1. Généralités : consulter / saisir / modifier / supprimer

Consultez la documentation spécifique -> Généralités Fiches

2. La table (le fichier) Exemplaires

Il sert à décrire le support inventorié, pour sa mise en circulation notamment.

Nota : BCDI offre la possibilité de choisir les champs qu’on désire afficher et de les présenter librement (emplacement, format, corps de caractères, couleurs, etc.). Se reporter à la documentation Administrateur -> Administration Masques.

L’écran proposé ci-dessous correspond aux paramétrages par défaut :

Le fichier Exemplaires (paramètres par défaut)

1. Description des champs de la table Exemplaires

Champs	Taille	Caractéristiques
N° inventaire	12 c	Champ ouvert, indexé.
Code Exemplaire	30 c	Contrôle des doublons, numéro qui doit être créé par l’utilisateur (ou importé dans le cas de prêt d’exemplaires par une BDP par exemple). Si ce champ est rempli, il devient prioritaire pour reconnaître un exemplaire au moment d’un prêt ou d’un retour.
N° exemplaire	6 c	Numéro unique attribué automatiquement par BCDI (numéro d’enregistrement dans la base), non modifiable, par défaut, c’est ce numéro qui servira pour le prêt (sauf si le champ code exemplaire est renseigné).
Exemplaire	65 c	Titre composé par BCDI à partir du titre du Document, éventuellement tronqué à 56 caractères, suivi entre crochets du n° d’exemplaire. Indexé.
Cote X.	30 c	Indexé (rempli automatiquement au moment de la saisie depuis Documents avec la cote du document, mais modifiable en Exemplaires).
Support X.	30 c	Champ fermé dont le contenu est reporté automatiquement de la fiche Document au moment de la création d’un exemplaire.
Emplacement	30 c	Champ ouvert.
Situation	30 c	Choix prédéfini (Disponible, Sorti, Indisponible). Géré automatiquement par BCDI
Statut	30 c	Choix prédéfini (en service, hors-prêt, archivé, perdu, mis au pilon, en restauration, autre).
Type de prêt		Champ de relation avec le fichier des Types de prêt (reportez-vous à la documentation des Profils de prêt).
Etat	65 c	Etat de l’exemplaire. Indexé.
Date achat X.	14 c	Champ date type JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA ou AAAA.
Coût X.	12 c	Non indexé, recopié éventuellement de Documents au moment de la saisie, modifiable.
Divers X.	130 c	Champ ouvert.
Ressource X.		Champ de relation vers le fichier Ressources numériques.
Date d’importation	12 c	Date de l’importation de la fiche : champ date type JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA ou AAAA. Emplissage automatique avec la date du jour de l’importation.
Date saisie X.	12 c	Date de saisie de la fiche : champ date type JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA ou AAAA, emplissage automatique (date du jour) lors d’une saisie ou d’une importation.
Date modif X.	12 c	Date de dernière modification de la fiche : champ date type JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA ou AAAA, emplissage automatique (date du jour) lors d’une modification ou d’une importation.
Temp. X.	3 c	Fiche temporaire : au choix oui ou non (gestion d’exemplaires temporaires, par exemple prêt BDP) empli par défaut "Non".
Série		Champ fermé dont le contenu est fixé par l’état d’inclusion dans une série (voir ci-dessous)
Catalogue Ex.	3 c	Oui ou Non. Indique si cet exemplaire est visible en interface usagers. Qu’elle que soit sa valeur, si le champ Catalogue de la notice est à Non, la notice elle-même n’est pas visible, les exemplaires ne le seront jamais.
Dernier retour le	12	Date de retour du prêt retourné en dernier. Permet de faire des statistiques sur l’activité liée à cet exemplaire et sa notice.
Provenance	30 c	Champ ouvert, notamment utilisé dans la gestion d'un fonds temporaire.

2. Les séries (de lecture suivie)

Le champ « Série » peut porter une parmi ces 3 valeurs :

Hors de série : (valeur par défaut). C’est la valeur d’un exemplaire qui n’est pas inclus dans une série. Cette notion est introduite avec la version 2.20 de BCDI. Avant cela, ce champ n’existait pas. Lors de conversion des données pour la version 2.20 de BCDI, tous les exemplaires ont pris cette valeur.
Tête de série : cet exemplaire représente la série. Il ne correspond à aucun exemplaire physiquement présent dans le fonds. Le prêt de la série correspond au prêt de cet exemplaire fictif. Il porte la liste des exemplaires qui constituent la série.
Ex. de série : cet exemplaire fait partie d’une série. Il dispose d’une liaison vers l’exemplaire tête de sa série.

On ne peut pas modifier ce champ directement depuis le masque de saisie d’exemplaire. Si vous essayez, vous recevez ce message :

Ce champ sera modifié automatiquement lors des opérations de gestion de séries :

Passage « Hors de série » / « Ex. en série » : ces valeurs passent de l’une à l’autre lorsqu’on passe dans la gestion du contenu d’une série.
Passage « Tête de série » : aucune opération ne modifie cette valeur. Un exemplaire tête de série est créé directement avec cette valeur. On ne peut que le supprimer.

Pour un même notice générale, on peut avoir des exemplaires portant ces 3 valeurs. Dès qu’on a défini une série, il y a un exemplaire tête de série. Dès qu’on a ajouté des exemplaires dans cette série, il y a des exemplaires de série. On peut avoir un grand nombre d’exemplaire, en faire une ou plusieurs séries, et souhaiter laisser certains disponibles en prêt individuels. Dans ce cas il y aura aussi des exemplaires qui resteront hors de série.

a) Masque d’un exemplaire « Tête de série »

Seul le bas du masque varie par rapport à un exemplaire « Hors de série ». Vous voyez que Série= tête de série.

Comme tout exemplaire nouvellement créé, la valeur par défaut du champ « Catalogue Ex. » est Oui. Le gestionnaire peut le passer à Non s’il souhaite masquer cette série aux usagers.

Le bouton « Gérer le contenu de la série » appelle la fenêtre de gestion du contenu de la série. Il vous permet de choisir quels exemplaires seront dans la série.

Le bouton « Liste Exemplaire (XX) » indique, entre parenthèses, le nombre d’exemplaires inclus dans cette série. Si la série est vide, ce bouton n’apparait pas. Ce bouton permet de naviguer dans les masques de saisie des exemplaires qui constituent la série.

b) Masque d’un exemplaire « Ex. de série »

Seul le bas du masque varie par rapport à un exemplaire « Hors de série ». Vous voyez que Série= Ex. de série.

Le bouton « Voir l’exemplaire tête de série » permet d’appeler le masque de saisie de l’exemplaire tête de série où est inclus cet exemplaire de série.

Lorsqu’un exemplaire est inclus dans une série, on force son champ « Catalogue Ex. » à Non pour qu’il soit caché en interface usager. Si le gestionnaire souhaite que cet exemplaire soit tout de même visible, il peut modifier sa valeur à Oui par le masque de saisie, sans le retirer de la série. Contrairement au champ « Série », on peut modifier cette valeur. Son passage à Non n’est qu’une modification par défaut. Le fait de retirer l’exemplaire de la série force ce champ à Oui, pour rendre l’exemplaire à nouveau visible en interface usagers. Là encore, le gestionnaire peut choisir de le repasser à Non.

c) Prêt d'une série

Une série peut être prêtée. La procédure est différente du prêt d’un exemplaire. Reportez-vous à la documentation spécifique du prêt de série.