Une série est cataloguée en créant une notice générale à partir du menu Gestion du fonds > Catalogage > Saisir.
La notice générale décrit le titre faisant l’objet d’une série.
Vous allez créer une nouvelle série pour le livre de fiction Les trois mousquetaires d'Alexandre Dumas, paru en 2018 aux éditions l'Ecole des Loisirs :
Une fenêtre Créer de nouveaux exemplaires s’ouvre : cliquez sur l'onglet Création d'une série :
La série comporte le nombre d’exemplaires physiques présents dans le fonds (Ex. de série) ainsi qu’un exemplaire dit Tête de série qui représente l’ensemble de la série et qui sera prêté au Responsable de série (se reporter pour le prêt à la partie 3.2.3. Le prêt et retour de série).
Le conseil utile !
La série n’a pas de contenant : un exemplaire particulier doit cependant la représenter.
Cet exemplaire symbolisant la "série" est alors "empruntable" (par un enseignant).
Un exemplaire physique parmi ceux de la série ne pouvant être choisi, un exemplaire particulier et "fictif" doit être créé. Cela n’interdit pas de le matérialiser par une fiche cartonnée, à la manière d’un fantôme, sur laquelle on collera son numéro ou code d’exemplaire, son code-barres …
De plus, si vous possédez un grand nombre d'exemplaires pour un même titre, mieux vaut enregistrer plusieurs séries : dans ce cas, il faudra noter sur chacun des exemplaires, en plus de son propre numéro ou code exemplaire, le numéro de la Tête de série à laquelle il se rapporte.
Vous allez ensuite :
Indiquez le nombre d’exemplaires physiques dans Nombre d’exemplaires à créer ;
Cochez la case Créer aussi un exemplaire tête de série ;
Cliquez sur le bouton OK.
L'ensemble des exemplaires (Ex. de série et Tête de série) est créé.
BCDI affiche l'exemplaire Tête de sériequi vient d'être créé.
Caractéristiques des exemplaires de série
L'exemplaire Tête de série
Les caractéristiques de cet exemplaire sont les suivantes :
le champ Série mentionne Tête de série;
le champ Catalogue Ex. est à Oui ;
le bouton Liste Exemplaires (X) permet de consulter les X exemplaires de série liés à l’exemplaireTête de série;
le bouton Gérer le contenu de la série permet d’ouvrir une fenêtre de gestion des liens avec les exemplaires de série.
Les exemplaires de série
En cliquant sur le bouton Liste Exemplaires (X), on affiche le premier exemplaire de série, à partir duquel il est possible de faire défiler les exemplaires suivants :
Les caractéristiques de ces exemplaires :
le champ Série mentionne Ex. de série;
le champ Catalogue Ex. est à Non ;
le bouton Voir l’exemplaire tête de série permet de consulter l’exemplaire Tête de série auquel est relié cet exemplaire.
Rappel
Les exemplaires Tête de série, même avec la valeur Catalogue Ex. à Oui ne sont pas transférés au portail e-sidoc par le connecteur BCDI / e-sidoc. Ils ne sont donc jamais visibles pour les usagers.
Les exemplaires Ex. de série peuvent être transférés si le Catalogue Ex. qui est à Non par défaut est passé à Oui. Dans ce cas, ils seront visibles pour les usagers.
