Feuilles de calcul : cas pratiques
1. Répartition du fonds documentaire par type de document
2. Répartition
du fonds documentaire (hors fictions) accessible au prêt, par cote
4. Répartition
des prêts par date de parution
Voici ci-dessous quatre feuilles de calcul réalisées par l’assistant de création de feuilles de calcul.
1.
Répartition
du fonds documentaire par type de document
On effectue une recherche gestionnaire de notices avec l’équation « TOUT ».
Par le menu « Outils », « Edition des feuilles de calcul », nous allons réaliser le fichier nécessaire pour calculer la répartition de notre fonds par type de document.
Cette feuille de calcul permet de réaliser un tableau de répartition des notices par type de document sur une seule colonne.
Dans l’onglet « Tables et champs » :
- Indiquez le mode de recherche souhaité, ici « Notices » [1] ;
- Le fichier en colonne (description), champ « Type Doc. » [2] ;
- Le fichier en ligne (Description), champ « Titre » [3] (n’importe quel champ peut convenir dans le cas d’un tableau sur une seule colonne, pourvu que ce champ soit rempli dans toutes les fiches) ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [4].
Dans l’onglet « Valeurs en colonne » :
- Acceptez le remplissage automatique des valeurs en colonne [1] ;
- Vous pouvez personnaliser l’intitulé correspondant à chaque entrée [2] ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [3].
Dans l’onglet « Valeurs en ligne » :
- En utilisant le bouton [1], introduisez la valeur « TOUT » au début du tableau ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [2].
Dans l’onglet « Résumé et cumul » :
- Donnez un titre à votre feuille de calcul [1] ;
- Choisissez les valeurs à calculer [2] ;
- Cliquez sur le bouton « Terminer » et donnez un nom explicite à votre fichier (par exemple Répartition par type de document.sta).
Revenez à l’écran de recherche de notices, choisissez le format de sortie « Feuille de calcul » puis sélectionnez votre fichier. Cliquez enfin sur le bouton « œil », le tableau souhaité apparaît :
2.
Répartition
du fonds documentaire (hors fictions) accessible au prêt, par cote
On effectue une recherche gestionnaire d’exemplaires avec l’équation « Types nature = ~Doc-~ et Cote E. > ! sauf (Situation = ~Indisponible~ ou Statut = ~Hors-Prêt~) ».
Par le menu « Outils », « Edition des feuilles de calcul », nous allons réaliser le fichier nécessaire pour calculer la répartition de notre fonds par type de document.
Cette feuille de calcul permet de réaliser un tableau de la répartition des exemplaires par cote présenté sur une seule colonne.
Dans l’onglet « Tables et champs » :
- Indiquez le mode de recherche souhaité, ici « Exemplaires » [1] ;
- Le fichier en colonne (description), champ « Cote E. » [2] ;
- Le fichier en ligne (Description), champ « Exemplaire » [3] ( n’importe quel champ peut convenir dans le cas d’un tableau sur une seule colonne, pourvu que ce champ soit rempli dans toutes les fiches) ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [4].
Dans l’onglet « Valeurs en colonne » :
- Remplissez les valeurs en colonne avec le début de la cote des documentaires (dans notre cas, le début de la cote des 10 classes Dewey) [1] ;
- Vous pouvez personnaliser l’intitulé correspondant à chaque entrée [2] ;
- En utilisant le bouton [3], introduisez la valeur « Total » en fin de tableau ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [4].
Dans l’onglet « Valeurs en ligne » :
- En utilisant le bouton [1], introduisez la valeur « TOUT » au début du tableau ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [2].
Dans l’onglet « Résumé et cumul » :
- Donnez un titre à votre feuille de calcul [1] ;
- Choisissez les valeurs à calculer [2] ;
- Cliquez sur le bouton « Terminer » [3] et donnez un nom explicite à votre fichier (par exemple Répartition des documentaires prêtables par cote.sta).
Revenez à l’écran de recherche de notices, choisissez le format de sortie « Feuille de calcul » puis sélectionnez votre fichier. Cliquez enfin sur le bouton « œil », le tableau souhaité apparaît :
3. Répartition du fonds
documentaire (hors fictions) accessible au prêt, par cote et par date de
parution
On effectue une recherche gestionnaire d’exemplaires avec l’équation « Types nature = ~Doc-~ et Cote E. > ! sauf (Situation = ~Indisponible~ ou Statut = ~Hors-Prêt~) ».
Par le menu « Outils », « Edition des feuilles de calcul », nous allons réaliser le fichier nécessaire pour calculer la répartition de notre fonds par type de document.
Cette feuille de calcul permet de réaliser un tableau de la répartition des exemplaires par cote et par date de parution présenté sur deux colonnes.
Si vous l’avez réalisée, vous pouvez reprendre la feuille de calcul précédente et la modifier.
Dans l’onglet « Tables et champs » :
- Indiquez le mode de recherche souhaité, ici « Exemplaires » [1] ;
- Le fichier en colonne (description), champ « Cote E. » [2] ;
- Le fichier en ligne (Description), champ « Exemplaire » [3] (n’importe quel champ peut convenir dans le cas d’un tableau sur une seule colonne, pourvu que ce champ soit rempli dans toutes les fiches) ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [4].
Dans l’onglet « Valeurs en colonne » :
- Remplissez les valeurs en colonne avec le début de la cote des documentaires (dans notre cas, le début de la cote des 10 classes Dewey) suivi du signe de la troncature – [1] ;
- Vous pouvez personnaliser l’intitulé correspondant à chaque entrée [2] ;
- En utilisant le bouton [3], introduisez la valeur « Total » en fin de tableau ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [4].
Dans l’onglet « Valeurs en ligne » :
- Remplissez les valeurs en colonne avec des dates ou des tranches de dates (deux dates séparées par « .. ») [1] ;
- En utilisant le bouton [2], introduisez la valeur « TOUT » au début du tableau ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [3].
Dans l’onglet « Résumé et cumul » :
- Donnez un titre à votre feuille de calcul [1] ;
- Choisissez les valeurs à calculer [2] ;
- Cliquez sur le bouton « Terminer » [3] et donnez un nom explicite à votre fichier (par exemple Répartition des documentaires prêtables par cote et date de parution.sta).
Revenez à l’écran de recherche de notices, choisissez le format de sortie « Feuille de calcul » puis sélectionnez votre fichier. Cliquez enfin sur le bouton « œil », le tableau souhaité apparaît :
4. Répartition des prêts par
date de parution
On effectue une recherche gestionnaire de prêts avec l’équation « Tout ».
Par le menu « Outils », « Edition des feuilles de calcul », nous allons réaliser le fichier nécessaire pour calculer la répartition des prêts par date de parution.
Cette feuille de calcul permet de réaliser un tableau de la répartition des prêts par date de parution présenté sur une seule colonne.
Dans l’onglet « Tables et champs » :
- Indiquez le mode de recherche souhaité, ici « Prêts » [1] ;
- Le fichier en colonne (description), champ « Date parution » [2] ;
- Le fichier en ligne (Prêts), champ « Code Prêt » [3] (n’importe quel champ peut convenir dans le cas d’un tableau sur une seule colonne, pourvu que ce champ soit rempli dans toutes les fiches) ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [4].
Dans l’onglet « Valeurs en colonne » :
- Remplissez les valeurs en colonne avec des dates. Notez la syntaxe pour obtenir une tranche de dates, par exemple « 1900..1950 » [1] ;
- En utilisant le bouton [2], introduisez la valeur « Total » en fin de tableau ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [3].
Dans l’onglet « Valeurs en ligne » :
- En utilisant le bouton [1], introduisez la valeur « TOUT » au début du tableau ;
- Cliquez sur le bouton « Suivant » [2].
Dans l’onglet « Résumé et cumul » :
- Donnez un titre à votre feuille de calcul [1] ;
- Choisissez les valeurs à calculer [2] ;
- Cliquez sur le bouton « Terminer » [3] et donnez un nom explicite à votre fichier (par exemple Répartition des prêts par date de parution.sta).
Revenez à l’écran de recherche de notices, choisissez le format de sortie « Feuille de calcul » puis sélectionnez votre fichier. Cliquez enfin sur le bouton « œil », le tableau souhaité apparaît :
5.
Documentation détaillée
Pour accéder à la documentation détaillée de l’assistant de feuilles de calcul, suivez ce lien.