3.1.4. Mettre à jour les emprunteurs

Une fois le fichier des emprunteurs récupéré (par exemple, les élèves), si vous n'avez pas supprimé les emprunteurs de l'année précédente, vous allez les Mettre à jour dans la base.

En les mettant à jour, il devient alors possible de conserver les informations saisies manuellement dans les fiches (exemple : mot de passe, téléphone, email…) ainsi que conserver les prêts et réservations en cours.

Si votre établissement dispose d'un ENT, l'identité ENT est importée dans BCDI avec le fichier des emprunteurs et constitue une clé d'identification fiable pour la mise à jour des emprunteurs.

Pour mettre à jour les emprunteurs, vous devez aller dans Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Mettre à jour.

En cliquant sur le menu, la fenêtre suivante s'ouvre, dans laquelle il vous est conseillé de :

sauvegarder votre base,
rendre anonyme les prêts.

Une fois ces opérations effectuées, vous cliquez sur Lancer la mise à jour.

Quel est le principe de fonctionnement ?

Sélectionnez le fichier d’emprunteurs à importer (celui récupéré à l’étape précédente).
Déterminez le lot d’emprunteurs de la base à mettre à jour (les élèves dans notre cas).

La mise à jour permet pour les élèves de :

supprimer les fiches des élèves partis,
mettre à jour les fiches des élèves encore présents,
créer les fiches des nouveaux élèves.

L'importation du fichier des emprunteurs dans BCDI va alors créer, modifier et supprimer des fiches Emprunteurs.

Si l'importation se déroule bien, les nouvelles fiches disposent toutes d'un champ Compte à Oui.

Pour ce qui est du champ Mot de passe :

si l'import a été fait à partir du fichier fourni par l'outil de conversion en ligne proposé par Canopé Solutions Documentaires, il dépend du choix qui a été fait pour le Mot de passe BCDI lors des paramétrages de conversion, vide ou rempli automatiquement.
si l'import a été fait à partir d'un ENT, il sera rempli de manière aléatoire afin que les comptes puissent être transmis à e-sidoc. Par contre, ce mot de passe n'est pas celui qui sera utilisé pour se connecter au portail.

Les emprunteurs qui ont des prêts en cours ne sont pas supprimés : une fiche nouvelle est importée et l’ancienne fiche présente la valeur Usager temporaire dans le champ Type emprunteur.

Cette valeur est également attribuée à toutes les fiches qui présentent un problème et ne peuvent pas être mises à jour avec certitude (défaut de la clé ENT, erreur de conversion…).

Ces fiches avec Usager temporaire présentent des droits limités (retours de prêt uniquement).

Pour plus d'informations

Vous trouverez sur le site de Canopé Solutions Documentaires, des vidéos explicatives détaillant la procédure de mise à jour des emprunteurs dans BCDI, dont la question de la récupération du fichier des emprunteurs et du traitement des usagers temporaires.