4.4.4.2. Pour les Exemplaires
Certains formats sont spécifiques aux Exemplaires :
Les formats récolement des supports cotés et des périodiques.
Le récolement d'un fonds documentaire correspond à la vérification périodique de l'intégrité des collections d'un centre de documentation ou d'une bibliothèque.
Si vous choisissez l'un de ces formats, tous les supports sont possibles : écran, imprimante, disque et presse-papier. Cependant les deux derniers ne sont pas les plus appropriés (voir ci dessous).
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Attention !
Si vous souhaitez enregistrer le récolement pour une impression future, n'utilisez pas la sortie sur Disque ou le Presse papier : cette opération doit se faire à l'intérieur du rapport récolement concerné en l'exportant au format PDF de préférence.
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Le récolement peut se faire directement via le menu Gestion du fonds > Récolement > des supports cotés ou Gestion du fonds > Récolement > des périodiques.
Pour connaître le procédé à suivre pour créer les rapports nécessaires au récolement, reportez-vous à la partie 2.5. Le récolement.
Les formats Désherbage supports cotés et périodiques
Le Désherbage est une "opération consistant à éliminer des rayons les documents qui ne peuvent plus être utilisés en raison de leur usure matérielle ou de l'obsolescence de l'information qu'ils contiennent."
(Définition issue de : Vocabulaire de la documentation/ INTD-ER ; ouvrage coordonné par Arlette Boulogne. - Paris : ADBS éd., 2004. – 334 p. ; 24 cm. – (Sciences et techniques de l’information). ISBN 2-84365-071-2)
Si vous choisissez l'un de ces formats, tous les supports sont possibles : écran, imprimante, disque et presse-papier. Cependant les deux derniers ne sont pas les plus appropriés (voir ci dessous).
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Attention !
Si vous souhaitez enregistrer le désherbage pour une impression future, n'utilisez pas la sortie sur Disque ou le Presse papier : cette opération doit se faire à l'intérieur du rapport désherbage concerné en l'exportant au format PDF de préférence.
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Le désherbage peut se faire directement via le menu Gestion du fonds > Désherbage > des supports cotés ou Gestion du fonds > Désherbage > des périodiques.
Pour connaître le procédé à suivre pour créer les rapports nécessaires au désherbage, reportez-vous à la partie 2.4. Le désherbage.
Le format Registre d'inventaire
L'inventaire correspond à l'enregistrement dans un registre de tous les documents achetés, dans l'ordre chronologique de leur acquisition.
Il vous est possible d'éditer la liste des exemplaires trouvés sous la forme d'un registre d'inventaire.
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Rappel
La création du numéro d’exemplaire peut tenir lieu d’inscription à l’inventaire, tant que celui-ci reste unique, qu’il n’est pas utilisé une nouvelle fois.
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Ce registre affiche, sous forme d'un tableau, tous les documents acquis par le centre de documentation :
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Rappel
Il se peut que toutes les pages et les options d'exploitation ne s’affichent pas.
Vous pouvez voir s’afficher quelque chose qui s’apparente à ceci :
Pour afficher et activer tous les résultats et les options, cliquez sur le bouton Voir toutes les page
 : L'arborescence apparaît ainsi sur la gauche.
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Si vous choisissez ce formats tous les supports sont possibles : écran, imprimante, disque et presse-papier. Cependant les deux derniers ne sont pas les plus appropriés (voir ci dessous).
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Attention !
Si vous souhaitez enregistrer le registre d'inventaire pour une impression future, n'utilisez pas la sortie sur Disque ou le Presse papier : cette opération doit se faire à l'intérieur du rapport Registre d'inventaire en l'exportant au format PDF de préférence.
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Le registre d'inventaire peut aussi être édité dans BCDI à partir du menu Indicateurs d'activité > Valeur patrimoniale > Registre d'inventaire.
Pour en savoir plus sur le registre d'inventaire, reportez-vous à la partie 6.1.4. La valeur patrimoniale.