Gestion du fonds, acquisitions, gestion des commandes, Réception
1. Comment fonctionnent les commandes dans BCDI
a) Préparer et envoyer une commande
Etape 1 :
catalogage (même sommaire) ou importation
Etape 2 :
sélection des documents que l’on veut commander
Etape 4 :
Editer le bon de commande
2. L’écran «Gestion des
commandes, Réception »
b) Réceptionner des exemplaires
1. Comment fonctionnent les commandes dans BCDI
a) Préparer et envoyer une commande
Etape 1 : catalogage (même sommaire) ou importation
Pour préparer des commandes dans BCDI, il convient dans un premier temps de saisir les documents que vous voulez commander, ou de récupérer (importer) les données (depuis MémoElectre par exemple).
Etape 2 : sélection des documents que l’on veut commander
La fonction « préparer les commandes » permet de choisir ENSUITE dans la base les documents que l’on veut commander.
Pour choisir ces documents, il faut d’abord les retrouver, c’est pourquoi l’écran préparer vous propose un écran de recherche (et le bouton « feuilleter »).
Lorsque vous recherchez par titre, ISBN ou tout autre champ de recherche, le résultat de votre recherche apparaît dans une liste dans laquelle il est possible de cocher-décocher des titres.
Seuls les titres cochés seront pris en compte pour les commandes.
Nota : nous verrons qu’il est possible de stocker
dans des paniers les résultats de vos recherches pour les rappeler par la
suite, pour les fusionner, etc.
Lorsque vous avez sélectionné les titres que vous voulez commander (lorsqu’ils sont cochés), vous pouvez cliquer sur « Editer les commandes ».
Etape 3 : Editer une commande
La fonction de saisie des commandes vous permet d’automatiser, dans BCDI, la création des fiches achats.
Vous devez simplement indiquer un nom de fournisseur, un numéro de bon, de folio, l’origine des crédits.
Lorsque vous cliquerez sur Enregistrer les commandes, vous donnerez un nom à votre commande et toutes les fiches achats de cette commande seront créées sur le même modèle.
Etape 4 : Editer le bon de commande
Une fois les paramètres de la commande saisis vous pouvez « Editer le bon de commande » en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans le menu de « Saisie des paramètres de la commande ».
b) Modifier une commande
Vous pouvez modifier une commande en cours de préparation à partir du menu « Voir, Modifier les commandes ».
Consultez la documentation spécifique
Attention : une commande dont la date d’envoi est renseignée est considérée comme envoyée au fournisseur. Il n’est alors plus possible de la modifier.
c) Réceptionner une commande
En fonction Réception, vous pourrez rappeler votre commande pour réceptionner les exemplaires reçus.
Consultez la documentation spécifique.
d) Relancer un fournisseur
Vous pouvez, si nécessaire, envoyer une lettre de relance à un fournisseur.
Consultez la documentation spécifique.
2. L’écran «Gestion des commandes, Réception »
a) Rappeler des commandes
Vous pouvez rappeler une commande (fiches achats) :
- soit en rappelant directement une commande par le bouton « Rappeler une commande »
- soit par critères de recherche (par exemple, par fournisseur).
Attention !
Remarquez bien l’option « Tous les exemplaires commandés » /
« Tous les exemplaires non reçus ». « Tous les exemplaires
commandés » affiche toutes les fiches d’achat, que les exemplaires aient
été réceptionnés ou non. « Tous les exemplaires non reçus » affiche
toutes les fiches d’achats dont au moins un exemplaire n’a pas été réceptionné.
Nota : vous pouvez rappeler toutes vos
commandes en lançant la recherche sans saisir ni nom de commande ni critère de
recherche ; vous pourrez ensuite ordonner la liste en cliquant sur
l’en-tête des colonnes (bouton gauche de la souris, ordre ascendant, bouton
droit, ordre descendant).
b) Réceptionner des exemplaires
Remarquez à droite de la liste :
-
-
· Procédure 1 : réceptionner directement dans la liste des documents commandés.
Attention ! Pour
pouvoir réceptionner les documents, la commande doit avoir été envoyée (date
d’envoi complétée). La première colonne spécifie l’état de la colonne :
« E » pour « envoyée », « N » pour « non
envoyée ».
- En cochant les documents dans la liste : le nombre d’exemplaires reçus sera rempli automatiquement avec la même valeur que le nombre d’exemplaires commandés. Vous pouvez cliquer sur le bouton « Tout sélectionner » pour réceptionner l’ensemble des documents de la commande.
- Vous pouvez saisir une valeur numérique dans la case « Nb R. » si tous les exemplaires commandés ne sont pas reçus.
- Si vous cliquez dans la case « Situation » : vous sont proposées les différentes situations d’exemplaires manquants recensés. (A paraître, En réimpression, Epuisé, Manquant, Manquant noté). Les lettres de relance que vous aurez éventuellement à éditer s’appuieront sur ces valeurs (vous pouvez consulter l’aide spécifique à la Relance des fournisseurs).
Nota : il reste possible de saisir d’autres valeurs que celles
proposées dans
La « Date de réception » est remplie automatiquement à la date du jour lorsque vous enregistrerez les modifications.
Nota :
Manquant : le fournisseur note la commande mais
l’ouvrage n’est pas commandé.
Manquant
noté : le fournisseur note
la commande et relance de lui-même la commande.
·
Procédure
2 : afficher à l’écran
Pour réceptionner un exemplaire, vous pouvez double-cliquer
dans la liste sur son titre :
Le curseur de la souris est positionné par défaut sur le champ « Nb ex. reçus ».
Vous pouvez compléter la « Situation » des exemplaires non reçus, comme vu précédemment.
Lorsque vous enregistrez votre saisie, le bouton
devient actif, vous pouvez retourner dans la liste.
Vous pouvez aussi ne pas retourner dans la liste et cliquer sur le bouton « Fiche suivante » pour réceptionner l’exemplaire commandé suivant.
Attention ! Pour pouvoir réceptionner les documents, la commande doit avoir été envoyée. Si ce n’est pas le cas, un message vous le rappelle :
Notez que cette procédure est plus longue que la précédente. L’ouverture des fiches Achats depuis la liste des documents commandés a été maintenue car il peut s’avérer utile de pouvoir la consulter (contenu des champs Demandeur, Date de proposition, Divers).
a) Créer les exemplaires correspondant à vos achats et compléter la saisie des documents réceptionnés
Vous pouvez enfin, toujours depuis cet écran, cliquer sur le bouton « Voir, saisir » à la fin de la ligne « Notice générale » pour ouvrir l’écran de catalogage qui vous permettra de créer un exemplaire et de compléter éventuellement la saisie « à la volée ».