Gestion du fonds, acquisitions, gestion des commandes, relance fournisseurs
1. Comment fonctionnent les commandes dans BCDI
a) Préparer et envoyer une commande
Etape 1 :
catalogage (même sommaire) ou importation
Etape 2 :
sélection des documents que l’on veut commander
Etape 4 :
Editer le bon de commande
2. L’écran «Gestion des
commandes, Relance fournisseurs ».
a) Retrouver les exemplaires commandés non reçus
1. Comment fonctionnent les commandes dans BCDI
a) Préparer et envoyer une commande
Etape 1 : catalogage (même sommaire) ou importation
Pour préparer des commandes dans BCDI, il convient dans un premier temps de saisir les documents que vous voulez commander, ou de récupérer (importer) les données (depuis MémoElectre par exemple).
Etape 2 : sélection des documents que l’on veut commander
La fonction « préparer les commandes » permet de choisir ENSUITE dans la base les documents que l’on veut commander.
Pour choisir ces documents, il faut d’abord les retrouver, c’est pourquoi l’écran préparer vous propose un écran de recherche (et le bouton « feuilleter »).
Lorsque vous recherchez par titre, ISBN ou tout autre champ de recherche, le résultat de votre recherche apparaît dans une liste dans laquelle il est possible de cocher-décocher des titres.
Seuls les titres cochés seront pris en compte pour les commandes.
Nota : nous verrons qu’il est possible de stocker
dans des paniers les résultats de vos recherches pour les rappeler par la
suite, pour les fusionner, etc.
Lorsque vous avez sélectionné les titres que vous voulez commander (lorsqu’ils sont cochés), vous pouvez cliquer sur « Editer les commandes ».
Etape 3 : Editer une commande
La fonction de saisie des commandes vous permet d’automatiser, dans BCDI, la création des fiches achats.
Vous devez simplement indiquer un nom de fournisseur, un numéro de bon, de folio, l’origine des crédits.
Lorsque vous cliquerez sur Enregistrer les commandes, vous donnerez un nom à votre commande et toutes les fiches achats de cette commande seront créées sur le même modèle.
Etape 4 : Editer le bon de commande
Une fois les paramètres de la commande saisis vous pouvez « Editer le bon de commande » en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans le menu de « Saisie des paramètres de la commande ».
a) Modifier une commande
Vous pouvez modifier une commande en cours de préparation à partir du menu « Voir, Modifier les commandes ».
Consultez la documentation spécifique
Attention : une commande dont la date d’envoi est renseignée est considérée comme envoyée au fournisseur. Il n’est alors plus possible de la modifier.
b) Réceptionner une commande
En fonction Réception, vous pourrez rappeler votre commande pour réceptionner les exemplaires reçus.
Consultez la documentation spécifique.
c) Relancer un fournisseur
Vous pouvez, si nécessaire, envoyer une lettre de relance à un fournisseur.
Consultez la documentation spécifique.
1. L’écran «Gestion des commandes, Relance fournisseurs »
a) Retrouver les exemplaires commandés non reçus
·
D’une
commande précise
Cliquez sur le bouton « Rappeler une commande » : la liste des commandes existantes s’affiche. Sélectionnez la commande recherchée et cliquez sur le bouton « Retournez ».
Les documents non reçus et dont la situation est « A paraître », « En réimpression », ou « Manquant » apparaissent dans la liste.
Par défaut tous les documents non reçus sont sélectionnés pour être relancés.
Il est possible de filtrer la liste par une valeur du champ « Situation ».
Nota :
La valeur « Autre » regroupe
toutes les valeurs n’appartenant pas à la liste proposée dans BCDI.
·
D’un
fournisseur
Vous pouvez retrouver les documents non reçus en les cherchant par critères.
Il peut être intéressant de lancer la recherche sur un fournisseur particulier :
Remarque :
En arrivant sur cet écran, si vous cliquez directement sur lancer la recherche :
Tous les exemplaires susceptibles de faire l’objet d’une relance apparaissent dans la liste des documents trouvés. Si plusieurs fournisseurs sont concernés et que vous cliquez sur « Editer la relance », un message vous prévient :
b) Editer une relance
Après avoir coché tous les documents pour lesquels vous souhaitez faire une relance cliquez sur « Editer la relance » :
Renseignez les champs de l’Expéditeur, et cliquez sur Ok.
Si vous validez l’opération par « OK », toutes les valeurs saisies dans cet écran seront conservées et proposées lors de la prochaine édition d’une relance.
Deux modèles de lettres de relance ont été implémentés afin de prendre en compte les deux cas de figure : relance d’une commande et relance par fournisseur.
Si votre relance ne concerne qu’une seule commande, les informations relatives à la commande sont placées dans l’en-tête du courrier.
Si la relance concerne plusieurs commandes d’un seul fournisseur, les informations relatives à chaque commande sont rappelées dans le corps de la lettre.
