En effet, il vous sera possible, par la suite, de rappeler un modèle de rapport créé par l’assistant pour le modifier (et c’est ce que nous ferons dans l’exemple 2). Répondez Non pour ce premier exemple.

2. L’onglet Données

Vous devez tout d’abord indiquer le nom du fichier dans lequel (à partir duquel) vous utiliserez ce rapport (il serait en effet aberrant de rechercher en Notices pour trouver le nom des Emprunteurs !).

Dans la ligne « Ce rapport sera utilisé depuis une recherche en : », choisissez donc « Emprunteurs » : vous constatez que, par défaut, ce sont les champs du fichier Emprunteurs qui s’affichent dans la liste des champs (à gauche).

Choisissez dans cette liste les champs Emprunteurs, Adresse, Code postal et Ville.

Pour cela, cliquez sur un champ pour le sélectionner puis sur le bouton Ajouter.

Astuce : il est possible de sélectionner plusieurs champs en maintenant pressée la touche CTRL du clavier pendant qu’on clique sur les différents champs qui apparaissent ainsi en surbrillance. Ensuite, on clique sur « Ajouter ».

Il est bien sûr possible en cas d’erreur de « désélectionner. » un champ en cliquant sur son nom dans la liste de droite puis en cliquant sur le bouton « Enlever » (il retourne dans la liste de gauche).

Cliquez sur le bouton « Suivant » (ou sur l’onglet « Groupes »)… pour notre exemple 1, cette étape (facultative) est inutile.

Cliquez sur le bouton « Suivant » (ou sur l’onglet « Détails »)… pour notre exemple 1, cette étape (facultative) est inutile.

Cliquez sur le bouton « Suivant » (ou directement sur l’onglet Disposition sans passer par les autres onglets).

3. l’onglet « Disposition »

Emplissez le champ Titre, et choisissez une disposition-orientation (Portrait ou paysage) et dans « Données maître », laissez coché « Etiquette », et cochez l’option « ligne » (si vous voulez que chaque emprunteur soit séparé des autres par une ligne).

4. Le bouton « Terminé »

Cliquez sur le bouton « Terminé ».

Donnez un nom à votre rapport (dans notre exemple « Liste Emprunteurs »).

Que se passe-t-il ?

BCDI crée DEUX fichiers :

a) un fichier « Modèle » (qui pourra être rappelé pour être modifié, ce que nous ferons dans l’exemple 2) ;

b) un fichier « Rapport » (directement utilisable dans BCDI, mais qui ne pourra être modifié qu’en mode expert – ou qui pourra être recréé depuis le fichier modèle modifié).

Note technique : les fichiers modèles sont enregistrés sur le disque avec l’extension *.md3, dans notre exemple, Liste Emprunteurs.md3, les fichiers rapports eux-mêmes avec l’extension *.fr3, dans notre exemple Liste Emprunteurs.fr3)

5. Comment utiliser ce rapport ?

Dans le menu général, Recherche, Recherche experte, Emprunteurs, tapez « tout » dans l’équation de recherche, clic sur le bouton « Format de sortie », Rapports

Rappelez le fichier Liste Emprunteurs.fr3

Nota : si vous êtes en recherche dans un autre fichier que Emprunteurs, Bcdi affiche un message d’avertissement :

- si vous cliquez sur Ok, vous serez automatiquement basculé dans le bon fichier de recherche (en Emprunteurs dans notre exemple) ;

- si vous cliquez sur Annuler, l’appel du rapport sera annulé pour vous permettre de copier/coller votre équation de recherche avant de basculer ensuite dans le bon fichier de recherche.

Dans l’équation de recherche, tapez « Tout », lancez la recherche et cliquez sur le bouton-œil (voir, éditer).

Vous devez obtenir un rapport ressemblant à :

Attention ! Seules les dix premières pages du rapport vous sont proposées, pour obtenir la totalité du rapport, cliquez sur le bouton :

« Voir toutes les pages »

.

.Vous remarquerez que le rapport affiche alors le « profil « ou « l’arbre » du rapport à gauche :

Vous pouvez cliquer sur un nom d’emprunteur dans ce profil : le rapport se positionne sur ce nom.

6. Tous les boutons du rapport :

2. Exemple 2 : créer une liste simple au format tableau

Exercice : nous allons lister tous les emprunteurs avec leur nom, leur adresse, leur code postal et leur ville, sous la forme d’un tableau.

1. modifier un modèle existant

Nous allons modifier notre rapport précédent (à partir de son modèle). Outils / Edition de rapports / Assistant, à la question :

répondez Oui. Rappelez votre modèle de rapport précédent (Liste Emprunteurs.md3), et cliquez directement sur l’onglet Disposition.

2. L’onglet Disposition

Dans « Données maître », cochez « Tableau » (vous pouvez aussi cocher « séparateur vertical » et modifier le titre).

Cliquez sur « Terminé », enregistrez votre rapport sous un autre nom (ou le même nom… le rapport précédent – et son modèle – seront alors « écrasés » par le nouveau).

3. Résultat

En Recherche, Recherche experte, Emprunteurs, Format de sortie, Rapports, rappelez votre rapport, vous devez obtenir un rapport ressemblant à :

3. Exemple 3 : créer une liste avec ruptures (groupes)

Exercice : nous allons lister les emprunteurs en les regroupant par activité.

Nous allons à nouveau modifier notre modèle précédent… rappelez-le…

Dans l’onglet Données, dans la liste des champs, sélectionnez le champ activité :

1. L’onglet Groupes

Sélectionnez dans la liste de gauche le champ à partir duquel vous voulez grouper les autres (pour notre exemple, « activité»).

2. L’onglet Style

Vous pouvez choisir un « style » de présentation, choisissez « Flash » (il est spectaculaire !).

Cliquez sur le bouton « Terminé », enregistrez votre rapport (ce qui enregistre aussi votre modèle) avec le même nom ou un autre nom.

3. Résultat

Rappelez votre rapport.

Vous remarquez que BCDI a automatiquement coché « activité» dans la fenêtre « classer les fiches par ». Vous pouvez classer AUSSI par emprunteurs.

Cherchez « Tout » et éditez votre rapport, vous devez obtenir un rapport ressemblant à :

Remarquez le profil-arbre du rapport qui vous montre bien comment sont répartis les emprunteurs. Vous pouvez naviguer dans le rapport en cliquant dans cet arbre.

4. Exemple 4 : créer une liste avec ruptures (groupes) et sous-listes (détails)

Pour chaque emprunteur, nous allons lister ce qu’il a emprunté.

Nous allons à nouveau modifier notre modèle précédent. Rappelez-le, et cliquez sur l’onglet Détails

1. L’onglet Détails

Dans « Quels détails (ou sous-liste) ? », choisissez Prêts, ce qui affiche les champs du fichier Prêts.

Sélectionnez les champs à afficher. Par exemple Exemplaire, Sorti le, Retourné le.

2. L’onglet Disposition

Cliquez sur l’onglet Disposition, et paramétrez « Données détail » : cochez « Tableau » et « Séparateur vertical ».

Cliquez sur « Terminé » et enregistrez votre rapport.

3. Résultat

En recherche Emprunteurs, rappelez votre rapport, vous devez obtenir un rapport ressemblant à :

5. Les onglets de l’assistant éditeur de rapports (sans exemples)

1. Onglet Données

C’est à partir de cet onglet que vous sélectionnerez les données principales, ou données « maître » que vous voulez voir apparaître dans votre rapport.

Sélectionnez d’abord l’ensemble de données « maître » sur lequel portera la recherche : c’est une des tables de la base de BCDI.

A partir de cet ensemble de données « maître » de recherche, vous pouvez sélectionner l’une des tables reliées directement avec lui (relation dite « 1 – 1 »).

Par exemple, si vous avez sélectionné Notices en recherche, les tables reliées sont, en plus de Notices, Exemplaires, Ressources, Editeurs, Collections, Auteurs.

Sélectionnez ensuite les champs que vous voulez voir apparaître en données maître, dans l’une ou l’autre de ces tables, ordonnez les dans l’ordre d’affichage que vous souhaitez.

NB : Vous pouvez aussi charger un « modèle », c'est-à-dire partir d’un rapport préconstruit pour le modifier et créer un nouveau rapport.

2. Onglet Groupes

C’est à partir de cet onglet que vous gérerez la façon dont vos données « maître » seront triées et regroupées dans votre rapport.

A partir de l’exemple précédent vous pouvez décider de regrouper vos données par « Support ».

Dans ce cas, les fiches « Notices » apparaîtront classées par ces rubriques, avec le champ « Support » en entête.

Vous pouvez imbriquer plusieurs groupements. C’est l’ordre dans lequel ils sont sélectionnés qui définit les priorités.

3. Onglet Détails

C’est à partir de cet onglet que vous sélectionnerez les données secondaires, ou données « détail » que vous voulez voir apparaître dans votre rapport.

Sélectionnez d’abord l’ensemble de données « détail » sur lequel portera la recherche de détail.

Les tables « détail » sont les tables associées sous forme de liste aux données « maître » (relation dite « 1 – N »).

A partir de l’exemple précédent, les tables « détail » associées à la table « Notices » seront les tables « Exemplaires », « Achats », « Réservations ».

A partir de cet ensemble de données « détail » de recherche, vous pouvez sélectionner l’une des tables reliées directement avec lui, comme précédemment.

Sélectionnez ensuite les champs que vous voulez voir apparaître en données « détail », dans l’une ou l’autre de ces tables, ordonnez les dans l’ordre d’affichage que vous souhaitez.

Dans l’exemple précédent, on peut sélectionner l’ensemble de données « détail » « Exemplaires », et à partir de là, les champs que vous souhaitez de la fiche exemplaire.
Dans le rapport final, pour chacune des fiches de données Notices, apparaîtront la liste des exemplaires associés à cette notice, avec les champs sélectionnés.

4. Onglet Disposition

C’est à partir de cet onglet que vous définirez la disposition des différents éléments ou « bandes » du rapport.

Titre :
Indiquez le titre de votre rapport. Ce titre apparaîtra en haut de la première page.

Si vous ne voulez pas mettre de titre à votre rapport, décochez la case « Titre »

Disposition :

Définissez l’orientation de la page : « Portrait » ou « Paysage »

Définissez le nombre de colonnes dans la page d’impression. Les données seront imprimées sur chaque page selon ce nombre de colonnes.
Attention, ce nombre de colonnes n’est modifiable et supérieur à 1 que si les données « maître » et « détail » sont affichées sous forme « Etiquette ».

Dimensions :
Définissez les dimensions des bandes et des champs. Si les bandes sont à hauteur fixe, les données « maître » et données « détail » seront affichées selon la même hauteur, quelle que soit la taille des champs.
En général, ce mode est utilisé lorsque la taille des champs est fixe, et ne risque pas de déborder sur les autres champs. On l’utilisera souvent dans le cas de rapports multi colonnes.

Les champs peuvent être ajustés à la largeur de la page, c'est-à-dire qu’ils ne « déborderont » pas de la page. Cette option sera généralement conservée, sauf, éventuellement si les champs sont très courts.

Groupes :

Si des groupes ont été définis, il est possible de prévoir une ligne ou bande séparatrice entre chaque groupe de données.
Cette bande peut être sous la forme d’une ligne vide (Espace) ou d’un trait (Ligne) dont on peut préciser l’épaisseur (de 1 à 4).

Il est possible aussi de prévoir un décalage vers la droite du champ Groupe. Ce décalage est donné en millimètres.

Par défaut, le champ « Groupe » comporte le nom du champ suivi de sa valeur. Il est possible de ne donner que la valeur du champ, en décochant l’option « Nom des champs »

Données « Maître » :
Les fiches de données « maître » peuvent être affichées sous forme « Etiquette » : un champ par ligne, ou sous forme « Tableau » : les champs sont répartis sur une seule ligne. Dans le cas où ces fiches sont affichées sous forme de tableau, une ligne « Entête » comportant les noms des champs est affichée.

Il est possible de prévoir une ligne ou bande séparatrice entre chaque fiche de données « maître ».
Cette bande peut être sous la forme d’une ligne vide (Espace) ou d’un trait (Ligne) dont on peut préciser l’épaisseur (de 1 à 4).

Il est possible aussi de prévoir un décalage vers la droite des champs des fiches de données « Maître ». Ce décalage est donné en millimètres.

Par défaut, les champs des fiches « maître » comportent le nom du champ suivi de sa valeur. Il est possible de ne donner que la valeur du champ, en décochant l’option « Nom des champs », seulement dans le cas où ces fiches sont sous forme « Etiquette ».

Données « Détail » :
Les fiches de données « détail » peuvent être affichées sous forme « Etiquette » : un champ par ligne, ou sous forme « Tableau » : les champs sont répartis sur une seule ligne. Dans le cas où ces fiches données sont affichées sous forme de tableau, une ligne « Entête » comportant les noms des champs est affichée.

Il est possible de prévoir une ligne ou bande séparatrice entre chaque fiche de données « détail ».
Cette bande peut être sous la forme d’une ligne vide (Espace) ou d’un trait (Ligne) dont on peut préciser l’épaisseur (de 1 à 4).

Il est possible aussi de prévoir un décalage vers la droite des champs des fiches de données « Détail ». Ce décalage est donné en millimètres.

Par défaut, les champs des fiches de données « détail » comportent le nom du champ suivi de sa valeur. Il est possible de ne donner que la valeur du champ, en décochant l’option « Nom des champs », seulement dans le cas où ces fiches sont sous forme « Etiquette ».

Pied de page :
Indiquez ce que vous voulez voir apparaître dans votre pied de page. Ce Pied de page apparaîtra en bas de chaque page.

Les champs « Date » et « Heure » apparaîtront dans le bas de page à gauche, le numéro de page à droite.

Si vous ne voulez pas mettre de pied de page à votre rapport, décochez la case « Pied de page ».

5. Onglet Style

C’est à partir de cet onglet que vous définirez l’aspect graphique des différents éléments du rapport.
Il existe une liste de styles prédéfinis, dont vous pouvez voir l’aspect dans la fenêtre d’affichage à l’écran.

Liste de styles :
Cette commande affiche la liste des (fichiers) styles présents dans le répertoire de styles (par défaut ..\Rapports).
Cochez ou décochez ceux que vous voulez voir apparaître ou non dans la fenêtre de choix de styles.

Modifier un style :
Cette commande permet de modifier un style existant.

Vous pouvez consulter la partie « Création d’un style » dans la documentation sur l’éditeur de rapport en mode expert.

1. Le bouton « Terminé »

Cette commande permet de générer le rapport à partir des éléments donnés dans l’assistant de création.
Note technique : les fichiers modèles sont enregistrés sur le disque avec l’extension *.md3, les fichiers rapports eux-mêmes avec l’extension *.fr3.

2. Les Modèles de rapports

Un modèle est un « pré rapport », c'est-à-dire l’image de ce que vous avez créé dans les étapes précédentes.

Il répertorie les ensembles de données « maître » et « détails », les groupes, la disposition des éléments du rapport, ainsi que le style.

Il ne tient pas compte des modifications ultérieures que vous pouvez apporter au rapport dans l’éditeur de rapports en mode expert.