1. Gérer les abonnements en alerte

a) Affichage des alertes

Lorsque des abonnements sont en alerte (ils sont à renouveler), une information est donnée :

à l’ouverture d’une base (ouverture du logiciel ou changement de base) dans un encadré en haut à droite : sont signalés les abonnements déjà échus et les abonnements arrivant à échéance.
En cliquant sur chacune de ces deux lignes, le menu Renouveler est ouvert directement avec les abonnements concernés par l’alerte.
Cette fenêtre se ferme automatiquement à l’ouverture de n’importe quel menu de BCDI
de manière permanente dans le menu sous la forme « Gestion des abonnements (X alertes) », toutes les alertes étant regroupées : les abonnements en alerte sont accessibles en cliquant sur le menu Renouveler

b) Conditions d’une alerte

Est en alerte un abonnement :

échu depuis moins de deux semaines (Date d’échéance passée depuis moins de deux semaines). Passé ce délai, l’alerte disparaît ;
arrivant à échéance dans moins de deux mois (Date d’échéance dans moins de deux mois) ;
qui remplit ces conditions de date et qui n’a pas encore été renouvelé (champ Renouvelé à « Non ») ;
qui remplit ces conditions de date et qui n’a pas été arrêté (champ Etat « Arrêté »).

c) Renouveler les abonnements en alerte

Cliquez sur le menu Renouveler : les abonnements en alerte apparaissent dans la liste des résultats :

Il est possible alors :

de « Tout sélectionner » pour renouveler l’ensemble des abonnements de la liste ;
de cocher uniquement les abonnements à renouveler.
Un conseil !
Une fois les abonnements cochés, cliquez sur le bouton gomme pour ne garder que ces abonnements dans la liste de résultats.
Laissez cochée l’option « Seulement les éléments non sélectionnés »
La navigation par fiche « Suivante » en sera facilitée.

Une fois la sélection effectuée, cliquez sur le bouton Renouveler, devenu actif.

Une fiche Abonnement déjà dupliquée apparaît : les champs Date de commande, Date prévue, Date d’échéance, Nb. reçu et Numéros attendus ont été vidés.

Un encadré en bas de l’écran rappelle les données de la fiche ayant servi de « source » à cette duplication :

Vous pouvez remplir la fiche abonnement

L’abonnement à ce périodique ne fait alors plus l’objet d’une alerte (il n’apparaît plus dans la liste).

Le champ Etat est « En attente » : il passera à « En cours » lors du bulletinage du premier numéro reçu pour cet abonnement

Remarque
L’abonnement précédent, qui vient donc d’être renouvelé, a le champ Renouvelé rempli avec la mention « Oui » (champ caché dans les masques).

d) Arrêter un abonnement

Pour arrêter un abonnement, il faut passer le champ Etat de la fiche de cet abonnement à la valeur « Arrêté » en la sélectionnant dans la liste fermée proposée :

Si l’abonnement faisait l’objet d’une alerte, celle-ci disparaît : l’abonnement ne fait plus partie de la liste des abonnements en alerte.

2. Renouveler un abonnement en dehors d’une alerte

Il est possible de rechercher un abonnement en particulier pour le renouveler :

à partir de la zone de recherche en haut de l’écran : rechercher par Collection, Date d’échéance, Fournisseur, etc.
Remarque : l’index des collections présente la liste des collections de périodiques pour lesquelles il existe au moins une fiche Abonnement ;
à l’aide du bouton Feuilleter, qui permet d’afficher une fiche Abonnement et de la sélectionner en faisant Retourner ;

Les abonnements ainsi sélectionnés sont cochés par défaut.

Si vous lancez des recherches successives, un message vous demande si vous souhaitez ajouter à la sélection déjà faite ou effacer la liste existante pour ne conserver que le dernier abonnement recherché.

Une fois votre sélection terminée, il suffit alors de cliquer sur Renouveler et de procéder comme cela est décrit ci-dessus.

Il est possible d’afficher la liste de vos abonnements en cours ou échus et non renouvelés en cliquant sur la gomme et en lançant la recherche : tous les abonnements susceptibles d’être renouvelés sont affichés.