1. A quoi sert cette fonction

Cette fonction vous assiste pour mettre en cohérence les valeurs (index) des champs gérés avec des listes de formes conseillées (nomenclatures).

Une même notion doit être toujours saisie de la même façon. Prenons, comme exemple dans la base Demo, le fait qu’en Natures :

on trouve « Iconographie » et « Iconographie. » ;
on trouve « programmes » et « programme d’enseignement ».

Nous allons, à titre d’exercice, corriger ces deux erreurs :

en deux fois (mode simple) ;
en une seule fois (mode expert).

2. Corriger en mode simple (option « expert » non cochée)

Dans un premier temps, nous avons choisi le champ « Natures » dans la fenêtre de choix en haut, à droit, ce qui a affiché automatiquement :

la liste des valeurs existantes dans ce champ dans la base ;
la liste des valeurs conseillées (nomenclatures).

Vous remarquerez que la liste des valeurs existantes est présentée deux fois : en effet, on peut vouloir renvoyer une valeur existante non pas sur une valeur conseillée, mais sur une autre valeur existante.

Nous nous sommes positionné dans la liste des existants sur la forme à modifier (elle apparaît en surbrillance).

Remarquez bien qu’il est possible, en même temps, de faire dérouler les deux autres listes pour les consulter.

Cliquez sur le bouton : pour capturer dans « valeurs à changer » la valeur sélectionnée en surbrillance (il est tout à fait possible de sélectionner plusieurs valeurs pour les remplacer par un seule et même autre valeur).

Procédez de la même façon pour capturer la valeur de remplacement dans la zone « remplacer par la valeur ».

Il vous reste à choisir vos options :

Supprimer doublons dans les champs (très conseillé, sauf dans le champ Fonctions !)
Confirmer à chaque changement (très conseillé, vous pourrez ainsi vérifier que votre changement est logique en validant les premières fiches, puis, si tout est correct, vous pourrez alors indiquer à BCDI de continuer sans s’arrêter).

Cliquez sur le bouton « Lancer » pour corriger votre base.

Nota : Vous pouvez aussi :

remplacer une ou des valeur(s) existante(s) par une valeur que vous créez vous-même dans la zone « Créer une nouvelle valeur ».
effacer une valeur sélectionnée dans Valeurs à changer en cochant l’option « Effacer les valeurs sélectionnées »

Pour corriger « Programmes », cliquez sur le bouton-gomme et procédez comme pour Iconographie.

3. Corriger en mode expert (option « expert » cochée)

Procédez pour « Iconographie » exactement comme ci-dessus, vous obtenez :

vous venez de préparer votre première modification, cliquez sur le bouton « Mémoriser ».

Cliquez sur le bouton-gomme et répondre « Non » à la question « Effacer aussi les modifications mémorisées ».

Procédez, comme ci-dessus, pour préparer votre 2^e modification :

puis cliquez sur le bouton « Mémoriser ».

Pour vérifier ce que vous avez mémorisé, cliquez sur le bouton « Voir » :

Vous remarquerez que vous pouvez effacer une ligne (bouton-poubelle) ou enregistrer (bouton-disquette) vos conditions de modification sur le disque (par exemple, vous avez préparé plusieurs modifications, vous êtes interrompu(e), vous pourrez continuer le lendemain en les rappelant (bouton-disque-flèche)).

Refermez cet écran, puis cliquez sur le bouton « Lancer » : vos deux modifications sont « chaînées » automatiquement.

4. Le bouton « Nouvelles formes »

Le but de cette fonction est de mettre en évidence des formes nouvelles (non présentes dans les nomenclatures) qui auraient pu être créées accidentellement, lors du catalogage ou lors d’importations de données.

Cliquez sur le bouton « Nouvelles formes », une fenêtre vous demande de définir un début et une fin de période.

Cliquez sur Ok, vous obtenez une fenêtre dans laquelle la colonne de gauche ne contient que les formes qui n’existent pas dans la colonne de droite (à savoir la nomenclature). La fenêtre centrale contient toujours toutes les formes existantes.

Nota : Remarquez, au-dessus de la liste de gauche, l’indication du nombre de notices contenant la nouvelle forme sur laquelle vous placez le curseur de votre souris.

Travaillez exactement comme indiqué ci-dessus (correction simple ou experte) pour mettre en cohérence votre base.