2.5.1. Des supports cotés et des périodiques
BCDI propose la possibilité de faire le récolement des supports cotés et des périodiques.
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3' 30 pour comprendre le récolement des supports cotés et des périodiques
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Le récolement des supports cotés
Lorsque vous choisissez l'entrée Gestion du fonds > Récolement > des supports cotés , une fenêtre Recherche gestionnaire > Exemplaires s’ouvre :
Une équation de recherche, proposée par défaut, vous permet de trouver tout le fonds coté, classé par cote.
Modifiez-la, si nécessaire (par exemple, pour obtenir la liste des exemplaires pour une classe Dewey désignée par exemple), puis cliquez successivement sur les boutons
et
.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre :
Dans cette fenêtre, vous pouvez cocher 2 options :
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Editer aussi le numéro d'inventaire : option à ne cocher que si vous indiquez un numéro d'inventaire sur vos documents (champ
N° Inventaire en
Exemplaires);
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Aérer le rapport : permet d'insérer un séparateur entre chaque ligne pour plus de lisibilité.
Après avoir coché les options souhaitées et cliqué sur Ok, le rapport Récolement s’affiche :
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Rappel
Le format de sortie Récolement supports cotés est accessible depuis l'écran de Recherche gestionnaire > Exemplaires.
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Le récolement des périodiques
Lorsque vous choisissez l'entrée Gestion du fonds > Récolement > des périodiques, une fenêtre Recherche gestionnaire Exemplaires s’ouvre :
Une équation de recherche, proposée par défaut, vous permet de trouver tout le fonds des périodiques.
Modifiez-la, si nécessaire, puis cliquez successivement sur les boutons
et
.
Le rapport Récolement des périodiques s’affiche :
Le classement se fait sur la collection, puis l’année de parution et enfin sur le titre d’exemplaire.
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Rappel
Le format de sortie Récolement périodiques est accessible depuis l'écran de Recherche gestionnaire > Exemplaires.
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L'exploitation des rapports pour les supports cotés et les périodiques
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Rappel
Il se peut que toutes les pages et les options d'exploitation ne s’affichent pas.
Vous pouvez voir s’afficher quelque chose qui s’apparente à ceci :
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Les boutons d'exploitation sont grisés, -
Le nombre de page s'arrête à 11, -
Une ligne de plusieurs astérisques apparaît en bas de la fenêtre.
Pour afficher et activer tous les résultats et les options, cliquez sur le bouton Voir toutes les page  : L'arborescence apparaît ainsi sur la gauche.
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La sauvegarde des résultats
Vous pouvez imprimer la liste et vous rendre sur vos étagères, afin de commencer le travail de comparaison.
Une coche en début de ligne permet de marquer les documents présents en rayon.
Si vous souhaitez conserver ce rapport, cliquez sur
et sélectionnez le format PDF :
La fenêtre Exporter en PDF s'ouvre :
Si vous cliquez sur OK, une fois les options d'export validées, La fenêtre Enregistrer sous s'ouvre :
Par défaut, le répertoire d'enregistrement proposé est Temp de BcdiCli.
Vous pouvez modifier l'emplacement si vous le souhaitez.
Pensez à donner un nom significatif à votre fichier pour le retrouver plus facilement.
Le traitement des fichiers Notices et Exemplaires, suite à un récolement.
Après avoir identifié les exemplaires manquants dans le fonds, il faut, dans la base :
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modifier le
Statut (à
Perdu) des fiches
Exemplaires concernées ;
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supprimer, si nécessaire, la
Notice générale (ou basculer le champ
Catalogue de cette notice à
Non).
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Le conseil utile !
Il est conseillé d’attendre d’avoir fini le récolement de la totalité d’un des types de support pour effectuer l’opération de traitement qui est décrite ci-dessus.
Par exemple, le livre noté comme absent ou sorti, peut très bien être retrouvé un peu plus tard lors du récolement d’un autre indice parce qu'il était simplement mal rangé.
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