Gestion du fonds, acquisitions, gestion des commandes, préparation

 

1.    Comment fonctionnent les commandes dans BCDI 1

a)    Préparer et envoyer une commande. 1

Etape 1 : catalogage (même sommaire) ou importation. 1

Etape 2 : sélection des documents que l’on veut commander 1

Etape 3 : Editer une commande. 2

Etape 4 : Editer le bon de commande. 2

b)   Modifier une commande. 2

c)    Réceptionner une commande. 2

d)    Relancer un fournisseur 2

2.    L’écran « Gestion des commandes, Préparation». 2

a)    Retrouver les documents que l’on veut commander 2

Procédure 1 : par équation de recherche. 2

Procédure 2 : bouton Feuilleter 3

Procédure 3 : bouton Rappeler un panier 4

b)   Cocher les titres que l’on veut commander 5

c)    Editer la commande. 6

 

1.    Comment fonctionnent les commandes dans BCDI

a)     Préparer et envoyer une commande

Etape 1 : catalogage (même sommaire) ou importation

Pour préparer des commandes dans BCDI, il convient dans un premier temps de saisir les documents que vous voulez commander, ou de récupérer (importer) les données (depuis MémoElectre par exemple).

Etape 2 : sélection des documents que l’on veut commander

La fonction « préparer les commandes » permet de choisir ENSUITE dans la base les documents que l’on veut commander.

Pour choisir ces documents, il faut d’abord les retrouver, c’est pourquoi l’écran préparer vous propose un écran de recherche (et le bouton « feuilleter »).

Lorsque vous recherchez par titre, ISBN ou tout autre champ de recherche, le résultat de votre recherche apparaît dans une liste dans laquelle il est possible de cocher-décocher des titres.

Seuls les titres cochés seront pris en compte pour les commandes.

Nota : nous verrons qu’il est possible de stocker dans des paniers les résultats de vos recherches pour les rappeler par la suite, pour les fusionner, etc.

Lorsque vous avez sélectionné les titres que vous voulez commander (lorsqu’ils sont cochés), vous pouvez cliquer sur « Editer les commandes ».

Etape 3 : Editer une commande

La fonction de saisie des commandes vous permet d’automatiser, dans BCDI, la création des fiches achats.

Vous devez simplement indiquer un nom de fournisseur, un numéro de bon, de folio, l’origine des crédits.

Lorsque vous cliquerez sur Enregistrer les commandes, vous donnerez un nom à votre commande et toutes les fiches achats de cette commande seront créées sur le même modèle.

Etape 4 : Editer le bon de commande

Une fois les paramètres de la commande saisis vous pouvez « Editer le bon de commande » en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans le menu de « Saisie des paramètres de la commande ».

b)     Modifier une commande

Vous pouvez modifier une commande en cours de préparation à partir du menu « Voir, Modifier les commandes ».

Consultez la documentation spécifique

Attention : une commande dont la date d’envoi est renseignée est considérée comme envoyée au fournisseur. Il n’est alors plus possible de la modifier.

c)     Réceptionner une commande

En fonction Réception, vous pourrez rappeler votre commande pour réceptionner les exemplaires reçus.

Consultez la documentation spécifique.

d)     Relancer un fournisseur

Vous pouvez, si nécessaire, envoyer une lettre de relance à un fournisseur.

Consultez la documentation spécifique.

 

2.    L’écran « Gestion des commandes, Préparation»

a)     Retrouver les documents que l’on veut commander

Il s’agit dans un premier temps de sélectionner les titres (de notices générales) que l’on veut commander (ils ont été saisis auparavant).

Pour cela, vous disposez de 4 procédures possibles :

Procédure 1 : par équation de recherche

Double-cliquez en face de « Titre du document », la fenêtre des existants s’ouvre, tapez les premières lettres du titre, la liste s’approche peu à peu du titre recherché, double-cliquez sur ce titre, puis cliquez sur le bouton « Rechercher ».


Le titre est recopié dans la liste des fiches trouvées. Recommencez cette opération aussi souvent que nécessaire.

Vous pouvez bien sûr aussi chercher par ISBN, Code à barres, ou tout autre champ. Tous les titres trouvés seront ajoutés à la liste.

 


Procédure 2 : bouton Feuilleter

L’écran « de catalogage » s’ouvre, rappelez une fiche existante :

 


puis cliquez sur le bouton


Le titre s’ajoute à la liste.

Procédure 3 : bouton Rappeler un panier

Il est possible de conserver une liste dans un panier (consultez la documentation spécifique à la gestion des paniers).

Si la liste de sélection est vide lorsque vous rappelez un panier, le contenu du panier est tout simplement affiché dans la liste, et le nom du panier apparaît au dessus de la liste.


cmd_rappelpanier.PNG

Si votre liste contient déjà des éléments lorsque vous rappelez un panier, l’écran suivant s’affiche :


Vous pouvez :

-          soit fusionner le panier avec la liste affichée

-          soit remplacer la liste affichée par le contenu du panier

Comme il vous sera possible de rappeler plusieurs paniers, vous pourrez, en ajoutant à chaque fois le panier à la liste affichée, fusionner ces paniers.

 

Liste des fiches trouvées

Vous pouvez classer la liste selon le critère (champ) de votre choix en cliquant sur l’en-tête d’une colonne :

-          avec le bouton gauche de la souris pour un tri ascendant (l’intitulé devient alors bleu) ;

-          avec le bouton droit de la souris pour un tri descendant (l’intitulé devient alors rouge).

Initialement, la liste n’est pas triée. Les documents sont présentés dans l’ordre chronologique d’insertion des notices dans la base. Les documents ajoutés après avoir trié la liste seront toujours insérés en début de liste.

 

b)     Cocher les titres que l’on veut commander

Seuls les titres cochés pourront être commandés et/ou conservés dans les paniers.

Le bouton « Tout sélectionner » vous permet, comme son nom l’indique, de cocher toute la liste (ce « bouton-bascule » propose alors de tout désélectionner).

Cliquez sur le bouton « Editer la commande ».

c)     Editer la commande

Consultez la documentation spécifique à la saisie d’une commande (jusqu’à l’édition du bon de commande).