"Nettoyer" la base documentaire prend du temps et constitue un travail de longue haleine.
Mais ce travail de correction en vaut la peine :
une base cohérente et de qualité permet une consultation optimisée du catalogue par les usagers dans le portaile-sidoc ;
ceci favorise également, dans toutes les activités de gestion (recherches, statistiques, catalogage, édition de produits documentaires…), une meilleure exploitation de la base documentaire, avec gain de temps et d’efficacité, aussi bien dans les fonctionnalités de gestion de BCDI que dans le CMS d’e-sidoc.
De quoi parle-t-on ?
Des incohérences et des problèmes peuvent apparaître dans une base documentaire, suite à des importations de notices, des erreurs de manipulations, de mauvaises saisies….
Ces incohérences sont de différents types :
doublons de formes et/ou formes incorrectes dans des index,
problèmes de liaison entre différents fichiers,
saisies incomplètes ou manquantes,
données incorrectes,
doublons de notices …
Il existe des moyens d’identifier certains de ces problèmes et des solutions pour les corriger et pour maintenir la cohérence de la base documentaire.
Comment ça marche ?
Des fonctionnalités de mise en cohérence sont intégrées dans BCDI et permettent de corriger des lots de notices en quelques clics.
Ces fonctions sont accessibles pour la plupart depuis le menu Harmonisation de la base :
Mettre en cohérence > Nomenclatures,
Mettre en cohérence > Auteurs, éditeurs, collections,
Mettre en cohérence > Base documentaire,
Supprimer les fiches orphelines.
La fonctionnalité de Changement par lot est accessible quant à elle depuis l'écran de Recherche gestionnaire.
