3.2.3.1. Le prêt de série
|
|
|
4' 50 pour comprendre le prêt d'une série
|
Le prêt de série permet de prêter un lot d’exemplaires de série à un groupe d’emprunteurs, sous la responsabilité d’un enseignant.
Il s’effectue dans le menu Gestion du prêt > Prêts, retours, prolongations, réservations, à partir de l'onglet Prêts.
|
|
|
Rappel
Un exemplaire de série peut tout à fait être prêté, si besoin, en dehors d'un prêt de série. Un message vous avertit qu'il s'agit d'un exemplaire de série. En cliquant sur Oui, le prêt est enregistré comme n'importe quel prêt, selon la durée de prêt paramétrée dans votre logiciel.
|
Nous allons prendre comme exemple le prêt de la série Les trois mousquetaires par une enseignante de français pour une classe de troisième.
Le pavé Emprunteur
Renseignez le champ Emprunteur comme dans le cas d'un prêt habituel.
|
|
|
Rappel
Les modes de sélection des emprunteurs sont les mêmes en Prêts, Retours et Réservations.
|
Ceci donne pour notre exemple :
Un emprunteur doit être Responsable de série pour pouvoir emprunter une série (à savoir un exemplaire Tête de série), comme nous allons le voir ci-dessous.
Le pavé Exemplaire
Il est préférable toutefois de cocher la case Série :
Vous obtenez alors un index filtré des Têtes de série (en vert et gras) à l’ouverture de l’index des Exemplaires :
Les exemplaires Tête de série déjà empruntés apparaissent dans l'index en vert, gras et italique.
Pour information, les exemplaires de série (Ex. de série) apparaissent dans l'index général des Exemplaires simplement en vert (en vert et italique lorsqu'ils sont empruntés).
A la sélection de l'exemplaire Tête de série (Les trois mousquetaires [816] dans notre exemple), un message vous indique que l'emprunteur doit être Responsable de série :
Vous pouvez le placer directement en répondant Oui à la question ou alors modifier la fiche Emprunteurs en cliquant sur le bouton Gestion des emprunteurs en haut à droite.
Dans la fiche de cet emprunteur, le champ Type emprunteur est désormais à Responsable de série :
|
|
|
Rappel
Si vous souhaitez modifier la fiche de cet emprunteur, vous devez impérativement cliquer sur le bouton Gestion des emprunteurs, et non le bouton Emprunteur.
Vous pouvez apporter les modifications souhaitées puis enregistrer.
A l'aide du bouton Retourner  , vous capturez le nom de l'emprunteur en question. Cette fonctionnalité permet de déconnecter la modification d'une fiche Emprunteurs des actions de prêt, retour ou réservation en cours de saisie, et ainsi d'éviter les risques d'incohérence.
|
L'onglet Prêts subit une série de modifications permettant la gestion du prêt de série :
-
le bouton Emprunteur est devenu Responsable de série ;
-
le bouton Exemplaire est devenu Série (N ex. / N disp.) ;
-
un bouton Destinataires apparaît;
-
le bouton Prêter est devenu Prêter la série.
Si vous souhaitez prêter l'ensemble des exemplaires de série à l'enseignant, vous cliquez directement sur le bouton Prêter la série.
Sinon, pour prêter en une seule fois un exemplaire de série à chaque élève de la classe, vous devez sélectionner des destinataires.
La sélection des Destinataires
Le bouton Destinataires permet de sélectionner les emprunteurs (d’un groupe classe ou autre) qui recevront chacun un exemplaire de série.
Il est possible de sélectionner le Responsable de série si l’on doit lui remettre un exemplaire physique.
La fenêtre Gestion des emprunteurs du groupe s'ouvre, avec le nom (en gras) de l'emprunteur Responsable de série :
Dans la partie Ajouter par, il est possible sélectionner les destinataires selon plusieurs champs d'Emprunteurs.
Le champ Classe est proposé par défaut.
Dans notre exemple, nous sélectionnons la classe de 3°A :
-
Ouvrez l’index des existants en appuyant sur
F2 ou en double-cliquant dans le champ ;
-
Tapez le début de la classe souhaitée : l’index se positionne au fur et à mesure dans la liste ;
-
Capturez-le nom dans la liste par un double-clic.
Dès la sélection de la classe, les élèves de celle-ci s'affichent à la suite du Responsable de série :
Vous sélectionnez les destinataires :
-
en les cochant manuellement,
-
en cliquant sur le bouton
Tout sélectionner.
Si le Responsable de série est coché, un exemplaire physique de la série lui sera attribué lors du prêt.
Il est possible de constituer un groupe d'emprunteurs qui ne correspond pas à un groupe classe (par exemple une demi-classe, un groupe d'élèves suivant une option...).
Cette configuration spécifique d’emprunteurs peut être enregistrée via le bouton
, ce qui peut s’avérer utile lorsque cette dernière est récurrente.
Pour cela, il faut sélectionner les emprunteurs concernés :
-
en faisant des recherches successives si besoin,
-
en cochant les emprunteurs concernés à chaque recherche,
-
en cliquant sur le bouton
Mémoriser.
En cliquant sur Mémoriser, un message vous indique que ces emprunteurs ne sont pas encore enregistrés dans un groupe.
|
En cliquant sur OK, une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous allez pouvoir enregistrer votre groupe :
|
|
Lors d'un prochain prêt de série destiné à ce groupe, il vous suffit de cliquer sur le bouton  . |
|
|
|
|
Vous donnez un nom significatif à celui-ci, puis vous cliquez sur Enregistrer  |
|
Il suffit alors de cocher le groupe souhaité puis de cliquer sur Retourner  pour sélectionner les emprunteurs de ce groupe. |
|
|
|
Rappel
Le Responsable de série ne sera pas mémorisé (même s'il est coché), ce qui laisse la possibilité d'associer un groupe mémorisé à un autre responsable lors d'un prochain prêt.
De plus, si un élève intègre le groupe en cours d'année ou s'il y a des changements d'élèves entre plusieurs groupes, pensez à modifier les emprunteurs enregistrés dans les groupes correspondants.
|
Une fois les destinataires sélectionnés, vous cliquez sur
Retourner .
Le bouton Destinataires indique le nombre d'emprunteurs sélectionnés :
La fenêtre Prêter la série
Il reste à prêter la série en cliquant sur le bouton correspondant.
La fenêtre Prêter la série s'ouvre : les emprunteurs, après le Responsable de série, sont présentés par ordre alphabétique et les exemplaires par ordre croissant du N° Exemplaire (ou Code exemplaire si vous utilisez ce champ pour le prêt).
Il reste à associer un exemplaire à un emprunteur et à indiquer la durée du prêt pour la série.
La sélection des exemplaires
Pour ce faire, vous pouvez :
-
cliquer sur le bouton
Tout cocher pour une sélection automatique des exemplaires,
-
sélectionner un exemplaire particulier pour un emprunteur :
-
soit en le cochant dans la liste,
-
soit en tapant ou en bippant le numéro dans la zone
N°/Code Exe en bas à gauche de l'écran.
|
|
|
Le conseil utile !
Si vous cliquez sur Tout cocher, il faudra remettre aux élèves, dans l'ordre alphabétique, les exemplaires classés au préalable par N° Exemplaire (ou Code exemplaire). Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez indiquer sur l'exemplaire physique une numérotation à partir de 1, plus facilement lisible pour le classement.
Si vous sélectionnez les exemplaires, les emprunteurs devront se présenter par ordre alphabétique.
Dans ce cas, enregistrez même le prêt des élèves absents, leur exemplaire leur sera remis plus tard.
|
|
|
|
Rappel
Il reste possible à partir de cet écran de prêter l'ensemble des exemplaires de série au Responsable de série en cochant la case  . |
L'indication de la durée de prêt
Par défaut, la durée de prêt proposée est celle indiqué dans Gestion du Prêt > Paramètres de prêt > Par défaut.
Vous pouvez paramétrer une durée spécifique pour le prêt de cette série :
-
soit en modifiant manuellement la durée
-
soit en utilisant le calendrier prévu à cet effet :
La Durée de prêt s'actualise à la sélection de la date souhaitée.
Prêter la série
Vous cliquez sur Prêter la série.
Une fenêtre s'ouvre détaillant tous les prêts enregistrés pour cette série :
Cette liste pourra être remise au Responsable de série (version papier en imprimant ou fichier texte à envoyer en cliquant sur Mél).
Cette liste est enregistrée dans le répertoire
Temp de BCDI sous la forme d'un fichier
.txt :
Lors du prochain prêt de cette série, ce fichier sera "écrasé" par le nouveau prêt effectué.
Le même mécanisme s'opère pour le retour. Chaque série se voit attribuer deux fichiers, l'un pour le prêt et l'autre pour le retour.
|
|
|
Rappel
Pour l'envoi de Mél, il faut avoir au préalable paramétrer le courrier électronique dans Gestion des paramètres locaux. Pour en savoir plus, reportez-vous à la partie 7.1. La gestion des paramètres locaux. |
Vous fermez la liste des prêts, puis vous quittez en cliquant sur le bouton
à partir de cette fenêtre :
Vous pouvez constater que dans les Prêts en cours du Responsable de série sont affichés le prêt de l'exemplaire de série et celui de l'exemplaire Tête de série :
Prêter un exemplaire de la série à postériori
Un élève se présente à posteriori (nouvel élève dans la classe par exemple) pour emprunter un exemplaire de la série.
Vous allez dans Gestion du prêt > Prêts, retours, prolongations, réservations, vous faites un prêt classique en sélectionnant dans l'index un exemplaire disponible de la série :
Un message d'avertissement apparaît alors :
Si vous répondez Oui, ce prêt sera intégré au prêt de la série à laquelle il se rapporte. La durée de ce prêt sera la même que celle déterminée pour la série :
Prolonger le prêt d'une série
Pour ce faire, il suffit de rappeler depuis l'onglet
Prêts, le nom du
Responsable de série, puis de cliquer sur le bouton
pour accéder à la fenêtre
Liste des prêts en cours :
Après avoir coché le prêt de la Tête de série, vous pouvez prolonger la durée de prêt :
