Gestion du fonds, Désherbage (des supports cotés et des périodiques)

1. A quoi sert cette fonction ?. 1

2. Le désherbage des supports cotés. 1

a) Afficher les exemplaires à mettre au pilon. 1

Procédure 1 : En scannant ou en saisissant les numéros ou codes exemplaires. 1

Procédure 2 : Par une équation de recherche. 2

Procédure 3 : Par profil (Fichier mis au pilon) 3

Procédure 4 : A l’aide du bouton « feuilleter ». 3

b) Sélectionner les exemplaires à mettre au pilon. 4

c) Mettre les exemplaires au pilon. 4

d) Editer le listing des exemplaires à mettre au pilon. 5

3. Le désherbage des périodiques. 6

a) Afficher les exemplaires à mettre au pilon. 6

Procédure 1 : Par une équation de recherche. 6

Procédure 2 : En scannant ou en saisissant les numéros ou codes exemplaires. 7

Procédure 3 : Par profil (Fichier mis au pilon) 7

Procédure 4 : A l’aide du bouton « feuilleter ». 7

b) Sélectionner les exemplaires à mettre au pilon. 7

c) Mettre les exemplaires au pilon. 7

4. Les modifications de la fiche d’un exemplaire mis au pilon. 9

1. A quoi sert cette fonction ?

Cette fonction guide et facilite la mise au pilon des différents types de documents, supports côtés et périodiques, notamment en automatisant, par lots, le changement de statut des exemplaires (à la valeur « Mise au pilon ») et la suppression des notices associées.

2. Le désherbage des supports cotés

a) Afficher les exemplaires à mettre au pilon

Il s’agit, dans un premier temps, d’afficher les exemplaires que l’on veut désherber. Pour cela, vous disposez de 4 procédures :

Procédure 1 : En scannant ou en saisissant les numéros ou codes exemplaires

· Cliquez dans le pavé blanc situé sous « Exemplaires : codes ou numéros » ; scannez, à l’aide d’une douchette, les codes à barres et/ou saisissez les numéros ou codes exemplaires :

· Cliquez sur le bouton « Rechercher » ; les exemplaires correspondants sont placés dans la liste des exemplaires trouvés :

Procédure 2 : Par une équation de recherche

· Saisissez votre équation de recherche (par exemple, les exemplaires de séries, situés à un emplacement spécifique) :

L’ensemble des exemplaires correspondants à l’équation de recherche sont placés dans la liste des exemplaires trouvés :

Vous pouvez chercher sur les champs :

- Exemplaire, Code Ex., Numéro Ex., Cote, Emplacement, Situation, Statut, Support, Etat, Type prêt, Date achat, Date saisie, Coût, Divers, Dernier retour de prêt (Exemplaires) ;

- Titre, Support, Type de document, Code Barre, Isbn, N° normalisé, Editeur, Collection, Date parution, N° collection, Issn, Langue (Notices).

Procédure 3 : Par profil (Fichier mis au pilon)

Vous pouvez, en cliquant sur le bouton, appeler un fichier texte au format .txt contenant une liste de numéros et/ou de codes exemplaires.

Procédure 4 : A l’aide du bouton « feuilleter »

· Cliquez sur le bouton « Feuilleter ». Une fiche « Exemplaire » s’ouvre ; rappelez alors une fiche existante :

· Cliquez ensuite sur le bouton  ; l’exemplaire s’ajoute à la liste des exemplaires trouvés.

· Recommencez cette opération aussi souvent que nécessaire.

b) Sélectionner les exemplaires à mettre au pilon

Seuls les exemplaires cochés seront mis au pilon :

Le bouton « Tout sélectionner » vous permet, comme son nom l’indique, de cocher toute la liste.

c) Mettre les exemplaires au pilon

· Cliquez sur le bouton « Préparer mise au pilon » ; la fenêtre « Mise au pilon des exemplaires à désherber » s’ouvre :

Pour chaque exemplaire, vous pouvez mentionner la raison pour laquelle vous souhaitez le désherber. L’index des motifs reprend les critères de la méthode IOUPI, à savoir :

- I : incorrect, fausse information …

- O : ordinaire, superficiel, médiocre …

- U : usé, détérioré …

- P : périmé.

- I : inadéquat, ne correspond pas au fonds …

- Autre.

· Cliquez sur le bouton « Mettre au pilon » ; une fenêtre contextuelle vous propose de supprimer les notices exclusivement rattachées aux exemplaires mis au pilon :

· Cliquez sur « Oui ».

Si vous cliquez sur « Non », le champ « Catalogue » des notices concernées sera basculé à « Non » : elles n’apparaitront plus au catalogue mais resteront visibles en mode gestionnaire.

d) Editer le listing des exemplaires à mettre au pilon

· Cliquez sur le bouton « Rapport » ; le rapport « Sortie d’inventaire » vous fournit le listing des exemplaires côtés mis au pilon :

Les six colonnes indiquent respectivement :

- les références bibliographiques du document, à savoir le titre, l’auteur, l’éditeur, la date de parution, la collection, le numéro de collection et l’ISBN ;

- le support ;

- la cote de l’exemplaire ;

- le numéro d’enregistrement, à savoir le numéro d’inventaire (s’il est renseigné) et/ou le code Exemplaire (s’il est renseigné) / numéro d’exemplaire (si le code Exemplaire n’est pas renseigné) ;

- l’emplacement ;

- le motif de désherbage de l’exemplaire.

3. Le désherbage des périodiques

a) Afficher les exemplaires à mettre au pilon

Vous pouvez afficher les exemplaires de périodiques que vous souhaitez désherber, en utilisant les mêmes procédures que pour les supports cotés.

Procédure 1 : Par une équation de recherche

· Saisissez votre équation de recherche (par exemple, les numéros du périodique « Textes et documents pour la classe (1975) » parus en 2002) :

L’ensemble des exemplaires correspondants à l’équation de recherche sont placés dans la liste des exemplaires trouvés :

Vous pouvez aussi chercher par :

- Titre, Support, Type de document, Code Barre, Isbn, N° normalisé, Editeur, Collection, Date parution, N° collection, Issn, Langue (Notices) ;

- Exemplaire, Code Ex., Numéro Ex., Cote, Emplacement, Situation, Statut, Support, Etat, Type prêt, Date achat, Date saisie, Coût, Divers, Dernier retour de prêt (Exemplaires) ;

Procédure 2 : En scannant ou en saisissant les numéros ou codes exemplaires

Voir ici

Procédure 3 : Par profil (Fichier mis au pilon)

Voir ici

Procédure 4 : A l’aide du bouton « feuilleter »

Voir ici

b) Sélectionner les exemplaires à mettre au pilon

Seuls les exemplaires cochés seront mis au pilon :

Le bouton « Tout sélectionner » vous permet, comme son nom l’indique, de cocher toute la liste.

c) Mettre les exemplaires au pilon

· Cliquez sur le bouton « Préparer mise au pilon » ; la fenêtre « Mise au pilon des exemplaires à désherber » s’ouvre :

Comme pour les supports cotés, vous pouvez mentionner, pour chaque exemplaire de périodique, la raison pour laquelle vous souhaitez le désherber. L’index des motifs reprend les critères de la méthode IOUPI, à savoir :

- I : incorrect, fausse information …

- O : ordinaire, superficiel, médiocre …

- U : usé, détérioré …

- P : périmé.

- I : inadéquat, ne correspond pas au fonds …

- Autre.

· Cliquez sur le bouton « Mettre au pilon » ; une fenêtre contextuelle vous propose d’afficher le rapport de désherbage des périodiques avant de procéder à la mise au pilon des exemplaires sélectionnés :

· Cliquez sur « Oui » : le rapport « Désherbage des périodiques » vous fournit le listing des exemplaires de périodiques mis au pilon, classés par collection et par année de parution :

· Cliquez sur le bouton « Quitter » ; une seconde fenêtre contextuelle vous propose de supprimer les notices reliées aux exemplaires mis au pilon :

· Cliquez sur « Oui ».

Si vous cliquez sur « Non », le champ « Catalogue » des notices concernées sera basculé à « Non » : elles n’apparaitront plus au catalogue mais resteront visibles en mode gestionnaire.

4. Les modifications de la fiche d’un exemplaire mis au pilon

Lorsqu’un exemplaire est mis au pilon par l’intermédiaire du menu Gestion du fonds > Désherbage, sa fiche subit plusieurs modifications :

· Le champ « Statut » passe à « Mis au pilon » ;

· Le champ « Situation » passe à « Indisponible » ;

· Le champ « Sortie du fonds » est renseigné à la date de mise au pilon de l’exemplaire ;

· Le motif (de mise au pilon) est renseigné.