taper son numéro d’emprunteur (ou le contenu du champ « Fiche ID. » de la fiche Emprunteur ;
capturer son nom grâce à la fenêtre des existants : double clic ou F2 dans le champ « Emprunteur ». La fenêtre des existants s’ouvre ; tapez les premières lettres du nom de l’emprunteur. Lorsque vous avez trouvé son nom, capturez-le avec la souris (double-clic). Pour voir sa fiche complète (si nécessaire), cliquez sur le bouton Emprunteur, remarquez qu’il n’est pas possible de modifier cette fiche.
utiliser un lecteur de code à barres pour le code à barres de la carte emprunteur : si vous disposez d’un lecteur de codes à barres, tout se passe automatiquement comme si vous aviez tapé le numéro (ou le code) de l’emprunteur (paramétrez votre lecteur de code à barres de manière à ce qu’il « envoie » le code tabulation à la fin de la lecture d’un code) ;
utiliser un lecteur de carte à puce : si vous disposez d’un lecteur de carte à puce et que vous avez placé la carte à puce d’un emprunteur dans le lecteur, il sera automatiquement reconnu lorsque vous ouvrirez la fenêtre de prêt et le curseur se positionnera automatiquement dans le champ « Exemplaire ».

Vous remarquez alors :

que si vous gérez votre base en utilisant le champ « Identité » (Code emprunteurs), c’est ce numéro qui apparaitra dans le champ à droite du champ emprunteur (cf. Id12) :
Si la photo de l’emprunteur a été saisie dans le champ Ressource de la fiche Emprunteur, un bouton œil est alors présent dans l’écran de prêt et vous permet de visionner la photo de l’emprunteur.

L’écran prêt avec emprunteur sélectionné et photo

Nota : vous pouvez saisir ou modifier la fiche d’un emprunteur

Pour saisir un nouvel emprunteur (ou pour modifier une fiche Emprunteur), cliquez sur le bouton «Gestion des Emprunteurs » en haut à droite de la fenêtre. Saisissez la fiche Emprunteur puis cliquez sur le bouton « Retourner » pour revenir en fonction de prêt, le nom du nouvel emprunteur étant capturé.
Si l’emprunteur a des prêts en cours, ils apparaissent immédiatement dans la liste « Prêts en cours ».

b - Consulter la liste des prêts en cours affichée au bas de l’écran

Dans cette liste, la couleur du texte signifie :

Texte en noir, normal : prêt normal ;
Texte en rouge, normal : prêt en retard
Texte en vert et gras : prêt d’une série
Texte en rouge et gras : prêt d’une série en retard.

Vous pouvez classer la liste selon le critère (champ) de votre choix en cliquant sur l’en-tête d’une colonne :

Avec le bouton gauche de la souris pour un tri ascendant ;
Avec le bouton droit de la souris pour un tri descendant (très intéressant pour les dates, dans un tri descendant les dates les plus récentes sont présentées en début de liste).

Si vous cliquez sur le bouton Liste Prêts, vous remarquez alors que le classement que vous avez effectué est conservé dans la nouvelle fenêtre des prêts en cours, de même qu’en sortie imprimante ou disque.

Remarque : vous pouvez consulter la liste des réservations en cours en cliquant sur le bouton « Réservations en cours » et l’historique des prêts en cliquant sur le bouton « Historique des prêts »

c - Saisir l’exemplaire à prêter

Pour cela, vous pouvez au choix :

taper le numéro d’exemplaire (contenu du champ « N° Exemplaire » de la fiche Exemplaire) ou le code d’exemplaire (contenu du champ « Code Exemplaire » de la fiche Exemplaire) et presser la touche tabulation ;
Remarque : le numéro d’exemplaire ou le code exemplaire font partie de l’équipement physique d’un document; ils se trouvent donc indiqués ou collés sur chaque exemplaire ;
double-cliquer dans le champ « Exemplaire » pour ouvrir la fenêtre des existants pour capturer le nom de l’exemplaire. La fenêtre qui apparaît contient l’index des exemplaires (si un exemplaire apparait en italique et grisé, c’est qu’il n’est pas disponible). Si vous sélectionnez cet exemplaire dans l’index, par un simple clic, et que vous cliquez sur le bouton « Voir les fiches associées », en bas de la fenêtre, une nouvelle fenêtre s’affiche, qui contient l’historique des prêts de cet exemplaire, par ordre chronologique décroissant. Si l’exemplaire est en cours de prêt, alors le prêt en haut de cet affichage est le prêt en cours ;
cliquer sur le bouton « Exemplaire » pour ouvrir une nouvelle fenêtre (onglet) ; rappeler un exemplaire existant (remarquez que vous ne pouvez pas le modifier) et cliquer sur le bouton « Retourner » ;
utiliser un lecteur de code à barres (validation).

Vous remarquez alors :

que si vous gérez votre base en utilisant le champ « Code exemplaire », c’est ce numéro qui apparaîtra dans le champ à droite du champ exemplaire (cf. C88) :
que le bouton « Prêter» devient actif : il permet la validation du prêt en tapant simplement sur la touche Entrée. Ce bouton affiche automatiquement une nouvelle fiche de prêt vierge (il automatise la saisie du prêt) ;
que si une réservation est en cours, un message vous en informe : « Réservé par ???? ». Vous pouvez refuser le prêt (ou prêter quand même l’exemplaire jusqu’à la date prévue pour le prêt de la réservation) ;
que si le gestionnaire de BCDI a créé des profils d’emprunteurs (reportez-vous au chapitre Gestion du prêt, Droits de prêt), en fonction des droits de l’emprunteur :
- l’exemplaire ne peut lui être prêté, un message « Cet exemplaire ne peut vous être prêté en fonction de vos droits » vous informe et bloque le prêt ;
- la date du champ « Retour prévu le » est calculée en fonction des Droits de l’emprunteur ;
que si l’exemplaire est « perdu », ou « mis au pilon », un message vous avertit et bloque le prêt ;

Vous pouvez alors valider le prêt en tapant sur la touche Entrée.

d - Contrôle immédiat

Le titre de l’exemplaire prêté s’affiche au début de la liste des prêts en cours : vous avez donc immédiatement confirmation que la saisie du prêt a bien été enregistrée.

Remarque : si vous tapez un numéro d’exemplaire (ou un code exemplaire) correspondant à un exemplaire emprunté par l’emprunteur sélectionné, BCDI vous propose de basculer automatiquement en écran Retours (voir ci-dessous).

e - Changer d’emprunteur

Cliquez sur le bouton « Gomme » ou pressez la touche de fonction F7 (raccourci clavier qui vous évite d’avoir à utiliser la souris).

f - Le cas particulier du prêt d’une valise ou d’un document multisupport

Consultez l’aide spécifique.

2 - Prolonger un ou plusieurs prêts en cours

Si vous ne l’avez pas déjà fait, saisissez un emprunteur (voir ci-dessus saisir un prêt).

Cliquez sur le bouton « Prolongations ».

L’écran de prolongation

Cochez le ou les exemplaire(s) à prolonger (remarquez le bouton-bascule « Tout sélectionner / Tout désélectionner »), et choisissez votre mode de prolongation :

soit par le choix d’une date (qui peut être assisté par le calendrier intégré (clic sur le bouton « pop-up » à côté de la date du jour) en laissant cochée l’option « Prolonger jusqu’au » ;

Le calendrier intégré
soit par le choix d’un nombre de jours en cochant l’option « Prolonger de » et en saisissant un nombre de jours.

Tous les exemplaires sélectionnés (cochés) voient leur date de « retour prévu le » modifiée automatiquement.

3 - Saisir un retour

a - 1^er cas, vous êtes en fiche de prêt, vous avez saisi le nom de l’emprunteur

cliquez dans la liste des prêts en cours sur un titre : vous « basculez » automatiquement dans l’écran « Retours » pré-rempli.

L’écran de retour

Le bouton « Rapporter » est actif. Cliquez sur le bouton « Rapporter » ou tapez sur la touche Entrée.

L’exemplaire rapporté disparaît immédiatement de la liste des prêts en cours, confirmant ainsi que le retour s’est bien effectué.

b - 2^ème cas, vous cliquez directement sur l’onglet Retours sans avoir identifié un emprunteur depuis l’écran de prêt

Le curseur clignote dans le champ exemplaire, vous pouvez saisir un n° d’exemplaire, ou un code exemplaire, ou double-cliquer pour afficher la liste des exemplaires et capturer un exemplaire.

Quand l’exemplaire est sélectionné, BCDI sait s’il s’agit bien d’un exemplaire emprunté, qui peut donc être retourné. Dans ce cas, il affiche le nom de l’emprunteur, sa liste de prêts en cours, et le bouton « Rapporter » devient actif. Cliquez sur le bouton « Rapporter » ou tapez sur la touche Entrée.

c - Contrôle immédiat

L’exemplaire rapporté disparaît immédiatement de la liste des prêts en cours, confirmant ainsi que le retour s’est bien effectué.

Attention ! Si l’exemplaire sélectionné n’est pas sorti, le retour est impossible : BCDI propose de vous renvoyer dans l’écran de saisie d’un prêt.

d - Le cas particulier du retour d’une valise ou d’un document multisupport

Consultez l’aide spécifique.

4 - Editer une lettre de rappel « à la volée »

Si vous ne l’avez pas déjà fait, saisissez un emprunteur (voir ci-dessus saisir un prêt).

Cliquez sur le bouton « Rappels ».

L’écran permettant d’envoyer une lettre de rappel « à la volée »

Cochez le ou les exemplaire(s) concernés ; le bouton « Envoyer lettre de rappel » devient actif.

Cliquez sur le bouton « Envoyer lettre de rappel ».

BCDI vous propose alors un écran vous permettant de choisir votre périphérique de sortie :

Choix du périphérique de sortie et du fichier modèle

Le choix « Courrier électronique » ne sera proposé que si l’emprunteur a une adresse mél ;
Cliquez sur le bouton « <> » pour naviguer parmi les modèles de lettre ;
Le bouton « Editer... » n'est pas actif. On ne peut pas modifier les modèles de lettres de rappel pendant cette opération. Pour modifier vos modèles de lettres de rappel, consultez l'aide spécifique ;

Cliquez sur Ok, l’édition commence.

Un exemple de lettre de rappel « à la volée »

Après une édition, BCDI vous demande si vous voulez augmenter de 1 le nombre de rappels : confirmez si l’édition de vos rappels s’est bien déroulée (que ce soit par impression ou par envoi par courrier électronique), sinon, vous pourrez recommencer cette édition sans augmenter indûment le nombre de rappels.

5 - Saisir une réservation

Cliquez sur le bouton « Réservations ».

Si vous n’avez pas sélectionné d’emprunteur (si vous n’avez pas fait de prêts ni de retours pour cet emprunteur auparavant), faites-le (voir ci-dessus chapitre « Saisir un prêt »).

L’écran de saisie de réservation

Pour saisir le document à réserver, double-cliquez dans le champ « Titre », une fenêtre s’ouvre, il s’agit de la liste des titres de Notices générales. Tapez les premières lettres du titre recherché et capturez-le par un double-clic.

Nota : si plusieurs documents portent le même titre (par exemple « Les volcans »), un message vous l’indique et vous demande de choisir la fiche du « bon » document (une fois que vous l’avez sélectionné, cliquez sur le bouton « Retourner »).

Le bouton « Réserver » devient actif. Tapez sur la touche « Entrée » du clavier.

a - Contrôle immédiat

Le nom du document s’ajoute à la liste des réservations en cours, vous avez ainsi la confirmation que la réservation a bien été enregistrée.

b - « Programmer » une réservation (réserver pour une date et pour une durée)

Après avoir saisi la réservation comme indiqué ci-dessus, cliquez dans la liste des réservations sur le titre concerné : la fiche de réservation complète s’affiche, vous pouvez la modifier et enregistrer vos modifications.

Par exemple, vous pouvez spécifier une date à partir de laquelle le document sera réservé, ou une durée de réservation.

c - Editer une fiche de réservation

Dans la liste des réservations de cet emprunteur, si vous double-cliquez sur une réservation, BCDI ouvre son masque de saisie

6 - Retour d'exemplaire d'un document réservé

Au moment d’un retour de prêt, si l’exemplaire retourné correspond à un document réservé, un premier écran vous donne la liste des personnes ayant réservé (dans l’ordre chronologique).

L’écran liste des personnes ayant réservé un document

Si vous effectuez le retour en cliquant sur le bouton « Retourner », un second écran vous permet de décider de l'action à suivre pour gérer ces réservations.

Action à effectuer pour les réservations sur le document de l'exemplaire retourné

Il n'est pas nécessaire d'effectuer ces actions immédiatement. A ce stade, vous pouvez cliquer sur le bouton . Vous pourrez revenir aux actions à effectuer par le masque de saisie de ces réservations.

Envoyer une lettre de réservation

Si vous cliquez sur le bouton « Lettre de réservation », un écran vous propose de choisir votre périphérique de sortie et votre fichier modèle de lettre.

L’écran de choix du périphérique de sortie et du modèle de lettre

Le choix « Courrier électronique » ne sera proposé que si l’emprunteur a une adresse mél ;
Cliquez sur le bouton « <> » pour naviguer parmi les modèles de lettre ;
Le bouton « Editer... » est actif. Pour modifier vos modèles de lettres de réservations, Pour modifier vos modèles de lettres de réservation, consultez l'aide spécifique ;.

Mettre l'exemplaire de côté

Si vous cliquez sur le bouton « Mettre de côté », un écran vous rappelle le numéro de l'exemplaire que BCDI vient d'associer à la réservation.

Si vous cliquez sur « Oui », la fiche de réservation passe à l’état « Ex. mis de côté ». L’exemplaire passe en situation ‘Mis de côté ».

Si vous remettez l'exemplaire dans les rayons après ce retour, BCDI vous alertera lorsqu'il fera l'objet d'un futur prêt. D'autre part, lorsque l'emprunteur qui a posé la réservation viendra faire un prêt ou un retour, BCDI vous rappellera que l'exemplaire a été mis de côté à son égard.

7 - Basculer dans la gestion du rayon réservations

Dans le bandeau inférieur des 3 onglets le bouton « Gérer le rayon réservation » permet d’ouvrir directement l’écran Gestion du rayon des réservations.

8 - Prêts, retours et réservations de séries

a - Emprunteur responsable de série

Les emprunteurs ne sont pas tous autorisés à effectuer des prêts de série. Seuls les emprunteurs dont le champ « Type d’emprunteur » est « Responsable de série » le peuvent. Dans la procédure saisir un emprunteur décrite ci-dessus, vous avez vu que vous avez la possibilité d’appeler le masque de saisie de l’emprunteur pour modifier sa fiche. A cette occasion, vous pouvez modifier sont type pour le changer en « Responsable de série » et ainsi l’autoriser à emprunteur ou réserver une série.

Lorsque vous effectuerez certaines manipulations, réservées aux responsables de série, BCDI vous en avertira et vous proposera de basculer le type de cet emprunteur à « Responsable de sére ».

Si vous choisissez un emprunteur responsable de série, le bouton « Emprunteur » devient « Responsable de série ». Si vous sélectionnez un autre emprunteur qui n’est pas responsable de série, il revient à son label d’origine.

b - Exemplaire tête de série

Pour prêter ou retourner une série, il faut prêter ou retourner son exemplaire tête de série.

Dans l’index des exemplaires, les exemplaires « tête de série » sont représentés en vert et en gras.

Si cette série est déjà prêtée elle apparait en vert, gras et italique.

Dans la fenêtre de gestion du prêt, une case à cocher « Série » est visible entre les boutons « Réservations en cours » et « Liste Prêts ». . Si vous cochez cette case, lorsque vous faites apparaitre l’index des exemplaires, seuls les « têtes de série » apparaissent.

Si vous choisissez une tête de série, mais que vous avez choisi un emprunteur qui n’est pas responsable de série, BCDI vous en informe.

Il vous demande aussi si vous souhaitez modifier son type pour en faire un responsable de série. C’est plus rapide que de devoir interrompre son opération en cours, appeler le masque de saisie de cet emprunteur, modifier son type, valider, revenir, etc.

Si vous choisissez une tête de série, le bouton « Exemplaire » devient « Série (X ex. / Y disp) ». X est le nombre d’exemplaire dont est constituée la série (voir gestion du contenu d’une série). T est le nombre d’exemplaire de cette série encore disponible. En effet, parmi les exemplaires d’une série, certains peuvent manquer dans le fonds : pas retourné d’un précédent prêt de série, perdus…

Le label du bouton « Prêter » change en « Prêter la série ».

c - Prêter une série

choix des destinataires finaux

Pour prêter une série, saisissez un emprunteur responsable de série, saisissez un exemplaire « tête de série ».

Un bouton supplémentaire « Destinataires » apparait. L’intérêt de gérer des séries est principalement pour faciliter toutes les procédures liées à son prêt. Le but final d’un prêt de série et de prêter les exemplaires à d’autres personnes, sous la responsabilité du responsable de série. Autant de fiches de prêts que de destinataires seront créése dans la base de données. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pourrez choisir les destinataires finaux des exemplaires de la série. En retour du choix des destinataires, le bouton change de label pour devenir « Destinataires (X emp.) » où X est le nombre de destinataires choisis.

Lors d’un prêt de série dans une médiathèque, il y a de fortes chances que les destinataires finaux du prêt de la série ne soient pas inscrits dans la base de la médiathèque. Cette étape sera donc très souvent ignorée pour passer directement au prêt de la série au responsable seul.

Validation

Cliquez sur le bouton « Prêter la série » pour valider le prêt de la série. Si vous validez le prêt, vous verrez apparaitre l’exemplaire tête de série dans la liste des prêts en cours, en vert et en gras.

Prolonger un prêt de série

A partir de la liste de prêts en cours du responsable de la série, le gestionnaire peut prolonger ce prêt. La procédure est la même que pour un prêt ordinaire. Tous les prêts associés à cette série seront prolongés pour la même date. On ne peut pas prolonger un prêt issu d’un prêt de série, individuellement, à partir de la liste des prêts d’un destinataire de prêt de série.

Ajouter des destinataires ultérieurement

Si on prête, à titre individuel, un exemplaire inclus dans une série, elle-même en cours de prêts, alors on ajoute cet emprunteur à la liste des destinataires du prêt de la série. Ce prêt entrera alors dans la politique de prêt de série, en ce qui concerne les prolongations et les rappels.

Prêter un exemplaire inclus dans une série

Si la série n’est pas en cours de prêt, le gestionnaire peut prêter un exemplaire d’une série, à titre individuel, à n’importe quel emprunteur. Ce sera un prêt ordinaire.

d - Retourner une série

Une série est considérée comme retournée quand l’exemplaire « tête de série » est retourné par le responsable de la série. Dans l’idéal, il est accompagné du retour de tous les exemplaires confiés au responsable, lors du prêt de la série. Ce ne sera pas toujours le cas. Si des exemplaires manquent lors du retour de la tête de série, les prêts correspondant deviendront des prêts normaux qui suivront la politique habituelle de prolongation, lettres de rappel…

Validation du retour

Dans l’onglet de retour, lorsqu’un exemplaire tête de série est choisi, le bouton « Rapporter » change de label pour « Rapporter la série ».

Cliquez sur ce bouton pour valider le retour de la série.

Le retour de la tête de série dégage le responsable de sa responsabilité envers les prêts qui n’ont pas été retournés. Ils passent sous la responsabilité de leur emprunteur respectif.

Retourner un exemplaire individuellement

On peut retourner individuellement un exemplaire, prêté au cours d’un prêt de série. Le plus souvent, ce sera après le retour de la têt de série, pour un exemplaire qui n’avait pas été retourné à ce moment. C’est également possible de le faire avant le retour de la tête de série, pour une personne qui va quitter l’établissement, par exemple.

e - Lettres de rappel et prêts de série

Tant que la tête de série n’est pas retournée, les prêts sont sous la responsabilité du responsable de série. Si le prêt de la série est en retard, seul le responsable recevra une lettre de rappel. Dans cette lettre, il verra tous les prêts associé au prêt de cette série. Pour tous les autres emprunteurs concernés par le prêt de la série, la liste des prêts en retard signalera le retard du prêt issu de la série, mais on ne pourra pas le sélectionner pour envoyer une lettre de rappel.

Le retour de la tête de série dégage le responsable de sa responsabilité sur les prêts non retournés. A partir de ce moment, l’envoi de lettres de rappel, pour les prêts issues de cette série, qui n’ont pas été retournés par le destinataire final, se fait normalement, à destination de cet emprunteur.

f - Réservations de séries

Seul un responsable de série peut réserver une série. On place toujours une réservation sur une notice générale. Maintenant, une notice générale peut avoir un nouveau type d’exemplaire, une tête de série. Si on place une réservation, pour un responsable de série, à partir d’une notice générale qui a au moins 1 exemplaire « tête de série », BCDI demande s’il s’agit d’une réservation de série.

Les messages d’alerte concernant les réservations de séries n’apparaitront que lors du prêt, retour ou réservation de la série, pas sur les opérations d’un exemplaire isolé.

En revanche, les opérations sur une série déclencheront des messages d’alerte pour les réservations ordinaires sur la même notice générale. Comme on autorise le prêt individuel d’exemplaires en série, le gestionnaire doit être informé des mouvements sur ces exemplaires.

1 - Saisir un prêt

a - Saisir le champ Emprunteur