3.2.3.2. Le retour de série
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2' 20 pour comprendre le retour d'une série
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Une série est considérée comme rapportée quand l’exemplaire Tête de série est retourné par le Responsable de série.
Dans l’idéal, il est accompagné du retour de tous les exemplaires confiés lors du prêt de la série.
Si des exemplaires manquent, les prêts correspondants deviennent des prêts normaux et doivent être rapportés de la même manière que les exemplaires Hors de série.
Le retour de série s’effectue dans le menu Gestion du prêt > Prêts, retours, prolongations, réservations, à partir de l'onglet Retours.
Nous allons prendre comme exemple le retour de la série La perle, empruntée par une enseignante de français pour une classe de troisième.
Rapporter un exemplaire de série individuellement
Il est tout à fait possible de rapporter individuellement un exemplaire d'une série avant le retour de celle-ci (par exemple un elève quitte l'établissement en cours d'année).
Un message d'avertissement précise qu'il s'agit d'un exemplaire appartenant à une série :
En répondant Oui, le prêt sera retourné et ne figurera plus dans la liste des prêts pour cette série.
Rapporter une série
Le retour se fait obligatoirement pour l'exemplaire Tête de série.
Le pavé Exemplaire
Il est préférable toutefois de cocher la case Série :
Vous obtenez alors un index filtré des Têtes de série (en vert et gras) à l’ouverture de l’index des Exemplaires :
Les exemplaires Tête de série déjà empruntés apparaissent dans l'index en vert, gras et italique.
Sélectionnez l'exemplaire souhaité :
Le prêt fait au Responsable de série s'affiche en Retours.
L'onglet Retours subit une série de modifications permettant la gestion du prêt de série :
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le bouton Exemplaire est devenu Série (N ex. / N disp.) ;
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le bouton Rapporter est devenu Rapporter la série. ;
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le bouton Emprunteur est devenu Responsable de série
Cliquez sur Rapporter la série.
La fenêtre Retourner la série
La fenêtre listant l'ensemble des prêts s'ouvre :
Pour sélectionnez les exemplaires, vous pouvez :
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cliquer sur le bouton
Tout cocher si tous les exemplaires ont été retournés,
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sélectionner les exemplaires retournés si tel n'est pas le cas :
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soit en le cochant dans la liste,
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soit en tapant ou en bippant le numéro dans la zone
N°/Code Exe en bas à gauche de l'écran.
Vous cliquez sur Retourner la série.
Une fenêtre s'ouvre détaillant tous les prêts retournés pour cette série :
Cette liste peut être imprimée ou envoyée au format texte par Mél.
Cette liste est enregistrée dans le répertoire
Temp de BCDI sous la forme d'un fichier
.txt :
Lors du prochain retour de cette série, ce fichier sera "écrasé" par le nouveau retour effectué.
Le même mécanisme s'opère pour le prêt. Chaque série se voit attribuer deux fichiers, l'un pour le prêt et l'autre pour le retour.
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Rappel
Pour l'envoi de Mél, il faut avoir au préalable paramètré le courrier électronique dans Gestion des paramètres locaux. Pour en savoir plus, reportez-vous à la partie 7.1. La gestion des paramètres locaux. |
Dans notre exemple, 2 exemplaires n'ont pas été rendus.
Si vous éditez un rappel pour ces exemplaires, ils seront adressés directement aux élèves concernés et non au Responsable de série. Le retour de la Tête de série dégage ce dernier de sa responsabilité envers les exemplaires qui n’ont pas été retournés.
