Gestion du fonds, acquisitions, gestion des commandes, préparation
1. Comment fonctionnent les commandes dans BCDI
a) Préparer et envoyer une commande
Etape 1 :
catalogage (même sommaire) ou importation
Etape 2 :
sélection des documents que l’on veut commander
Etape 4 :
Editer le bon de commande
2. L’écran « Gestion
des commandes, Préparation»
a) Retrouver les documents que l’on veut commander
Procédure 1 : par équation de recherche
Procédure 2 : bouton Feuilleter
Procédure 3 : bouton Rappeler un panier
b) Cocher les titres que l’on veut commander
1. Comment fonctionnent les commandes dans BCDI
a) Préparer et envoyer une commande
Etape 1 : catalogage (même sommaire) ou importation
Pour préparer des commandes dans BCDI, il convient dans un premier temps de saisir les documents que vous voulez commander, ou de récupérer (importer) les données (depuis MémoElectre par exemple).
Etape 2 : sélection des documents que l’on veut commander
La fonction « préparer les commandes » permet de choisir ENSUITE dans la base les documents que l’on veut commander.
Pour choisir ces documents, il faut d’abord les retrouver, c’est pourquoi l’écran préparer vous propose un écran de recherche (et le bouton « feuilleter »).
Lorsque vous recherchez par titre, ISBN ou tout autre champ de recherche, le résultat de votre recherche apparaît dans une liste dans laquelle il est possible de cocher-décocher des titres.
Seuls les titres cochés seront pris en compte pour les commandes.
Nota : nous verrons qu’il est possible de stocker
dans des paniers les résultats de vos recherches pour les rappeler par la
suite, pour les fusionner, etc.
Lorsque vous avez sélectionné les titres que vous voulez commander (lorsqu’ils sont cochés), vous pouvez cliquer sur « Editer les commandes ».
Etape 3 : Editer une commande
La fonction de saisie des commandes vous permet d’automatiser, dans BCDI, la création des fiches achats.
Vous devez simplement indiquer un nom de fournisseur, un numéro de bon, de folio, l’origine des crédits.
Lorsque vous cliquerez sur Enregistrer les commandes, vous donnerez un nom à votre commande et toutes les fiches achats de cette commande seront créées sur le même modèle.
Etape 4 : Editer le bon de commande
Une fois les paramètres de la commande saisis vous pouvez « Editer le bon de commande » en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans le menu de « Saisie des paramètres de la commande ».
b) Modifier une commande
Vous pouvez modifier une commande en cours de préparation à partir du menu « Voir, Modifier les commandes ».
Consultez la documentation spécifique
Attention : une commande dont la date d’envoi est renseignée est considérée comme envoyée au fournisseur. Il n’est alors plus possible de la modifier.
c) Réceptionner une commande
En fonction Réception, vous pourrez rappeler votre commande pour réceptionner les exemplaires reçus.
Consultez la documentation spécifique.
d) Relancer un fournisseur
Vous pouvez, si nécessaire, envoyer une lettre de relance à un fournisseur.
Consultez la documentation spécifique.
2. L’écran « Gestion des commandes, Préparation»
a) Retrouver les documents que l’on veut commander
Il s’agit dans un premier temps de sélectionner les titres (de notices générales) que l’on veut commander (ils ont été saisis auparavant).
Pour cela, vous disposez de 4 procédures possibles :
Procédure 1 : par équation de recherche
Double-cliquez en face de « Titre du document », la fenêtre des existants s’ouvre, tapez les premières lettres du titre, la liste s’approche peu à peu du titre recherché, double-cliquez sur ce titre, puis cliquez sur le bouton « Rechercher ».
Le titre est recopié dans la liste des fiches trouvées. Recommencez cette
opération aussi souvent que nécessaire.
Vous pouvez bien sûr aussi chercher par ISBN, Code à barres, ou tout autre champ. Tous les titres trouvés seront ajoutés à la liste.
Procédure 2 : bouton Feuilleter
L’écran « de catalogage » s’ouvre, rappelez une fiche existante :
puis cliquez sur le bouton
Le titre s’ajoute à la liste.
Procédure 3 : bouton Rappeler un panier
Il est possible de conserver une liste dans un panier
(consultez la documentation spécifique à la
gestion des paniers).
Si la liste de sélection est vide lorsque vous rappelez un panier, le contenu du panier est tout simplement affiché dans la liste, et le nom du panier apparaît au dessus de la liste.
Si votre liste contient déjà des éléments lorsque vous rappelez un panier, l’écran suivant s’affiche :
Vous pouvez :
- soit fusionner le panier avec la liste affichée
- soit remplacer la liste affichée par le contenu du panier
Comme il vous sera possible de rappeler plusieurs paniers, vous pourrez, en ajoutant à chaque fois le panier à la liste affichée, fusionner ces paniers.
Liste des fiches
trouvées
Vous pouvez classer la liste selon le critère (champ) de votre choix en cliquant sur l’en-tête d’une colonne :
- avec le bouton gauche de la souris pour un tri ascendant (l’intitulé devient alors bleu) ;
- avec le bouton droit de la souris pour un tri descendant (l’intitulé devient alors rouge).
Initialement,
la liste n’est pas triée. Les documents sont présentés dans l’ordre
chronologique d’insertion des notices dans
b) Cocher les titres que l’on veut commander
Seuls les titres cochés pourront être commandés et/ou conservés dans les paniers.
Le bouton « Tout sélectionner » vous permet, comme son nom l’indique, de cocher toute la liste (ce « bouton-bascule » propose alors de tout désélectionner).
Cliquez sur le bouton « Editer la commande ».
c) Editer la commande
Consultez la documentation spécifique à la saisie d’une commande (jusqu’à l’édition du bon de commande).