3.6.1. L’entrée d’un fonds temporaire
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2' 45 pour comprendre l'entrée d'un fonds temporaire
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Le fichier
Votre bibliothèque départementale vous à fait parvenir, en même temps que les documents prêtés, un fichier au format Unimarc reprenant l'intégralité des documents prêtés.
Son extension peut être: .uni ; .txt ; .iso ; .pan ; .elc
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Attention !
Seuls les fichiers au format Unimarc Iso2709 peuvent être importés comme fonds temporaires.
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Lors de la procédure d'importation de ce fichier, BCDI ouvrira le répertoire dédié Fonds temporaires qui se trouve dans Temp de BcdiCli.
Copiez donc ce fichier dans C:\BcdiCli\Temp\Fonds temporaires.
L'importation des notices
Allez dans le menu Gestion du prêt > Gestion d’un fonds temporaire > Entrée.
La fenêtre suivante s'affiche:
Cliquez sur le bouton 
pour sélectionner le fichier à importer puis cliquez sur 
.
Pour notre exemple cela donne:
Indiquez la Provenance du fonds.
Il n'est pas obligatoire de renseigner le champ Provenance, mais il est conseillé de le faire.
Si vous ne le faites pas, un message vous rappelant l'importance de champ s'affiche :
Attention à ne pas mettre un nom trop long car ce champ est limité à 30 caractères.
Pour notre exemple cela donne:
Indiquez éventuellement l'Emplacement où le fonds temporaire sera mis à la disposition des usagers.
Pour notre exemple, nous ne le remplissons pas car les livres sont trop nombreux. Ils seront placés dans les rayonnage avec les documents du CDI.
Choisissez ensuite le mode d'Insertion des fiches.
Pour notre exemple, la présence des documents ayant déjà été vérifiée en amont, l'intégralité des fiches est à importer.
Laissez la case Toutes cochée (case cochée par défaut) :
Vérifiez les données entrées:
Si tout est correct, cliquez sur 
.
Dès la fin de l’insertion, BCDI vous informe du nombre de notices et d'exemplaires crées :
Les exemplaires créés
Les fiches des exemplaires créés ont alors :
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Le Code exemplaire renseigné avec le code-barres attribué par la bibliothèque départementale (pour effectuer les prêts/retours) ;
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Le champ Temporaire avec la mention Oui ;
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Les champs Provenance et Emplacement renseignés avec les valeurs précisées lors de l’insertion du fichier Unimarc.
Un fichier récapitulatif des exemplaires créés de type .txt est enregistré dans C:\BcdiCli\Temp\Fonds temporaires, sous le nom : Entrée_[Provenance]_[Date]_[Heure].
Pour notre exemple cela donne:
Lorsque vous faites un double-clic sur ce fichier, cette fenêtre s'ouvre vous permettant de retrouver les Codes exemplaires des documents que vous avez en prêt avec les titres correspondants.
Si besoin, adaptez les cotes exemplaires à vos usages.
Ces documents pourront désormais être réservés ou prêtés à vos usagers de la même manière que ceux de votre fonds propre.
