Une fois le fichier des emprunteurs récupéré (par exemple, les élèves), il existe 2 possibilités pour intégrer les nouveaux emprunteurs dans la base : Importer et Mettre à jour.
L'importation des emprunteurs est utilisée :
lorsque vous les importez pour la 1ère fois,
suite à la suppression de tous les emprunteurs.
Rappel
Il est préférable de ne pas supprimer tous les emprunteurs de la base à chaque changement d'année scolaire et de privilégier la mise à jour des emprunteurs. Pour en savoir plus sur la mise à jour des emprunteurs, reportez-vous à la partie 3.1.4. Mettre à jour les emprunteurs.
Pour importer les emprunteurs, vous devez aller dans Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Importer.
Vous sélectionnez le fichier des emprunteurs au format .xml à l'endroit où vous l'avez téléchargé.
La fenêtre suivante s'ouvre :
Sélection de l'option d'insertion
Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner l'option d'insertion des fiches :
Toutes : l’importation va se dérouler sans interruption ;
Une par une : BCDI va demander confirmation pour chaque fiche à importer.
Avec l'option Une par une, vous avez alors le choix entre :
Oui : la notice est importée, puis vous passez à la suivante ;
Non : vous n’importez pas cette notice puis vous passez à la suivante ;
Abandonner : vous abonnez totalement l’importation (les fiches déjà importées ne sont pas supprimées) ;
Oui pour toutes : l’importation se poursuit alors dans sa totalité sans plus aucune interruption.
Attention !
Il est possible d'interrompre un changement lancé en cliquant sur le bouton droit de la souris. Une fenêtre s'ouvre vous demandant si vous voulez interrompre l'insertion.
Les insertions déjà effectuées ne seront toutefois pas annulées.
Sélection du mode d'insertion
Vous pouvez ensuite sélectionner le mode d'insertion des fiches
Sans mise à jour : si vous avez supprimé tous les emprunteurs de la base (emprunteurs sans prêts en cours), vous pouvez importer sans mise à jour, l’ensemble des emprunteurs du fichier récupéré à l’étape précédente.
Avec mise à jour : si vous n’avez pas supprimé les emprunteurs et que le code INE est renseigné dans vos fiches emprunteurs, vous pouvez importer avec mise à jour (les nouveaux élèves sont insérés, les élèves toujours présents sont mis à jour).
Mise à jour seule : cette option n'est pas à utiliser dans le cadre de l'importation des emprunteurs.
Rappel
Il est préférable de privilégier la mise à jour des emprunteurs, plutôt que l'importation avec mise à jour qui ne supprime pas les emprunteurs présents dans la base mais absents du fichier (emprunteurs ayant quitté l'établissement).
