Mettre à jour une liste d’emprunteurs dans BCDI Spécial

2. Prêts en cours et historiques de prêts, réservations. 2

4. Fenêtre de mise à jour d’emprunteurs. 3

1. Présentation

Cette fonctionnalité est principalement destinée à l’usage des établissements scolaires, où la liste des emprunteurs BCDI est renouvelée, en début de chaque année scolaire, à partir d’un lot de données en provenance d’un autre logiciel.
Néanmoins, elle peut être aussi utilisée dans la version Spécial, par exemple si votre BCDI fait parti d’un réseau de médiathèque où les emprunteurs sont mutualisés. Régulièrement, vous devrez récupérer la liste des emprunteurs d’un autre centre, pour les intégrer dans votre BCDI.

La mise à jour fonctionne sur le principe d’une comparaison des emprunteurs actuellement dans votre base BCDI avec une liste d’emprunteurs en provenance d’une source de données externe. Il peut s’agir d’un extrait en provenance d’un autre BCDI, ou de données issues d’un logiciel tiers. Le postulat de base est que ces données externes sont plus à jour que les données des emprunteurs actuellement dans la base BCDI : nouveaux emprunteurs et données plus récentes pour les emprunteurs déjà présents dans BCDI.

Une première comparaison est faite entre les données externes et la totalité des emprunteurs actuellement dans la base BCDI. Cette première comparaison va définir 2 groupes d’emprunteurs distincts :

- Les emprunteurs présents dans la liste externe, mais actuellement absents de la base BCDI : ce sont des nouveaux emprunteurs qui seront insérés dans BCDI ;

- Les emprunteurs actuellement présents dans la base BCDI et aussi présents dans la liste externe : ces emprunteurs BCDI seront mis à jour en utilisant les données disponibles dans la liste externe ;

Cette fonctionnalité propose une option facultative avec laquelle vous définissez une liste d’emprunteurs actuellement dans BCDI. Cette liste d’emprunteur BCDI est à son tour comparée à la liste externe. Cette nouvelle comparaison va définir 1 nouveau groupe d’emprunteurs, distincts des 2 autres :

- Les emprunteurs présents dans cette liste facultative issue de la base BCDI et absents de la liste externe : on considère que ces emprunteurs ont quitté l’établissement et doivent être supprimés de la base BCDI.

Voici un exemple, représenté graphiquement, ou une médiathèque en réseau met à jour les emprunteurs issus d’un autre BCDI :

Données externes (export depuis une autre médiathèque du réseau)		BCDI
TRAORE Jacob	A
SOULAS Etienne
SAVIGNY Wendie
ROSSIGNOL Morgane
…
RICOLLEAU Emilie	B	RICOLLEAU Emilie
RAMAT Cecile		RAMAT Cecile
POLVERE Priscillia		POLVERE Priscillia
VIOT Emelyne		VIOT Emelyne
…		…
	C	MUSSET Quentin
		MASHPRO Georges
		ALEMANY Anthony
		ALEXANDRE Charlotte
		…

- Le groupe A, dont les membres sont présent dans la liste de données externes, mais absents de BCDI, est constitué des personnes inscrites à l’autre médiathèque depuis la dernière mise à jour ;

- Le groupe B, dont les membres sont présents dans les 2 listes, est constitué des personnes, inscrites précédemment et toujours inscrites à l’autre médiathèque. Les données relatives à ces personnes, en provenance de l’autre médiathèque, sont considérées plus récentes. Les fiches BCDI de ces emprunteurs seront donc modifiées pour enregistrer ces nouvelles données ;

- Le groupe C, dont les membres sont présents dans BCDI, mais pas dans la liste externe, est constitué de personnes, inscrites précédemment et qui n’ont pas renouvelé leur inscription. Leur fiche BCDI doit être supprimée.

2. Prêts en cours et historiques de prêts, réservations

Aucun emprunteur avec au moins 1 prêt en cours ne sera supprimé.

Dans l’exemple précédent, la fiche des emprunteurs qui n’ont pas renouvelé leur inscription et qui ont toujours des prêts en cours ne sont pas supprimées. Leur champ « Type d’emprunteur » (introduit dans la version BCDI abonnement 2011 avec la fonctionnalité qui permet de rendre les prêts anonymes) sera modifié pour prendre la valeur « Usager temporaire ». Ce nouveau type d’emprunteur est détaillé ci-dessous.

Les emprunteurs, mis à jour par cette opération (le groupe B de l’exemple ci-dessus), conservent leur historique de prêts, y compris les prêts en cours. Leur fiche emprunteur BCDI n’a pas été supprimée. Elle a simplement été mise à jour pour prendre les valeurs fournie par la liste externe. L’historique de prêts n’a donc pas été affecté.

Les emprunteurs sans prêt en cours sont supprimés. S’ils ont effectué des prêts pendant la période de leur inscription à la médiathèque, leur historique est perdu. Nous recommandons d’utiliser la fonctionnalité qui permet de rendre les prêts anonymes, avant de lancer la mise à jour des emprunteurs, afin de conserver ces prêts à des fins de statistiques. S’il reste des réservations, elles sont supprimées.

1. Avertissement préalable

Cette opération va provoquer des modifications importantes dans votre base de données. Lors de telles opérations, il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde préalable de votre base.

Un certains nombre de fiches emprunteur vont être supprimées. Si ces emprunteurs ont un historique de prêts, ils seront perdus. Nous recommandons de rendre les prêts anonymes avant de lancer cette opération. De cette manière, l’historique de prêts de ces emprunteurs sera conservé pour les statistiques futures.

Lorsque vous lancez la commande « Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Mettre à jour » une première fenêtre vous propose d’effecteur une sauvegarde de la base et de rendre le prêts anonymes.

Par défaut, les 2 actions seront faites. Si vous préférez ne pas effectuer l’une, l’autre ou les deux actions, décochez les options correspondantes de cette fenêtre, puis cliquez sur le bouton « Lancer la mise à jour »

Si vous avez laissé cochée l’option « Faire une sauvegarde de la base », vous allez d’abord passer par une phase de sauvegarde de la base de données. Reportez-vous au chapitre « Sauvegarder une base » de l’aide BCDI.

Si vous avez laissé cochée l’option « Rendre anonyme les prêts », vous allez passer par une phase intermédiaire pour rendre les prêts anonymes. Reportez-vous au chapitre « Rendre les prêts anonymes » de l’aide BCDI. Si vous annulez la mise à jour avant l’étape d’importation décrite ci-dessous, les prêts préalablement rendus anonymes ne seront pas rétablis à leur emprunteur d’origine. Ils demeureront anonymes.

2. Fenêtre de mise à jour d’emprunteurs

La fenêtre de mise à jour d’emprunteurs montre les étapes successives à suivre. Lors de son apparition, seuls 3 actions sont possibles :

- Fichier d’importation ;

- Emprunteurs à mettre à jour ;

- Quitter.

Un petit texte, à droite du bouton d’action, donne quelques détails supplémentaires sur l’action correspondante.

Après avoir effectué l’action « Fichier d’importation », 2 autres boutons apparaissent :

- Analyse ;

- Importation.

a) Fichier d’importation

Cette action est indispensable pour fournir les données externes qui serviront à mettre à jour les emprunteurs.

On peut facilement constituer un lot de données externes depuis la fonction d’exportation des emprunteurs BCDI, disponible par le menu « Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Exporter ». Dans l’exemple cité ci-dessus, si vous effectuer l’export depuis le BCDI d’une autre médiathèque, vous pourrez alors l’utiliser pour mettre à jour les fiches correspondantes dans votre BCDI.

Cliquer sur ce bouton ouvre une fenêtre de navigation parmi les fichiers de votre poste. Seuls les fichiers XML au format « MemoEmprunteur » de BCDI sont valides. Reportez-vous à l’aide « Importer des emprunteurs » pour plus de détail sur ce format.

Une fois que vous avez choisi le fichier à utiliser comme source externe de données, la fenêtre de mise à jour d’emprunteur est modifiée. Le bouton « Fichier d’importation » indique une coche verte, qui indique que la lecture du fichier s’est bien passée. Le chemin d’accès au fichier que vous choisi s’affiche à droite du bouton.

Notez que le bouton « Analyser » apparait. Si vous démarrez l’analyse maintenant, vous n’avez pas fourni de liste d’emprunteurs, actuellement dans la base BCDI, pour comparer avec la liste externe que vous venez de choisir.

Si vous faite cette action une nouvelle fois, l’analyse sera refaite.

b) (Facultatif) Emprunteurs à mettre à jour

Cette action est facultative. Elle permet, par une équation de recherche d’emprunteurs BCDI, de définir une liste d’emprunteurs à comparer avec la liste externe. Tout emprunteur, présent dans les résultats de cette équation de recherche, et absent de la liste externe, sera supprimé de BCDI.

Synchronisation des emprunteurs dans un réseau de médiathèques

Au moment d’utiliser cette fonction, le BCDI de votre médiathèque contient des fiches pour des emprunteurs d’une autre médiathèque. Parmi eux, certains n’ont pas renouvelé leur inscription. Leur fiche BCDI doit être supprimée. D’autres, toujours inscrits, ont peut-être changé de situation, et les données actuelles ne sont plus à jour.
La source de données externes, issue de l’exportation de l’autre médiathèque, va fournir les données à jour et la liste des nouveaux inscrits. Enfin, il s’agit de la liste exhaustive des emprunteurs de l’autre médiathèque, si l’un des emprunteurs de votre base, en provenance de cette médiathèque, n’est plus dans la liste externe, il ne doit plus avoir de fiche dans BCDI.

Il faut donc constituer une équation de recherche dont la liste des résultats sera la totalité des emprunteurs en provenance de cette médiathèque. Par exemple, si vous constituez l’Identité Emprunteur à partir du numéro emprunteur et d’un identifiant de la médiathèque, votre équation de recherche sera :
Identité E. = 790-
Cet exemple considère que le code de la médiathèque, utilisé pour constituer l’Identité Emprunteur est 790. Tout emprunteur dont l’Identité E commence par 790 provient de cette médiathèque.

Si vous n’utilisez pas cette option

Si vous n’utilisez pas cette option, la mise à jour des emprunteurs ne fera que :

- Mettre à jour les emprunteurs de la liste externe qui sont déjà présents dans BCDI ;

- Créer de nouvelles fiches pour les emprunteurs de la liste externe absents de BCDI.

Ce sera le même comportement que la fonction d’importation d’emprunteurs accessible par le menu « Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Importer ».

Fonctionnement

Cliquer sur le bouton « Emprunteurs à mettre à jour » ouvre une fenêtre de recherche gestionnaire, dans laquelle vous allez définir une équation de recherche d’emprunteurs. Reportez-vous à l’aide « Recherche experte Emprunteurs » pour tous les détails sur la définition des équations de recherche.

Après avoir validé cette équation, l’analyse (voir ci-dessous) est faite automatiquement. L’équation de recherche Emprunteurs que vous avez choisie est affichée à droite du bouton.

Si vous faite cette action une nouvelle fois, l’analyse sera refaite.

c) Analyse

Cliquez sur ce bouton, après avoir choisi le fichier d’importation, pour lancer l’analyse manuellement.
Si vous définissez un lot d’emprunteurs avec l’action « Emprunteurs à mettre à jour » ci-dessus, l’analyse sera automatiquement lancée à la validation de votre équation de recherche.

L’analyse commence par lire le fichier XML choisi à la première étape et d’en afficher le contenu que BCDI a réussi à interpréter. Les balises XML inconnues de BCDI sont ignorées. Les autres sont mises en correspondance avec les champs d’une fiche emprunteur BCDI.
Ensuite, elle lancer la comparaison entre la liste externe d’emprunteurs et la totalité des emprunteurs BCDI d’une part, et entre la liste externe et la liste de résultats de la recherche définie à l’étape facultative précédente d’autre part. Le résultat de ces comparaisons s’affiche dans un tableau récapitulatif. Ce tableau vous expose 4 groupes d’emprunteurs :

- Nouveaux emprunteurs : nombre d’emprunteurs, présent dans la liste externe, absents de BCDI, qui seront ajoutés si vous effectuez l’importation ;

- Emprunteurs mis à jour : nombre d’emprunteurs, présents à la fois dans la liste externe et dans BCDI, qui seront modifiés avec les valeurs des données externes si vous effectuez l’importation ;

- Emprunteurs supprimés : nombre d’emprunteurs, présents dans les résultats de l’équation de recherche définie à la deuxième étape, absents de la liste externe, qui n’ont pas de prêt en cours, qui seront donc supprimés de BCDI si vous effectuez l’importation ;

- Emprunteurs mis à l’écart : nombre d’emprunteurs présents dans les résultats de l’équation de recherche définie à la deuxième étape, absents de la liste externe, qui ont au moins 1 prêt en cours, qui seront passés Type d’emprunteur=Usager temporaire si vous effectuez l’importation.

Pour chaque groupe non vide, un bouton vous permet d’afficher, dans la partie inférieure-droite de la fenêtre, la liste des emprunteurs qui constitue ce groupe.

A ce stade, il ne s’agit que d’une analyse préalable. Aucune modification n’est encore effectuée dans votre base.

Cas ambigus

L’analyse peut révéler des cas ambigus d’insertion ou de mise à jour. Ces ambigüités se produisent lorsque certaines données sont absentes de la base BCDI (comme la date de naissance qui n’existait pas avant la version BCDI 2012) ou de la source externe. Si ces données sont absentes, seule la comparaison des champs Emprunteur de BCDI et des données externes permet d’identifier la fiche à mettre à jour, ajouter ou supprimer. Dans ce cas, et comme une homonymie est toujours possible, BCDI signalera la possibilité d’erreur. Il conviendra de vérifier, manuellement, si la mise à jour a effectué l’opération correcte :

- Mise à jour ambigüe : en l’absence des données qui permettent une identification certaine, la mise à jour a trouvé, actuellement dans BCDI, un seul emprunteur qui porte le même nom qu’un emprunteur de la liste externe. Les cas d’homonymie sont peu fréquents. BCDI considère donc qu’il s’agit de la même personne. Les données de la fiche actuellement dans BCDI seront modifiées avec les données de la liste externe. Néanmoins, l’identification n’étant que supposée, BCDI signale une ambigüité ;

- Insertion ambigüe : dans les même conditions que précédemment, si plusieurs emprunteurs, actuellement dans BCDI, portent le même Nom et Prénom, et que ces nom et prénom sont dans la liste externe, alors BCDI considère qu’il s’agit de 3 personnes différentes (2 actuellement en base + 1 nouvelle). Il insère donc cette nouvelle fiche, en utilisant les données externes. Néanmoins, il signale une ambigüité. Le gestionnaire pourra vérifier s’il s’agit bien d’une 3^ème personne.

Lorsqu’on affiche la liste des emprunteurs de chacun des 4 groupes décrits ci-dessus, les emprunteurs qui ont soulevé une ambigüité sont placés en tête de la liste et leur nom est précédé d’un « ? ».
Dans le rapport de mise à jour, généré à la fin de l’opération, ils sont aussi différenciés pour une plus grande visibilité des vérifications à effectuer.

Lors de la première utilisation de cette fonctionnalité, il fort possible que tous les cas de mise à jour soient présentés comme ambigus. C’est normal puisque la date de naissance n’est pas encore utilisable. Or la date de naissance est une donnée qui nous permet de garantir que 2 fiches avec les mêmes nom et prénom représentent la même personne ou des personnes différentes mais homonymes. Les cas d’homonymies n’étant pas les plus courants, BCDI considère qu’il s’agit bien de la même personne. Tous ces cas seront signalés comme ambigus, mais la mise à jour aura bien lieu.

d) Importation

Cette action valide la mise à jour.

Les modifications, indiquées lors de l’analyse, sont maintenant effectivement apportées à la base BCDI.

A l’issue de l’importation, BCDI vous propose d’enregistrer le rapport de l’opération dans un fichier PDF. Si vous enregistrez ce rapport sur votre poste, il sera alors automatiquement affiché.

La fenêtre de mise à jour d’emprunteurs se fermera automatiquement.

e) Quitter

Si vous cliquez sur ce bouton, vous interrompez l’opération de mise à jour d’emprunteur. Aucune modification ne sera faite dans la base BCDI.

3. Usager temporaire

BCDI interdit de supprimer un emprunteur dont au moins 1 prêt est en cours. Cette nouvelle fonctionnalité de déroge pas à cette règle.

Si un emprunteur doit être supprimé (présent dans les résultats de l’équation de recherche sur la base actuelle et absent de la liste externe) alors qu’il a au moins 1 prêt en cours, il est conservé dans la base BCDI, mais son champ Type d’emprunteur est modifié pour prendre la valeur « Usager temporaire ».
Cette valeur permet de marquer cet emprunteur comme étant dans un état transitoire, le temps que le gestionnaire BCDI règle le cas de ces prêts non rendus. Une fois ces prêts gérés, comme il est sensé avoir quitté l’établissement, la fiche emprunteur peut-être supprimée.

f) Opérations interdites

Un usager temporaire ne peut pas faire de prêt ni de réservation. Un message d’erreur informera l’utilisateur de l’impossibilité de l’opération.

On ne peut pas modifier le type d’un usager temporaire. Cette fiche est une anomalie de la base de données qui est apparue car cet emprunteur n’a pas rendu tous ses prêts avant de quitter l’établissement. On ne peut pas modifier son type pour la rendre valide.

g) Opérations autorisées

On peut toujours faire des retours de prêts d’un usager temporaire. C’est dans l’attente de ces retours que la fiche de cet emprunteur demeure présente dans la base de données. Lorsque le dernier prêt en cours d’un usager temporaire est retourné, un message en avertit le gestionnaire. Il peut alors rendre les prêts anonymes, à fin de statistiques, puis supprimer cette fiche.

Lorsque tous les prêts en cours, qui ont provoqué le passage en « usager temporaire », ont été retournés, on peut supprime la fiche.

h) Réattriuber les prêts

En cas de défaut des données qui permettent une identification certaine, particulièrement lors de la première année d’utilisation de cette fonctionnalité, on peut se retrouver avec une fiche, passée « usager temporaire », alors que, dans le même temps une nouvelle fiche, portant le même nom, a été insérée. Pourtant, après vérification manuelle du gestionnaire, il s’avère que ces 2 fiches représentent la même personne.

Dans ce cas, on peut utiliser la fonctionnalité de transfert de prêts. Il s’agit d’un outil de dépannage destiné à rétablir manuellement une situation incorrecte introduite par le traitement du lot de mises à jour. Elle fonctionnalité n’est disponible que depuis le masque de saisie Emprunteur d’un usager temporaire. Elle vous permet d’attribuer tous les prêts (en cours et rendus), de cet usager temporaire vers la nouvelle fiche Emprunteur qui représente cette personne.

Cliquez sur le bouton « Réattribuer les prêts ». Un message d’information vous indique que vous devez sélectionner un autre emprunteur, qui recevra les prêts à transférer. Cliquez sur « OK » pour fermer ce message. Une autre fenêtre de saisie d’emprunteur s’affiche par-dessus la précédente. Elle vous permet de naviguer parmi les emprunteurs dont le « Type d’emprunteur » est Usager uniquement. Seul ce type d’emprunteur peut recevoir les prêts d’un usager temporaire. Si, dans la base BCDI, une fiche Emprunteur porte le même nom que l’emprunteur temporaire dont on veut réattribuer les prêts, c’est elle qui sera sélectionnée par défaut. BCDI vous indique ainsi qu’un homonyme existe et qu’il est l’emprunteur le plus indiqué pour lui transférer les prêts. Sinon, vous pouvez naviguer parmi les emprunteurs pour choisir la destination des prêts.
Validez votre sélection avec le bouton .
Si la fiche de destination que vous avez choisie n’est pas un homonyme de l’usager temporaire, BCDI vous demande confirmation de l’opération. En effet, cette fonctionnalité est avant tout disponible pour corriger les cas d’homonymies mal traités par la fonction de mise à jour des emprunteurs.
Une fois la sélection de la fiche destination validée, le transfert des prêts est effectué. L’historique des prêts de la fiche « Usager temporaire » a été entièrement transféré.
Cette fiche temporaire n’a plus de raison d’exister dans la base. Supprimez-la.