Gestion du fonds, Nomenclatures

1.    A quoi sert cette fonction

2.    Fenêtre d'édition des nomenclatures

a)    Choisir la liste sur laquelle on veut travailler

b)    Conseils d'utilisation

c)    Tableau des valeurs

d)    Bloc de détails d'une cellule du tableau

3.    Modifier le contenu du tableau

a)    Boutons d'action sur le contenu du tableau

b)    Bloc d'ajout et de modification de valeurs

c)    Réinitialisation

d)    Enregistrement des modifications

4.    Cas particulier des langues

1.    A quoi sert cette fonction

Canopé Académie de Poitiers fournit une nomenclature conseillée pour le catalogage.

Cette fonction vous permet d'introduire des variations, à partir de cette nomenclature conseillée, pour créer une nomenclature que vous jugez mieux appropriée aux besoins de votre centre.

Lors de vos saisie futures, dans les différents masques de BCDI, vous disposerez de 2 guides :

BCDI n'impose pas de choisir les valeurs dans la nomenclature du champ. Même s'il est recommandé de l'éviter, vous pourrez toujours saisir une valeur libre.

BCDI fournit un 3ème guide, qui vous avertira chaque fois que vous saisissez une nouvelle valeur qui ne fait pas partie de la liste personnalisée de votre nomenclature.

Attention ! modifier la nomenclature, après avoir catalogué, ne modifiera pas automatiquement les fiches qui porteraient des valeurs qui vous auriez retirées de votre liste personnalisée. Pour cela, utilisez la fonction « Gestion du fonds > Harmonisation de la base > Mettre en cohérence > Nomenclature ». Elle vous permettra d’automatiser la correction (mise en cohérence) des formes déjà utilisées dans la base qui seraient susceptibles de ne plus suivre votre nouvelle nomenclature.

2.    Fenêtre d'édition des nomenclatures

a)    Choisir la liste sur laquelle on veut travailler

La liste déroulante « Sélection des valeurs des nomenclatures » vous présente la liste des champs de BCDI qui sont guidés par une nomenclature. Elle vous propose les éléments suivants :

Sélectionnez un champ dans cette liste pour afficher sa nomenclature.

Si vous sélectionnez « Natures », une 2ème liste déroulante « Sélection des valeurs des nomenclatures » apparaît. Elle contient les entrées :

Lors du catalogage de notices, BCDI distingue le types nature de la notice et vous propose des listes de valeurs différentes. Vous avez donc la possibilité d'éditer ces 2 nomenclatures.
(Si une notice possède un types nature différent de Documentaire ou Fiction, ou si vous l'avez multi-valué Documentaire / Fiction, alors BCDI utilisera une nomenclature qui regroupe les 2 pour vous guider dans al saisie du champ Natures)

b)    Conseils d'utilisation

Lorsque vous sélectionnez un champ dans la liste déroulante précédente, un bouton « Conseils d'utilisation » apparaît à côté. Si vous cliquez sur ce bouton, vous ouvrirez une page d'aide spécifique au champ que vous avez choisi dans la liste. Cette page commence par une présentation du champ sélectionné : où est-il utilisé, à quoi sert-il... Ensuite, pour chaque valeur de la nomenclature recommandée par Canopé Poitiers, cette page vous présentera en détail quel usage doit être fait de cette valeur, dans quel contexte on l'utilise. On retrouvera une partie de cette explication dans le bloc « utilisé pour » situé sous le tableau.

c)    Tableau des valeurs

Ce tableau vous présente les valeurs relatives à la sélection effectuées ci-dessus. Il est composé de 3 colonnes 

La présence ou l'absence d'une valeur dans les cases de ce tableau ont la signification suivante :

Lorsqu'une valeur n'est pas recommandée par Canopé Poitiers, elle apparaît aussi en rouge.

d)    Bloc de détails d'une cellule du tableau

Dans ce bloc, vous verrez des informations supplémentaires sur la cellule du tableau actuellement sélectionnée. Si aucune cellule du tableau n'est sélectionnée, tous ces contrôles sont vides.

3.    Modifier le contenu du tableau

Cette fenêtre vous permet de modifier le contenu de votre nomenclature personnalisée. Seule la colonne centrale peut-être modifiée.

Le tableau sera immédiatement modifié pour refléter vos modifications, mais votre liste personnalisée ne sera pas enregistrée tant que vous ne l'aurez pas fait explicitement.

a)    Boutons d'action sur le contenu du tableau

À partir des cellules remplies du tableau, vous pouvez effectuer 3 actions. Ces actions vont modifier le contenu de la colonne centrale, qui présente le contenu de votre liste personnalisée :

b)    Bloc d'ajout et de modification de valeurs

Nous avons vu que ce bloc affiche des détails sur la valeur de la cellule actuellement sélectionnée dans le tableau. S'il s'agit d'une cellule de la colonne de gauche ou de la colonne de droite, alors tous ces contrôles sont inactifs.

Si vous sélectionnez une cellule de la colonne centrale, ces contrôles deviennent actifs.

Notez qu'on ne peut pas directement modifier une valeur. Il faut en ajouter une nouvelle puis supprimer l'ancienne.
Sélectionnez la cellule de la colonne centrale dont vous voudriez modifier la valeur. Modifiez le contenu du bloc « Valeur » (et éventuellement celle du bloc « Utilisé pour ») et cliquez « Ajouter une nouvelle valeur ». La nouvelle valeur apparaît dans le tableau.
Sélectionnez à nouveau la cellule précédente (celle que vous vouliez modifier et qui est toujours dans la colonne centrale du tableau). Cliquez sur le bouton « Corbeille », sous le tableau, pour supprimer cette ancienne valeur.

c)    Réinitialisation

Le bouton « Réinitialiser », à gauche du bandeau inférieur de la fenêtre, va rétablir la totalité de la nomenclature fournie par Canopé Poitiers à la place de la vôtre. Toutes les personnalisations que vous auriez pu apporter seront perdues.

d)    Enregistrement des modifications

Le bouton , à droite du bandeau inférieur de la fenêtre, valide les modifications que vous avez apportées au tableau et les copie dans votre fichier d'autorite. Tant que vous n'avez pas explicitement enregistré, les modifications sont uniquement stockées en mémoire. Si vous fermez la fenêtre, elles seront ignorées. Toutefois, avant de fermer la fenêtre, si des modifications n'ont pas été enregistrées, un avertissement vous en informera.

4.    Cas particulier des langues

Cette fenêtre vous permet également de manipuler la liste d'autorité de langues. Cette liste d'autorité alimente une série d'outils d'aide à la saisie lors du catalogage de notices.

BCDI identifie les langues à l'aide des codes sur 3 caractères de la norme ISO 639-2. Dans le fichier d'autorité, le code d'une langue est accompagné de son nom complet, qui prend la place du commentaire « Utilisé pour » des valeurs des autres champs.

Lorsque vous choisissez le champ Langues, dans cette fenêtre, le tableau affichera directement le nom complet des langues. Dans ses cellules, le contenu sera  : « tri (Nom complet) », où « tri » est le code à 3 caractère de la norme ISO et « Nom complet » est la dénomination usuelle de cette langue.

Exemple : fre (Français).

Lorsque vous utilisez le bloc d'ajout d'une nouvelle valeur, un nouveau bouton « > » apparaît. Il vous permet d'afficher la totalité de la norme ISO 639-2. Vous pouvez ainsi ajouter n'importe quelle langue, à votre nomenclature personnalisée, en utilisant le bon code normalisé à 3 caractères (et le nom complet qui lui est associé).
Si vous tapez le code manuellement, sans utiliser l'aide à la saisie, alors BCDI va tout de même contrôler si ce nouveau code existe dans la norme ISO. Si ce n'est pas le cas, il vous en avertira et vous demandera de confirmer l'ajout d'un code inconnu de la norme.

(Notez que e-sidoc s'appuie sur la liste de valeurs recommandées par Canopé Poitiers. Si vous utilisez un code absent de cette liste, e-sidoc ne pourra pas reconnaitre cette langue et qualifiera la notice de « Multilingue ».)