Le récolement d'un fonds documentaire correspond à la vérification périodique de l'intégrité des collections d'un centre de documentation ou bibliothèque.
Rappel
Souvent confondus, le récolement n’est pas l’inventaire et inversement.
Faire un récolement, c’est vérifier que le fonds physique correspond à ce qui est enregistré informatiquement dans la base documentaire.
L'inventaire correspond à l'enregistrement dans un registre de tous les documents achetés, dans l'ordre chronologique de leur acquisition. La création du numéro d’exemplaire peut tenir lieu d’inscription à l’inventaire, tant que celui-ci reste unique, qu’il n’est pas utilisé une nouvelle fois.
Le registre d'inventaire peut être édité dans BCDI à partir du menu Indicateurs d'activité > Valeur patrimoniale > Registre d'inventaire.
Inventaire : Énumération descriptive dans un registre des documents d'un fonds, dans l'ordre chronologique de leur acquisition.
Récolement : Vérification périodique, à l'aide des inventaires ou des fichiers topographiques, de l'intégrité des collections d'un organisme […]
Définitions issues de : Vocabulaire de la documentation/ INTD-ER ; ouvrage coordonné par Arlette Boulogne. - Paris : ADBS éd., 2004. – 334 p. ; 24 cm. – (Sciences et techniques de l’information). ISBN 2-84365-071-2 ]
Le récolement doit être fait régulièrement. Si un récolement complet ne peut pas être réalisé chaque année, du fait de l'importance du fonds documentaire, vous pouvez segmenter celui-ci.
Vous pouvez ainsi faire le récolement sur quelques cotes ou certains supports lors d'une année, puis changer l'année suivante.
Un roulement sur trois années est tout à fait envisageable.
Le menu Récolement de BCDI
Il vous permet :
de vérifier que les exemplaires enregistrés dans votre base correspondent à ce que vous avez sur vos étagères ;
de pointer les documents perdus ;
de ranger les documents qui ne sont pas à leur place.
Pour y accéder, allez dans le menu Gestion du fonds > Récolement.
