BCDI est un SIGB qui intègre des fonctionnalités de saisie d'emprunteurs, de gestion du prêt et d'édition de statistiques dépersonnalisées.
Pour assurer ces fonctions, il est nécessaire d'enregistrer et de traiter des données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel enregistrées dans BCDI et les traitements informatiques opérés avec celui-ci entrent dans le cadre du Règlement général de protection des données (RGPD).
Pour plus d'informations
Le RGPD est applicable dans l'ensemble des Etats membres de l'Union européenne depuis le 25 mai 2018.
Les notions de "données à caractère personnel" et de "traitement" sont définies dans le CHAPITRE I - Dispositions générales à l'Article 4.
Référence : RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees
Concernant la durée de conservation des données de prêt et d'emprunteurs, la Délibération n° 99-27 du 22 avril 1999de la CNIL s'applique toujours dans le cadre du RGPD.
Rappel
Délibération n° 99-27 du 22 avril 1999 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'œuvres artistiques et à la gestion des consultations de documents d'archives publiques.
Extrait de l’article 4 :
Informations relatives à l'identité des emprunteurs :
Elles sont conservées tant qu'ils continuent à participer au service de prêts. La radiation intervient d'office et dans tous les cas à l'issue d'un délai d'un an à compter de la date de fin de prêt précédent.
Informations concernant chaque prêt :
Elles sont conservées jusqu'à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l'objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d'un contentieux éventuel.
Des fonctionnalités dans BCDI permettent de se conformer aux recommandations de la CNIL, tout en conservant les mentions de date, de statut et de classe d'emprunteurs. L'édition de statistiques de prêt et de réservation (statistiques uniquement anonymes) reste donc possible après avoir rendu anonymes les prêts et les réservations dans la base documentaire.
Le délai de 4 mois ne correspond pas au rythme d'un établissement scolaire. Il est donc toléré de rendre anonymes les prêts et réservations des élèves en fin d'année scolaire ou en début d'année suivante (au moment de la mise à jour des emprunteurs par exemple).
Pour les enseignants, les prêts et réservations sont souvent conservés quelques années (demande d'enseignant de retrouver un document emprunté il y a un certain temps).
Une fiche est à votre disposition concernant la rédaction de la fiche RGPD pour les établissements utilisant BCDI.
Référence :
Fiche d’aide à la rédaction de la fiche de registre RGPD. Gestion des documents et des transactions de prêts de documents d’un Centre d’Information et de Documentation d’un EPLE avec BCDI
Dans le portail e-sidoc, dont les données transitent sur le réseau internet, le compte usager affiche uniquement l'historique des prêts de moins de 4 mois.
Dans : Annexe 1 : Conditions d'hébergement e-sidoc, Article 6 – Traitement des données à caractère personnel, 6.1.3. Nature des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la sous-traitance.
Fiche d’aide à la rédaction de la fiche de registre RGPD. Recherche des ressources documentaires et accès aux informations d’un Centre d’Information et de Documentation d’un EPLE avec le portail e-sidoc
