Outils : assistant de
création d’une feuille de calcul
1. Principes généraux de l’utilisation de cet écran
2. Etape
1 : l’onglet « Tables et champs »
3. Etape
2 : l’onglet « valeurs en colonne »
4. Etape
3 : l’onglet « valeurs en ligne »
6. Mise
en œuvre de la feuille de calcul
Cette fonction vous permet d’effectuer une série de calculs sur un lot de fiches afin d’obtenir un tableau statistique à double entrée. L’exportation du tableau réalisé vers un tableur est possible.
1. Principes généraux de
l’utilisation de cet écran
Comme pour les rapports, la feuille de calcul se prépare grâce à un assistant lancé depuis le menu « Outils », « Edition des feuilles de calcul ». Cette opération permet d’obtenir un fichier feuille de calcul portant l’extension sta (par exemple prêts_par_classe.sta). Cette feuille de calcul sera utilisée, quant à elle, à l’issue d’une recherche expert, en choisissant le format de sortie « Feuilles de calcul », puis en sélectionnant le fichier sta voulu. Le bouton « œil » de l’écran de recherche affichera le tableau statistique correspond à la feuille de calcul sélectionnée en effectuant les calculs demandés.
La réalisation de la feuille de calcul est facilitée par un assistant qui découpe l’opération en quatre étapes matérialisées par des onglets. Le passage par les quatre onglets est souhaitable. On peut aussi utiliser le bouton « Reprendre une feuille de calcul existante », présent dans le premier onglet, pour sélectionner un fichier sta à modifier.
Une barre de boutons au bas de l’écran permet la navigation entre les onglets (boutons « suivant » et « précédent »), l’annulation de l’opération (bouton « annuler ») ou la sauvegarde de la feuille de calcul (bouton « terminer »). Un bouton d’aide affiche cette page.
Le passage d’un onglet à l’autre peut s’effectuer par le bouton « suivant » dans la barre des boutons ou en cliquant sur l’onglet souhaité. Cette page d’aide prend pour exemple une feuille de calcul pour visualiser la répartition des exemplaires d’une base par support et par statut (perdu, mis au pilon, archivé). Pour d’autres exemples, voir la rubrique « Exemples pratiques ».
2.
Etape
1 : l’onglet « Tables et champs »
Dans cette première étape, on va déterminer le fichier de recherche, le champ colonne et le champ ligne.
Dans l’écran ci-dessus, on choisit successivement :
- la table sur laquelle portera la recherche. L’utilisation finale d’une feuille de calcul s’effectue depuis une recherche gestionnaire. Il faut donc choisir la table sur laquelle portera la recherche gestionnaire. Il peut s’agir de toute table présente dans le menu « Recherche > Recherche gestionnaire > … ». Choisissez une table dans la liste (dans l’exemple, la table des exemplaires) [1]. Le choix d’une table dans cette zone provoque la sélection de cette même table en fichier colonne et en fichier ligne.
- Le fichier en colonne. Dans l’exemple, la table (ou fichier) des exemplaires [2].
- Le champ en colonne. Dans l’exemple, le champ support [3].
- Le fichier en ligne. Dans l’exemple, la table des exemplaires [4].
- Le champ en ligne. Dans l’exemple, le champ statut [5].
Le bouton « Suivant » permet de passer à la prochaine étape [6].
3. Etape 2 : l’onglet « valeurs en colonne »
A l’ouverture de l’onglet un message propose de remplir les valeurs avec
le contenu de l’index (seulement si celui-ci contient moins de 300 valeurs
différentes).
Après avoir accepté cette proposition, on voit la colonne des supports [1]
se remplir avec les valeurs contenues dans l’index. Si on refuse le remplissage
automatique (ou s’il n’est pas proposé), on peut capturer une valeur du champ
(double clic pour voir l’index puis double clic sur une valeur pour la
capturer), saisir une valeur de son choix, ou introduire un des mots outils
proposés.
La colonne « Intitulés de colonne » [2] permet d’indiquer des
intitulés personnalisés optionnels. Si l’intitulé personnalisé n’est pas
renseigné, c’est la valeur du champ correspondant qui tient lieu d’intitulé.
Au moyen de la barre de boutons [3], on peut :
- Par le bouton « Valeurs du champs » , capturer une forme existante de l’index : cette fonction est utile lorsque la colonne des valeurs n’a pas été remplie automatiquement. Le double clic sur une case permet aussi d’obtenir l’index et de sélectionner une valeur.
- Par le bouton « Insérer », créer une ligne vide. Cette ligne pourra ensuite contenir une ou plusieurs valeurs sélectionnées dans l’index, une valeur avec troncature (par exemple « R- » pour obtenir toutes les cotes commençant par la lettre R), un mot outil (« Tout », « Total » ou « Vide ») ;
- Par le bouton « Effacer », supprimer une ligne ;
- Par les boutons « Tout », « Total » ou « Vide », insérer un mot outil.
Le bouton « Tout » permet de comptabiliser toutes les fiches : ainsi le champ en colonne « titre » : Tout permettra de comptabiliser toutes les fiches ayant un titre. On utilisera ce mot outil pour réaliser des tableaux à une seule entrée (voir les exemples pratiques).
Le bouton « Total » permet de comptabiliser le total d’une ligne ou d’une colonne.
Le bouton « Vide » permet de comptabiliser les fiches comportant un champ vide (par exemple le champ en colonne « cote » : Vide permet d’obtenir le nombre de fiches avec une cote non remplie.
Note : le signe « + », permet de grouper plusieurs valeurs sur la même ligne.
4. Etape 3 : l’onglet « valeurs en ligne »
L’onglet « Valeurs en ligne » offre les mêmes fonctionnalités que l’onglet « Valeurs en colonne ».
5. Etape 4 : résumé et cumul
L’onglet résumé et cumul permet l’ajout optionnel d’un titre [1]. Il est aussi possible de choisir [2], dans certains cas, le type de calcul effectué (nombre de résultat ou autre cumul).
Le bouton « Terminer » [3] ouvre une boîte de dialogue permettant d’enregistrer la feuille de calcul dans un fichier placé dans le répertoire « Statistiques ». Choisissez un nom explicite.
Dans notre exemple, le nom choisi est « répartition des exemplaires par support et statut.sta ».
6. Mise en œuvre de la feuille de calcul
On utilisera le fichier réalisé à l’issue d’une recherche. Dans notre exemple, il s’agit d’une recherche d’exemplaires :
Après avoir indiqué votre équation de recherche (ici « Tout »), cliquez sur le bouton « Format de sortie : » et cochez « Feuilles de calcul ».
Une boite de dialogue vous permet de choisir le fichier de statistiques voulu :
Cliquez sur le bouton « Ouvrir » puis sur le bouton « œil », le tableau statistique apparaît :
Reportez-vous à l’aide de cet écran pour les détails de l’utilisation d’un tableau statistique.
7. Exemples pratiques
Vous trouverez quelques exemples pratiques de feuilles de calcul dans cette fiche d’aide.