2. Fenêtre de mise en cohérence des formes
1. Choix du champ à mettre en cohérence
2. Choix des formes à modifier
3. Sélection de la valeur de remplacement
3. Lancer la mise en cohérence
4. Suppression des fiches orphelines
1. A quoi sert cette fonction
Cette fonction vous assiste pour mettre en cohérence les valeurs (index) des champs qui prennent leurs valeurs dans une table de références (comme le champ Auteur, de la table des Notices dont les valeurs correspondent à des fiches de la table Auteurs). Nous allons, à titre d’exemple, corriger les formes erronées de l’auteur René Backmann.
2. Fenêtre de mise en cohérence des formes
1. Choix du champ à mettre en cohérence
Dans la liste déroulante « Choix du champ à mettre en cohérence » choisissez :
- Auteur
- Editeur
- Collection
Champ chaque disponible correspond à une table de référence : Auteurs, Editeurs, Collections. La table Notices servira de repère à la mise en cohérence. Cependant, d’autres tables seront modifiées pour refléter les changements demandés dans la table Notices. Par exemple, si vous mettez en cohérence les collections, la table Abonnements sera modifiée si des fiches d’abonnements référencent des formes qu’on demande à corriger.
Dès la sélection du champ à mettre en cohérence, BCDI va collecter toutes les formes présentes dans la base de données. Cette opération peut être longue. Pendant ce temps, le logiciel sera occupé. Ces formes sont affichées dans la liste « Valeurs existantes ».
La liste indique, dans une 2ème colonne, le nombre de notices qui utilisent cette forme. Si le texte est vide, alors aucune notice ne référence cette forme.
Vous pouvez trier cette liste :
- Par ordre alphabétique croissant de la forme existante (tri par défaut) ou par ordre décroissant ;
- Par ordre croissant ou décroissant du nombre de notice rattachées.
Cette 2ème option de tri vous permettra de détecter facilement les formes « orphelines » (sans aucune notice rattachée)
Pour changer l'option de tri, cliquer sur l'un des 2 boutons au-dessus de la liste. Celui qui porte le nom du champ à mettre en cohérence (Auteurs, Editeurs ou Collections) trie par ordre alphabétique des formes. Le bouton Notices trie par nombre de notices rattachées. Cliquez à nouveau sur le bouton mour inverser l'ordre de tri.
2. Choix des formes à modifier
Dans la liste « Valeurs existantes », cochez la ou les formes que vous souhaitez modifier.
La liste sur fond bleu, sous la liste des existants, rappelle toutes les formes qui sont cochées. Son en-tête indique le nombre de formes actuellement cochées, sous la forme « Liste de X fiches à supprimer ».
Pour retirer une forme de la liste des fiches à supprimer, cliquez simplement dessus.
Dans toutes les tables qui référencent le champ sélectionné en 1, les fiches, dont le champ vaut l’une des valeurs de la « Liste de fiches à supprimer », vont être modifiées.
3. Sélection de la valeur de remplacement
Dans la rubrique « Sélectionnez la valeur de remplacement » le label de la case de saisie prend le nom du champ sélectionné en 1.
Dans cette case de saisie vous pouvez :
- Capturer une valeur existante dans l’index (avec la touche F2 ou un double-clic dans la case de saisie) ;
- Cliquer sur le bouton « Voir, saisir » pour faire défiler les fiches existantes de la table de référence, ou en créer une nouvelle si aucune forme existante ne vous convient.
Toutes les fiches dont le champ vaut l’une des valeurs de la liste « Liste de fiches à supprimer » vont voir le champ prendre la valeur de remplacement sélectionnée ici.
1. Options de remplacement
L’option « Confirmer chaque changement » permet d’arrêter le défilement des fiches, lorsqu’une des formes à changer est rencontrée. Vous pouvez alors contrôler la modification et l’accepter ou la rejeter.
L’option « Supprimer les doublons dans le champ » évite que, dans un champ multi-valué, une forme corrigée soit présente en même temps qu’une forme corrigée.
Par exemple :
- les auteurs d’une notice sont « Backmann, René / Backmann, R ».
- la simple correction de la forme erronée modifiera le champ en « Backmann, René / Backmann, René ».
avec cette option, le doublon sera supprimé après la correction de la forme erronée. Le champ vaudra alors « Backmann, René ».
2. Autres commandes
- Le bouton
efface tout le formulaire.
Vous pouvez repartir du choix du champ à mettre en cohérence ; - Le bouton
quitte ce formulaire sans lancer la mise en cohérence ; - Le bouton « Nouvelles formes » vous permet de filtrer la liste des valeurs existantes selon un critère de date.
Choisissez le début et la fin de la période sur laquelle vous voulez établir le filtre. Choisissez le champ date sur lequel vous voulez faire porter le filtre. Cliquez sur OK. La liste des valeurs existante affichera alors uniquement les formes dont la date choisie est comprise entre la date de début et la date de fin sélectionnées.
3. Lancer la mise en cohérence
Lancez la mise en cohérence en cliquant sur le bouton « Lancer ».
Un message d’avertissement récapitule vos choix avant de lancer les modifications.
Si vous répondez :
- Oui : l’opération commence
- Non : l’opération est annulée, aucune fiche n’est modifiée.
Pour chaque table qui va subir des modifications, un message vous avertit du nombre de fiches qui seront modifiées. Dans l’exemple, seule la table Notices référence une des formes d’auteur à corriger.
Si vous répondez :
- Oui : l’opération commence
- Non : l’opération est annulée, aucune fiche n’est modifiée.
Les fiches de cette table commencent à défiler.
Si vous avez coché l’option « Confirmer chaque changement », le défilement s’arrête dès qu’une fiche référence une des formes à changer. BCDI vous pose la question :
Si vous répondez :
- Oui : la fiche est modifiée et on reprend le défilement des fiches ;
- Non : la fiche n’est pas modifiée et on reprend le défilement des fiches ;
- Abandonner : la fiche n’est pas modifiée et l’opération est interrompue. Les changements dans les fiches déjà modifiées ne sont pas annulés ;
- Oui pour tout : la fiche est modifiée, on reprend le défilement des fiches et on ne posera plus cette question.
Si vous avez décoché l’option « Confirmer chaque changement » ou si vous avez répondu « Oui pour tout », les fiches à modifier défilent rapidement et les changements sont automatiquement acceptés.
On reprend la procédure à l’apparition de l’avertissement sur le nombre de fiches modifiées, pour chaque table qui doit subir des modifications. Si vous avez répondu « Oui pour tous », à la question posée pour la confirmation de chaque changement, alors, pour les tables suivantes, BCDI ne vous pose plus la question.
4. Suppression des fiches orphelines
Nous venons d’éliminer des références à ces formes erronées. Les fiches correspondant à ces formes erronées, dans leur table respective (tables Auteurs, Editeurs ou Collections), risquent de ne plus être référencées nulle part. On peut vouloir supprimer ces fiches orphelines. C’est l’objet de la suite du traitement. A l’issue des changements sur chaque table, BCDI affiche la fenêtre suivante :
Si vous répondez :
- OK : BCDI va supprimer ces fiches ;
- Annuler : vous laissez les fiches orphelines dans leur table respective et l’opération de mise en cohérence est terminée.
L’option « Supprimer les ressources associées » : nous vous recommandons de la laisser cochée. Si des ressources ont été associées aux fiches que vous allez supprimer, elles ne seront plus référencées une fois l’opération terminée. Elles seront orphelines à leur tour. Cette option permet de désherber ces ressources immédiatement.
La suppression des fiches orphelines commence par un récapitulatif des suppressions qui auront lieu :
Si vous répondez :
- Oui : la suppression commence ;
- Non : l’opération est annulée, aucune fiche orpheline n’est supprimée.
La suppression des fiches orphelines est accompagnée d’une option « Confirmer chaque suppression » implicite. Avant de supprimer une fiche, BCDI posera la question
Si vous répondez :
- Oui : la fiche est supprimée et on reprend le défilement des fiches orphelines à supprimer ;
- Non : la fiche n’est pas supprimée et on reprend le défilement des fiches ;
- Abandonner : la fiche n’est pas supprimée et l’opération est interrompue. Les fiches déjà supprimées ne sont pas récupérées ;
- Oui pour tout : la fiche est supprimée, on reprend le défilement des fiches et on ne posera plus cette question.
Si plusieurs tables sont modifiées, BCDI vous proposera cette action pour chaque table. Cependant, il pourra ne trouver aucune fiche orpheline à supprimer avant le traitement de la dernière table. En effet, si la table Notices et la table Abonnements doivent être modifiées, pour une mise en cohérence des collections, une fiche de collection référencée dans Notices et Abonnements ne sera orpheline qu’après la mise en cohérence de la dernière table.
5. Mode expert
L’option « Expert », si elle est cochée fait apparaitre deux commandes supplémentaires
- Mémoriser : permet d’enregistrer le formulaire dans un fichier ;
- Voir : permet de récupérer un formulaire préalablement enregistré par la commande Mémoriser.
Notez que vous pouvez effacer une ligne (bouton-poubelle), enregistrer (bouton-disquette) ou rappeler (bouton-disque-flèche) vos formulaires de mise en cohérence