Le logiciel BCDI
 
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2.1.2.5. L'exemplarisation

 
 
1' 15 pour comprendre l'exemplarisation

La création d'exemplaire

 
 
 
Rappel
Vous devez exemplariser tous les documents achetés avec des fonds publics afin d'en garder une trace et ce, même si vous ne les prêtez pas.
Les livres en ligne ne sont pas à exemplariser.
 
L'exemplarisation n'est pas automatique et se fait en cliquant sur le bouton Exemplaires (0) une fois la notice enregistrée.
La fenêtre Créer de nouveaux exemplaires apparaît alors :
Indiquez dans le 1er onglet intitulé Création d'exemplaires, le nombre d'exemplaire à créer.
Si vous saisissez plus de 30 exemplaires, BCDI vous demandera de confirmer avant de valider votre saisie.
 
 
 
Rappel
Le 2ème onglet, Création d'une série n'est à utiliser que lors d'une création de série.
Si vous voulez exemplariser une série, reportez-vous à la partie 2.1.3. Les séries.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
Puis cliquez sur le bouton OK.
Un pop-up apparaît vous indiquant le numéro attribué :
Dans le cas de la création de plusieurs exemplaires, BCDI affichera tous les numéros d’exemplaires créés.
Cliquez sur le bouton OK ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier afin d'accéder à la fiche Exemplaires.
 
 

La fiche Exemplaires

 
Le champ N° Inventaire
Il n'est pas rempli automatiquement par BCDI.
Ce champ est à compléter si vous utilisez un registre d'inventaire papier. Dans ce cas, vous y recopierez le numéro d'inventaire correspondant au numéro du document acheté.
 
Les champ Code exemplaire et N° Exemplaire
Le champ N° Exemplaire est rempli de manière automatique par BCDI.
Vous pouvez, en utilisant le contenu de ce champ, éditer des codes-barres à coller sur vos documents.
Le champ Code exemplaire est utilisé dans les cas suivants :
 
BCDI va, dans les deux cas, continuer à créer un N° Exemplaire, mais vous n’en tiendrez pas compte : vous devrez compléter le champ Code exemplaire en le saisissant ou en scannant le code-barres (30 caractères au maximum, alphanumériques).
 
 
 
Attention !
Si les champs Code exemplaire et N° Exemplaire sont tous deux remplis, BCDI utilisera par défaut le Code exemplaire.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
 
 
Rappel
Il ne faut pas supprimer les fiches Exemplaires dans BCDI !
  • Si vous n'utilisez pas de registre inventaire papier dans lequel sont inscrits les N° inventaire de chaque acquisition, le catalogue informatisé fait office de registre d'inventaire.
Le N° d'exemplaire, attribué automatiquement par BCDI (ou le Code exemplaire, saisi ou scanné par le professeur documentaliste) fait office de N° inventaire.
Un modèle de registre d'inventaire se trouve dans le menu Indicateurs d'activité > Activités de gestion du fonds > Valeur patrimoniale.
  • Si par la suite, vous supprimez des exemplaires, BCDI va créer des "trous" dans sa numérotation. Lors de l'exemplarisation suivante, le logiciel s’empressera de les "boucher" en proposant comme N° d'exemplaire, le numéro du dernier exemplaire supprimé. Il ne faut donc pas supprimer d'exemplaires, mais plutôt modifier le champ Statut en indiquant Mis au pilon pour un exemplaire désherbé par exemple.
 
Le champ Exemplaire
Le champ est rempli automatiquement par BCDI.
Il se compose ainsi : contenu du champ Titre de la notice [contenu du champ N° Exemplaire de la fiche Exemplaires]
Si le titre est très long, celui-ci peut être tronqué ici.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
Le champ Cote
Ce champ est automatiquement rempli par BCDI.
Il est modifiable : dans le cas de la création de plusieurs exemplaires d'un même document, il se peut que tous les exemplaires ne soient pas rangés au même endroit. Ils ont donc des cotes différentes.
 
Le champ Emplacement
Ce champ vous permet de préciser si vous le souhaitez, l'emplacement où se trouve le document afin que vos usagers le trouvent plus facilement.
Exemple : CDI, Série, Coin lecture...
Ce champ est affiché dans e-sidoc.
 
Pour notre exemple cela donne :
 
Le champ Situation
Par défaut, le champ Situation est rempli lors de la création de l'exemplaire avec la valeur Disponible.
Il est basé sur une liste prédéfinie et fermée. Il est en lien avec le champ Statut (voir ci dessous).
Ce champ ne doit pas être modifié manuellement. Si vous essayez, le message suivant apparaît :
 
Il est géré de manière automatique par BCDI:
Les valeurs possibles sont :
Lorsque le document est :
  • créé, la valeur est Disponible (valeur par défaut) ;
  • prêté, la valeur passe à Sorti ;
  • Perdu, Mis au pilon ou En restauration, la valeur passe à Indisponible ;
  • réservé après validation et intervention du professeur documentaliste via la fonction Gérer le rayon réservations, la valeur passe à Mis de coté.
 
Pour notre exemple cela donne :
 
Le champ Statut
Par défaut, le champ Statut est rempli lors de la création de l'exemplaire avec la valeur En service.
Il est basé sur une liste prédéfinie et fermée. La valeur contenue peut être modifiée lorsque l'on clique sur le chevron au bout du champ.
Il est en lien avec le champ Situation (voir ci dessus).
Les valeurs possibles sont :
Lorsque le document est :
  • créé, la valeur est En service (valeur par défaut) ;
  • non empruntable, la valeur est Hors-prêt ;
  • pas en libre accès, la valeur est Archivé ;
  •  perdu, la valeur est Perdu ;
  • désherbé, la valeur passe à Mis au pilon ;
  • en réparation, la valeur est En restauration ;
  • dans aucun des statuts précédents, la valeur est Autre.
 
Pour notre exemple cela donne :
 
 
 
Rappel
Pour les champs Situation et Statut.
  • Si vous changez manuellement la valeur du champ Statut, BCDI change automatiquement celle du champ Situation dans le cas suivant : si vous choisissez Perdu ou Mis au Pilon, la valeur du champ Situation passe automatiquement à Indisponible. A noter aussi que dans ce cas, le champ Sortie du fonds est aussitôt rempli avec la date du jour.
  • Lors de certaines opérations comme le Désherbage, ces valeurs sont modifiées de manière automatique : la valeur du champ Statut passe à Mis au pilon et Situation à Indisponible.
 
Le champ Etat
Ce champ permet d'indiquer si vous le souhaitez l'état du document.
Pensez à vérifier la liste des valeurs déjà créées en appuyant sur la touche F2 de votre clavier, afin de vérifier la liste des valeurs existantes avant de remplir ce champ.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
 
 
Rappel
Le contenu de ce champ est affiché automatiquement en bout de ligne lors du prêt d'un document :
 
Le champ Type de prêt
Ce champ permet d'attribuer des conditions de prêt en fonction du document.
Si vous l’utilisez, deux choix s’offrent à vous :
 
 
 
Attention !
Ne remplissez ce champ que si vous souhaitez donner des conditions de prêts différentes en fonction du document prêté.
 
Pour en savoir plus sur la gestion des Types de prêt, reportez-vous à la partie 3.4.3. Les profils de prêt.
 
Le champ Support
Ce champ est automatiquement rempli par BCDI.
Il est basé sur une liste prédéfinie et fermée.
Vous pouvez modifier la valeur si besoin est.
 
Pour notre exemple, cela donne :
 
Le champ Ressource
Ce champ permet d'ajouter des ressources en ligne à la fiche Exemplaires.
Le fichier Ressources peut être utilisé pour enrichir un exemplaire à l’aide d’un élément extérieur.
Pour ajouter une ressource, il faut cliquer sur le bouton Voir, saisir au bout du champ.
Une fiche Ressources vide s'affiche :
 
Complétez la fiche de la manière suivante :