ;
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Arrêté, lorsque le professeur documentaliste est intervenu pour sélectionner cette valeur suite à l'arrêt d'un abonnement.
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Pour notre exemple, cela donne :
Le champ Numéros attendus
Indiquez le premier des numéros attendus ainsi que le dernier.
Pour notre exemple, cela donne :
Le champ Destinataire
Si vous gérez des abonnements autres que ceux destinés au CDI, indiquez dans ce champ le service destinataire.
Enregistrez votre fiche.
Pour notre exemple, cela donne :
Cas d'un second abonnement à un même périodique
Nous prendrons l'exemple d'un nouvel abonnement à la revue L'Histoire à destination du labo. d'Histoire- Géographie.
Retrouver la fiche du 1er abonnement
Allez dans le menu Gestion du fonds > Gestion des périodiques > Gestion des abonnements > Retrouver
Constituez votre équation de recherche, par exemple
Collection =
Nom de la revue, puis cliquez sur le bouton
.Pour notre exemple, cela donne :
Dans la Liste des fiches trouvées, double-cliquez sur le titre de la collection.
Une fiche Abonnement s’ouvre :
Créer le second abonnement
Cliquez sur le bouton 
. Une fenêtre s’ouvre :
Laissez cochée la case Créer un nouvel abonnement à ce même périodique puis cliquez sur le bouton Ok.
Une nouvelle fiche pré-remplie s’ouvre :
Remplissez obligatoirement les champs Date prévue, Date d’échéance, et, si nécessaire, Date de commande, Coût ainsi que Numéros attendus ;
Modifiez, si nécessaire les champs : Fournisseur, Numéro d’abonné, Crédit, Numéro de bon, Nb. Attendu et Destinataire.
Puis enregistrez.
