4.5.3. Circulation des documents
L'activité de Prêt dans une journée
Vous cherchez toutes les transactions de la journée (prêts et retours).
Equation :
Recherche gestionnaire > Prêts
Sorti le = ~ DateduJour ~ ou Retourné le = ~ DateduJour ~
Il faut bien veiller à utiliser l'opérateur ou et non pas et. Avec l'opérateur et, on obtiendrait uniquement les prêts des documents qui ont été empruntés et rapportés dans la même journée.
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Rappel
Il existe un raccourci clavier pour faire apparaître automatiquement la date du jour dans l'équation : la touche F5.
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Les documents en cours de prêt
Les bandes dessinées sont très empruntées dans votre CDI. Vous souhaitez savoir combien de bandes dessinées sont en prêt en ce moment.
2 questions se posent ici :
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le choix du champ pour cibler les les bandes dessinées.
Choix du fichier : Prêts ou Exemplaires ?
Une recherche Prêts ou en Exemplaires donnera dans ce cas le même nombre de résultats.
Choix du champ de recherche pour les bandes dessinées
Deux champs peuvent être utilisés pour rechercher les bandes dessinées en général : le champ cote et le champ Natures.
Le champ cote est présent en Exemplaires (Cote E.) et en Notices (Cote, avec l'intitulé Proposition de cote dans le masque de catalogage).
Le critère Cote E. peut être utilisé en Recherche Exemplaires et Recherche Prêts.
Proposition d'équation :
Recherche gestionnaire > Exemplaires
Cote E. = BD- et Retourné le = vide
Le champ Natures est présent en Notices. Il ne peut pas être utilisé en Recherche Prêts, les champs de Notices n'étant pas accessibles depuis ce fichier de recherche.
Il faut donc obligatoirement passer par une Recherche Exemplaires pour pouvoir l'utiliser.
Proposition d'équation :
Recherche gestionnaire > Exemplaires
Natures = Bande dessinée et Retourné le = vide
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Rappel
Si plusieurs formes de Natures existent pour les bandes dessinées dans votre base, il faudra toutes les sélectionner de cette manière : (Natures = ~Bande dessinée~ ou Natures = ~BD~), jusqu'au moment où vous aurez corrigé cette forme.
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Si vous souhaitez obtenir également les mangas, vous pouvez ajouter ce critère.
Par exemple :
Recherche gestionnaire > Prêts
(Cote E. = BD- ou Cote E.= MG-) et Retourné le = vide
ou
Recherche gestionnaire > Exemplaires
(Natures = Bande dessinée ou Natures =Manga) et Retourné le = vide
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Le conseil utile !
Il se peut que, si vous rangez vos bandes dessinées dans un bac BD, ces dernières étant classées par collection, vous ne les cotiez pas.
Nous vous conseillons néanmoins de toujours les coter car :
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le champ Cote est pratique à utiliser en équation de recherche; -
il s'agit d'un critère utilisé dans certains indicateurs d'activité.
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Les documents empruntés pour une classe Dewey donnée depuis une date
Suite à un certain nombre d'acquisitions pour la classe Dewey 5 effectuées l'année précédente, vous voulez savoir, en cours d'année, le nombre d’exemplaires sortis depuis le début de l'année scolaire dans ce domaine.
Proposition d'équation :
Recherche gestionnaire > Exemplaires
Sorti le > ~01/09/2019~ et Cote E. = 5-
Dans ce cas, vous souhaitez connaître le nombre d'exemplaires sortis pour une classe Dewey donnée et non le nombre de prêts enregistrés pour cette classe.
En effet, un même exemplaire peut avoir été emprunté de nombreuses fois sur cette période, or vous souhaitez connaître le nombre d'exemplaires ayant été emprunté (au moins une fois).
Les prêts en cours
A partir du menu Gestion du Prêt > Edition des listes, rubrique Prêts, le format Prêts en cours vous propose une équation déjà enregistrée en Recherche gestionnaire > Prêts :
Retourné le = vide
Il est tout à fait possible de la modifier pour cibler un Statut d'Emprunteurs (Elève par exemple), une classe ou un niveau en particulier :
Par exemple :
Retourné le = vide et Statut M. = ~Elève~
Retourné le = vide et Classe =~6eme2~
Retourné le = vide et Classe =6-
Ce format vous permet d'éditer très facilement les prêts en cours à un moment donné.
