Le Désherbage est une "opération consistant à éliminer des rayons les documents qui ne peuvent plus être utilisés en raison de leur usure matérielle ou de l'obsolescence de l'information qu'ils contiennent."
(Définition issue de : Vocabulaire de la documentation/ INTD-ER ; ouvrage coordonné par Arlette Boulogne. - Paris : ADBS éd., 2004. – 334 p. ; 24 cm. – (Sciences et techniques de l’information). ISBN 2-84365-071-2)
Il n'existe pas de méthode idéale ou universelle de désherbage des collections.
En plus des critères classiques d’obsolescence de l’information, de l’état physique des documents, chaque établissement doit définir sa propre politique de conservation en fonction de son public élève et professeur, des programmes, des contraintes budgétaires, des contraintes locales.
Le menu Désherbage de BCDI
Pour accéder au désherbage dans BCDI, allez dans le menu Gestion du fonds > Désherbage.
BCDI vous propose alors deux entrées :
Ce menu guide et facilite la mise au pilon des différents types de documents, supports cotés et périodiques :
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en automatisant le changement par lots des exemplaires mis au pilon,
-
en proposant la suppression des notices associées.
Le désherbage selon le support
Le désherbage pour les autres supports
Pour les supports autres que les périodiques, l’une des méthodes est la méthode D.C. (Désherbage des Collections) qui permet de donner un indicateur sous la forme d'une formule comprenant 3 parties :
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Nombre d’années écoulées depuis le dépôt légal (âge de l’information contenue dans le document) ;
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Nombre d’années écoulées sans prêt ;
-
Présence de plusieurs éléments de la formule IOUPI :
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I = Incorrect, fausse information
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O = Ordinaire, superficiel, médiocre
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-
-
I = Inadéquat, ne correspond pas au fonds.
Désherbage des documentaires à titre indicatif
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Indices Dewey
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âge de l’information
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années sans prêt
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000 Généralités
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5 Actualiser les ouvrages techniques
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3
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020 Bibliothéconomie
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10
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3
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030 Encyclopédies / dictionnaires
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10 Sauf les documents avec une valeur historique particulière
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100 Philosophie
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10 Conserver les ouvrages classiques et théoriques.
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3
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150 Psychologie, psychanalyse
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10 idem
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3
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200 Religion
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10 ou 5
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3
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310 Statistiques
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2
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320 Sciences politiques
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5 Pour les ouvrages d’actualité / 10 pour les autres
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3
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330 Économie
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5 A l’exception d’ouvrages sur la pensée économique
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3
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340 Droit
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10 / 2-3 pour les codes, mémentos, précis
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3
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360 Santé publique
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5
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3
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370 Sciences de l’éducation
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10 Enlever les manuels théoriques démodés
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3
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400 Linguistique - Langues
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10
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3
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500 Sciences exactes & naturelles
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5
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3
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510 Mathématiques
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10
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3
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570 Biologie
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10
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3
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580 Botanique
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10
|
3
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600 Sciences appliquées
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5 Sauf pour anatomie et physiologie qui changent peu
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3
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690 Arts et métiers
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10
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3
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700 Arts plastiques
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X
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3
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770 Photographie
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5 Voir s’il ne s’agit pas de technique et matériel périmé
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3
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800 Littérature
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X Conserver les œuvres classiques
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X
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900 Histoire Géographie
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15
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3
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910 Géographie
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10 ou 5 Pour la géographie descriptive
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3
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Désherbage des fictions
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Roman
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Conserver les livres demandés régulièrement et/ou de bonne valeur littéraire ainsi que tous les ouvrages classiques.
Pas les anciens best-sellers ou ouvrages les plus populaires. IOUPI
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3
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Référence : Gaudet, Françoise / Lieber, Claudine. - Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections. - Cercle de la librairie, 1999. - 317 p. ; 24 x 17 cm. - Bibliothèques (Paris. 1978) ISBN : 2-7654-0753-3
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Par exemple, la formule 8/3/UP signifie que sont candidats à l'élimination tout document :
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dont le dernier prêt remonte à plus de 3 ans (3),
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qui est en mauvais état et dont l’information est périmée (facteurs IOUPI).
Si l'un des trois facteurs n'est pas significatif, il est remplacé par un X.
Le désherbage des périodiques
Concernant les collections de périodiques, il est conseillé d’établir un plan de conservation : il convient donc de désherber régulièrement le fonds.
Pour plus de facilités, le désherbage des revues peut être effectué en début d’année civile.
La méthode IOUPI appliquée dans BCDI
Par exemple, vous voulez désherber votre fonds informatique.
Pour cela, vous allez vous baser :
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sur la cote des documents (soit 00-),
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sur l’âge de l’information contenue dans le document (entre 2 et 5 ans),
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sur le nombre d’années écoulées sans prêt, voire jamais sorti.
Rendez vous dans Recherche > Recherche gestionnaire > Exemplaires et rédigez l'équation suivante :
Cote E. = 00- et Date parution < [Année actuelle - 4] et (Dernier retour le < [Année actuelle - 3] ou Dernier retour le = vide)
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Rappel
Le champ Dernier retour le est un champ de la fiche Exemplaires, rempli automatiquement avec la date du dernier retour de prêt de l’exemplaire.
Ce champ permet de repérer les exemplaires "dormants".
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Cette équation vous permet de trouver les publications en Informatique :
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dont la date de parution est antérieure à 4 ans au moins,
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qui n’ont pas été empruntées depuis au moins 3 ans ou qui ne sont jamais sortis.
Ce type d'équation vous permet d'établir une liste de candidats au désherbage.
A vous de juger lors de la consultation sur vos étagères de la pertinence du désherbage pour ces ouvrages listés.
Vous pouvez faire intervenir des facteurs de IOUPI, notamment l’état du document, si vous l'avez renseigné dans la fiche Exemplaires.
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Rappel
Avec le menu Désherbage de BCDI, les fiches Exemplaires sont conservées.
Ainsi, les N° d’Exemplaires ne sont pas réattribués car cela pose des problèmes dans le cas de l’édition de codes-barres et le N° d’exemplaire peut faire office de N° inventaire (N° unique, trace des achats sur fonds publics).
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Attention !
Si vous n'utilisez pas de registre inventaire papier dans lequel sont inscrits les N° inventaire de chaque acquisition, le catalogue informatisé fait office de registre d'inventaire.
Le N° d'exemplaire, attribué automatiquement par BCDI (ou le Code exemplaire, saisi ou scanné par le professeur documentaliste) fait office de N° inventaire.
Un modèle de registre d'inventaire se trouve dans le menu Indicateurs d'activité > Activités de gestion du fonds > Valeur patrimoniale.
Il ne faut donc pas supprimer les fiches Exemplaires dans BCDI !
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