1. A quoi sert cette fonction ?

Dans le cadre de l’abonnement BCDI, le CRDP de Poitou-Charentes vous propose tous les ans la mise à jour du thésaurus Motbis AAAA (où AAA est le nom de l’année, Motbis 2006, Motbis 2007, etc.) édité par le CNDP.

Nota : Pour l’enseignement agricole, il s’agit aussi de Motbis AAAA auquel est ajouté le complément Thésagri AAAA.

Vous pouvez, à distance (sans aller sur le serveur de BCDI, changer de thésaurus tout en réindexant votre base).

2. Comment changer de thésaurus ?

Ce changement de thésaurus vous est proposé dans votre « Espace client »,

- depuis une station, (sans avoir besoin d’aller sur le serveur de BCDI), vous devez être connecté à internet ;

- depuis le menu principal de BCDI, cliquez sur le point d’interrogation, puis sur le bouton « Votre espace client » ;

- suivez les indications du site pour « installer » l’outil de changement de thésaurus (par défaut, il s’installera dans votre répertoire \BcdiCli\Temp si vous êtes sur une station, et dans \BcdiServ\Temp si vous êtes sur le serveur) ;

- vous pouvez alors utiliser la fonction « Changement de thésaurus ».

Cette fonction vous proposera dans un premier temps de changer le thésaurus de la « base en cours », par défaut, la base principale, puis vous proposera de changer la « base initiale » (il s’agit d’une base, installée sur le serveur, qui sert de modèle pour créer des bases vides ; il est donc nécessaire de changer aussi son thésaurus).

Pour changer le thésaurus d’une autre base, utilisez la fonction « Changer de base » (ou identifiez-vous avec le mot de passe ouvrant cette base), et utilisez la fonction « Changement de thésaurus ».

Nota : le changement de thésaurus est une opération complexe, qui peut – c’est heureusement fort rare, mais on n’est jamais trop prudent – s’avérer « risquée », c’est pourquoi un message vous demande si vous avez bien pensé à effectuer une sauvegarde de votre base avant de changer de thésaurus. Nous vous conseillons de suivre ce conseil (allez en Outils, Gestion des bases, Sauvegarder une base).

3. Que se passe-t-il lors d’un changement de thésaurus ?

- le nouveau thésaurus est copié, à côté de l’ancien, dans le répertoire de la base que l’on veut convertir, ainsi qu’une table de correspondance (thS-thB.txt) ;

- Bcdi vérifie (automatiquement) votre propre thésaurus, la table de correspondance et le nouveau thésaurus ;

- chaque fiche notice est lue, les champs Descripteurs et Mots clés sont concaténés (additionnés), chaque terme (entre deux « / ») est comparé à la table de correspondance :

- si le terme est présent dans la table de correspondance, il est remplacé par la nouvelle forme, sinon, il est conservé tel quel ;

- la liste est dédoublonnée et écrite dans une copie du fichier notices.

- quand toutes les fiches notices ont été relues et corrigées, l’ancien fichier Notices et l’ancien thésaurus sont effacés du disque sur le serveur, la copie du fichier Notices vient remplacer l’ancien fichier Notices, et le nouveau thésaurus vient remplacer l’ancien ;

- BCDI va automatiquement reconstruire la base, ce qui va contrôler ce qui a été mis dans le champ descripteur du nouveau fichier Notices :

- les termes non trouvés dans le nouveau thésaurus sont basculés en mots clés ;

- si, en descripteur, on a à la fois un terme générique et un terme spécifique, seul le terme spécifique est conservé.